GoBD – Vorsicht bei Excel-Rechnungen!
Eine Rechnung wird in Excel geschrieben, dann in eine pdf-Datei umgewandelt, per Mail verschickt und dann auf dem Computer gespeichert. Das ist gängige Praxis in vielen Büros, aber nicht mehr erlaubt.
Was jahrelang gang und gäbe war, macht nun Probleme. Denn die Inhalte einer in Excel erstellten Rechnung können nachträglich leicht verändert werden. Und das ist nicht mit den GoBD zu vereinbaren. Hierbei handelt es sich um die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie schreiben die „Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen“ vor. Das bedeutet, dass alle steuerrelevanten Belege (z.B. Rechnungen, Angebote und Lieferscheine) so aufbewahrt werden müssen, dass sie unveränderbar sind bzw. die Veränderungen nachvollzogen werden können.
Im Klartext: Ein einmal gespeichertes Dokument darf nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Es sei denn, die Veränderungen werden dokumentiert, damit der Betriebsprüfer sie erkennen kann.
Papierbelege + elektronische Belege – feine und wichtige Unterschiede
Nicht betroffen sind Papierbelege. Papierbelege werden mit der Hand erstellt. Aber auch eine Rechnung, die in Excel erstellt wurde, gilt als Papierbeleg – vorausgesetzt, die Datei wird nach dem Ausdrucken nicht gespeichert. Nutzt man eine Dokumentenvorlage, muss diese immer wieder überschrieben werden.
Sobald eine in Excel erstellte Rechnung gespeichert wird, wird sie automatisch zu einem elektronischen Beleg. Ausdrucken und Abheften ist hier nicht erlaubt!
Der Beleg muss revisionssicher aufbewahrt und archiviert werden. Dabei gelten in punkto Revisionssicherheit folgende Vorschriften: Der Vorgang muss nachvollziehbar und nachprüfbar sein, vollständig und richtig, zeitgerecht, ordentlich und unveränderbar. So steht es in den Grundsätzen.
Bitte beachten: Für die Praxis bedeutet das:
Es reicht nicht aus, die Datei in einem normalen Dateimanager (etwa dem Windows-Explorer) zu speichern. Wer sichergehen will, kommt um eine spezielle Software nicht herum. Ein Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) sorgt dafür, dass alle Grundsätze erfüllt werden. Diese Systeme zeichnen zum Beispiel auf, wenn nachträglich Unterlagen verändert werden.
Einige DMS haben ein eigenes Rechnungsprogramm an Bord. Sie kommen aber auch damit zurecht, wenn Exceldateien eingespeist werden. Denn jede Datei bekommt einen elektronischen „Stempel“, so dass sie nicht verloren geht und jede Änderung im Hintergrund protokolliert wird. Der Stempel zeigt die Echtheit eines Dokuments. Es ist möglich, eine Datei im System zu stornieren. Sie bleibt aber sichtbar und kann nicht „spurlos“ gelöscht werden wie etwa im Windows-Explorer.
Was passiert, wenn ich die GoBD ignoriere?
Wer sich nicht an die GoBD-Richtlinien hält, riskiert, dass Betriebsprüfer vom Finanzamt nichts mehr anerkennen und die Steuern schätzen. Das ist unangenehm und kann teuer werden.
Excel ist aus dem Büroalltag nicht wegzudenken. Für die elektronische Buchführung ist das Programm allerdings nicht geeignet. Es sei denn, Sie wollen und werden weiterhin mit Papierbelegen arbeiten.
Kontakte
Anne Dirking
Allgemeine Weiterbildung, Agrarbüro und EDV
1. Februar: "Ändere dein Passwort"-Tag
Jeder hat sie, jeder braucht sie: Passwörter gehören im Agrarbüro dazu und werden oft als lästig empfunden. Für jeden Dienst muss ein neues her. Lang, komplex und einzigartig sollen sie sein, sodass sie niemand erraten …
Mehr lesen...So nehmen Sie an einer Online-Veranstaltung mit Microsoft-Teams teil.
Die meisten Online-Veranstaltungen führen wir mit Teams durch. Das ist ein Programm aus der Microsoft Office-Familie. Hier erfahren Sie, was Sie wissen müssen, um teilnehmen zu können.
Mehr lesen...5 Gründe, warum Sie zwei Bildschirme haben sollten
Übersichtlicher, schneller und damit produktiver: Zwei Monitore erleichtern die Arbeit immens und sind eine Bereicherung im Büro.
Mehr lesen...Cyberversicherung: Sinnvoll für landwirtschaftliche Unternehmen?
In den Nachrichten hört man vermehrt von Hacker-Angriffen und den enormen wirtschaftlichen Schäden, die diese verursachen. Laut BKA (Bundeskriminalamt) nimmt die Internetkriminalität, wie z.B. das Ausspähen von Daten, Rufschä…
Mehr lesen...Wer Daten nicht sichert, handelt grob fahrlässig.
