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Termine finden - leichter geht's elektronisch

Einen Termin für mehrere Personen zu finden, gestaltet sich manchmal schwierig. Hier helfen Internet-Terminplaner. Die Grundidee ist einfach – und gerade deswegen funktioniert sie so gut: Jeder trägt in eine gemeinsame Übersicht ein, an welchem Termin er dabei sein kann. So erkennt man schnell, welcher Termin günstig ist. 

Der wohl bekannteste Internet-Terminplaner ist Doodle (http://www.doodle.com/). Das englische Wort doodle bedeutet so viel wie „Gekritzel“ oder „Kritzelei“. Nach Aussage des Entwicklers (erfunden haben es die Schweizer) sollte der Name einfach zu merken sein und lustig klingen.
Hier wird die Umfrage unter einer einzigartigen Adresse gespeichert und ist nur von jedem abrufbar, der den passenden Link kennt. Der Link zur Terminumfrage wird per E-Mail an alle geschickt, die zum Termin eingeladen werden sollen. Die Person, die die Umfrage gestartet hat, bekommt einen eigenen Link. Damit kann sie die Terminsuche verwalten. Jedes Mal, wenn sich jemand eingetragen hat, erhält er eine Information per E-Mail. Grundsätzlich kann jeder alle Einträge aller anderen Teilnehmer sehen.

Terminumfrage erstellen
Nach dem Starten können Sie genaue Informationen zum Termin geben (Dienstbesprechung, Vorstandssitzung, Mittagessen). Außerdem wird bekanntgegeben, wo das Ganze stattfindet. Hier kann auch die eigene Mail-Adresse angegeben werden. Das ist nicht zwingend erforderlich, macht die Umfrage aber einfacher. Denn Doodle verschickt den Link zum Verwalten der Umfrage per Mail. Das ist unverbindlich. Denn es wird dabei nicht automatisch ein MyDoodle-Konto erstellt.
Der nächste Schritt: Die Auswahl der Termine aus einem Kalender. Zur Übersicht werden sie auf der rechten Seite angezeigt. Ein Termin kann jederzeit wieder gelöscht werden (mit einem Klick auf den Papierkorb). Im nächsten Schritt erscheinen alle ausgewählten Termine, und Sie können ihnen Zeiten zuordnen. Werden keine Zeiten genannt, geht Doodle von einem ganztägigen Termin aus.

Einfach oder verfeinert
Bei einer einfachen Umfrage erzeugt Doodle einen Link. Dieser wird kopiert (mit der rechten Maustaste den Link anklicken, im darauf folgenden Kontextmenü den Punkt Hyperlink kopieren auswählen). Anschließend wird der Link mit dem Mailprogramm verschickt (mit Strg + V in die Mail einfügen).

Wer mag, kann die Umfrage noch verfeinern und weitere Einstellungen vornehmen:

  • Ja - nein - wenn's sein muss
    Der Befragte hat die Wahl zwischen diesen drei Antworten.
  • Versteckte Umfrage
    Hier ist die Stimmabgabe vertraulich, nur der Ersteller kann die Antworten einsehen.
  • Teilnehmer kann nur eine Option wählen.
    Im Normalfall sind alle Optionen wählbar. Doch diese Einstellung begrenzt die Auswahl pro Teilnehmer auf eine einzige Option.
  • Anzahl Teilnehmer pro Option begrenzen
    Hier ist die Umfrage gleichzeitig Anmeldeformular: Sobald die angegebene Teilnehmerzahl erreicht ist, wird die entsprechende Option als nicht mehr verfügbar angezeigt.

Nun verschicken Sie entweder den von Doodle erzeugten Link wieder an die Teilnehmer (als Mail, siehe oben). Sie können aber auch Doodle für sich arbeiten lassen. Voraussetzung dafür ist ein Doodle-Konto. Dieses ist kostenlos, Sie müssen sich aber registrieren. Für diejenigen, die regelmäßig Doodle nutzen, eine Erleichterung. Es ist praktisch, aber nicht unbedingt notwendig.

Fünf Tage reichen aus
Wichtig ist eine Frist, bis zu der die Antworten abgegeben sein müssen und das Doodle geschlossen wird. Nur dann wissen alle, bis wann sie sich melden müssen. In der Regel reichen fünf Tage. Eine längere Frist verführt eher dazu, Antworten noch zu verschieben (und eventuell zu vergessen). Außerdem kann es bei längeren Fristen passieren, dass ein Teilnehmer nicht alle Termine freihalten kann, die er als „grün“ angegeben hat.

Tipp: Den Link zur Verwaltung klicken Sie mit der rechten Maustaste an und erzeugen daraus am besten ein Lesezeichen (Mozilla Firefox) oder einen Favoriten (Internet Explorer). Auf diese Weise haben Sie schnellen Zugriff auf die Umfrage.

Neben Doodle gibt es weitere Terminplaner im Netz. Ähnlich funktionieren Meetifyr, Rainlendar und Fasterplan.


Kontakt:
Anne Dirking
Allgemeine Weiterbildung, Agrarbüro und EDV
Telefon: 0581 8073-142
Telefax: 0581 807399-142
E-Mail:


Stand: 15.04.2013