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Löschen und sortieren heißen die Zauberwörter im E-Mail-Verkehr

Zu einer guten Büroorganisation gehört es nicht nur, den gedruckten Schriftverkehr zeitnah zu sortieren und entsprechend abzulegen. Auch das E-Mail-Postfach benötigt seine Ordnung, damit keine wertvolle Arbeitszeit verloren geht. Denn ohne Ablagesystem und regelmäßiges Löschen ist langes Suchen vorprogrammiert.

Prüfen Sie bei eingehenden Mails als erstes, ob Sie sie sofort entsorgen können. Ist z. B. aus dem Betreff ersichtlich, dass es sich um ungewollte Werbung handelt, löschen Sie die Mail ungelesen. Das bedeutet natürlich auch, die eigenen Mails mit einem eindeutigen Betreff zu versehen, damit Ihre Mail nicht das gleiche Schicksal trifft - nämlich ungelesen in den Papierkorb zu wandern. Außerdem erleichtern Sie es dem Empfänger mit einem aussagefähigen Betreff, Ihre Mail einzusortieren und abzuspeichern.

Bearbeitete E-Mails am besten gleich sortieren
Prüfen Sie dann, ob Sie die E-Mail gleich bearbeiten können oder ob Sie noch weitere Informationen benötigen und deshalb im Postfach belassen. Haben Sie die Elektropost schließlich bearbeitet, sammeln Sie sie nicht im Postfach. Richten Sie sich Ordner ein wie z. B. „Lieferanten“, „Steuerberater“, „Bank“, „Kunden“, „Stallbau“, „Newsletter“ usw., in die Sie die Mails sortieren. Auch Ihre Ausgangspost können Sie diesen Ordnern zuteilen. So sehen Sie zusammenhängenden Schriftverkehr gleich auf einen Blick. Ob auch ungelesene Mails in Ordnern abgelegt werden, ist eine Sache der persönlichen Arbeitsweise. Für manche ist es angenehmer, nicht ständig den noch zu bearbeiteten Berg vor Augen zu haben. Es kann aber passieren, dass der Überblick verloren geht, in welchen Ordnern sich noch unbearbeitete Post versteckt. Abonnierte Newsletter können erfahrungsgemäß. sofort in einen Ordner verschoben und später gelesen werden, damit sie gleich aus dem Posteingang verschwinden. Der Vorteil eines Ordnersystems ist, dass unnötiges Suchen einer wieder benötigten Mail im Postfach-Wust vermieden wird und Sie damit wertvolle Zeit sparen.

Stellen Sie sich beim Sortieren einfach Ihren Schreibtisch vor: Sie lassen all Ihre Unterlagen ja auch nicht einfach auf dem Schreibtisch liegen, sondern legen sie ab. Generell sollten Sie betriebliche und private Mails in getrennte Unterordner einsortieren. Dies hilft bei der Übersichtlichkeit Ihrer Mailbox.

Entrümpeln befreit – das gilt auch für das elektronische Postfach
Von Zeit zu Zeit sollten Sie die angelegten Ordner durchschauen. Entsorgen Sie Altlasten, damit Ihr Postfach nicht überquillt. Ihr Postfach ist kein Archiv! Möchten Sie wichtige Nachrichten archivieren, speichern Sie sie auf Ihrem Rechner dort, wo auch die anderen Dateien zu dieser Thematik gespeichert sind. Löschen Sie die Mail anschließend aus der Mailbox. Kontrollieren Sie auch hin und wieder, ob wichtige Mails durch den Spamfilter gerutscht sind. Es ist ärgerlich für den Absender, wenn er vergeblich auf eine Antwort wartet.

Fazit: Je leerer der Posteingang ist desto leichter fällt es, den Überblick zu behalten. Und je besser die E-Mails einsortiert sind, desto mehr wertvolle Zeit kann gespart werden!


Kontakt:
Iris Kracke
Beraterin Hauswirtschaft
Telefon: 0511 3665-4432
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Stand: 12.10.2012