Jedes Jahr am 31. März ist Welt-Backup-Tag. Dieser Tag stellt die Sicherung (Backup) der Daten in den Fokus. Und das ist gut so. Denn im schlimmsten Fall sind die Daten weg, und zwar endgültig.
Mehr lesen...Die AgrarBüromanagerin wird 20 und wir blicken zurück
Wie die Zeit vergeht: Im Frühjahr 2003 starteten unsere ersten AgrarBüromanagerinnen-Kurse. Das ist eine Erfolgsgeschichte!
Mehr lesen...Weitere Arbeitsgebiete
Veranstaltungen
11 Tipps für bessere Fotos und knackige Filme mit dem Smartphone
12.04.2024
Egal ob für die Website oder Social Media – Bilder und Kurzfilme sind das Salz in der Suppe. Überzeugen Sie Ihre Follower mit tollen Fotos und knackigen Filmen. Mit modernen Smartphones ist das einfacher denn je. Doch lassen sie sich …
Mehr lesen...Mit dem Smartphone drehen wie ein Profi
21.05.2024
Es gibt viele gute Gründe für kurze und knackige Filme. Bewegte Bilder sind schon jetzt die Zukunft. Es muss kein teures Equipment her. Das Smartphone eignet sich perfekt zum Drehen. Auch und gerade, weil es immer dabei ist. Planen, …
Mehr lesen...Praxisworkshop Digitalisierung und Dokumentenmanagementsysteme
11.06.2024
Digitaliserung 4.0 im Agrarbüro Das Thema Digitalisierung ist in aller Munde und macht auch vor dem Agrar-Büro nicht halt. Egal ob mit oder ohne Dokumentenmanagementsystem – ein digitales Ablagesystem vereinfacht Prozesse im Bü…
Mehr lesen...Wagen Sie einen Neuanfang! Dateien clever organisieren.
05.11.2024
Sind Sie auf dem Weg ins digitale Agrarbüro? Ihr Bildschirm ist überladen, und Sie haben jede Menge Dateien und Ordner ohne klare Struktur? Dann wagen Sie mit uns den ersten Schritt! Was im Haus funktioniert, hilft auch beim Computer: …
Mehr lesen...AgrarBüromanagerin I
06.11.2024 - 29.01.2025
Grundkurs Vom Einsteigerwissen zum Insiderwissen – diesen Ansatz verfolgt die Seminarreihe für Frauen aus landwirtschaftlichen Betrieben. Sie erhalten an 10 Seminartagen erste Basiskenntnisse rund um die Schreibtischarbeit und …
Mehr lesen...Im Fokus: Das Agrarbüro - Schreibtisch #Lieblingsarbeitsplatz #Einrichten
22.11.2024
Einen Computer und einen Stuhl hat jeder. Doch ist damit ein Büro schon gut eingerichtet? Die Einrichtung des Büros und der ergonomische PC-Arbeitsplatz erleichtern die Arbeit. Das Büro wird so vielleicht zum neuen …
Mehr lesen...Drittmittelprojekte
5G Smart Country
Ausgangslage Weltbevölkerungswachstum, Ressourcenverknappung und schwieriger werdende klimatische Bedingungen machen es erforderlich, noch mehr Nahrung zu produzieren. Laut Prognosen muss die landwirtschaftliche Erzeugung mind. um 50% erhö…
Mehr lesen...Abibewässerung
Ausgangslage Die durch den Klimawandel zunehmend negative klimatische Wasserbilanz in der Vegetationsperiode führt zu einem erhöhten Bedarf an Wasser für die Feldberegnung. Gleichzeitig erfordert die zunehmende Nutzungskonkurrenz um …
Mehr lesen...ADAM
Ausgangslage ADAM ist ein 42-monatiges transdisziplinäres Forschungs- und Umsetzungsprojekt zur Steigerung der Biodiversität im Intensivgrünland. Es sind Partner aus der Wissenschaft (Bewilligungsempfänger Universität Gö…
Mehr lesen...AGrON
Ausgangslage In Deutschland gibt es regionale Unterschiede beim landwirtschaftlichen Nährstoffanfall. So gibt es beispielsweise in Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen Landkreise mit starkem Nährstoffüberschuss, aber auch …
Mehr lesen...AQUARIUS
Ausgangslage Die Niederschläge in der östlichen Lüneburger Heide sind deutlich niedriger als im übrigen Niedersachsen. Der eigentliche Wasserbedarf der landwirtschaftlichen Kulturen liegt dann oftmals sogar noch über …
Mehr lesen...Biotopverbund Grasland
Ausgangslage Hintergrund dieses Projektes ist der starke Rückgang artenreichen Grünlands und seine zunehmende Verinselung in landwirtschaftlich intensiv genutzten Räumen einerseits und der starke Flä…
Mehr lesen...