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Update. So geht Büro heute.

Seit 14 Jahren gibt es sie schon, die Weiterbildung zur AgrarBüromanagerin. Allein im Bezirk Uelzen sind 20 Kurse gelaufen – eine Bilanz, die sich sehen lassen kann! Rund 40 Frauen sind seit Jahren in Arbeitskreisen AgrarManagerin organisiert und treffen sich regelmäßig zu Seminaren und Exkursionen. Viele ehemalige Teilnehmerinnen bleiben in Kontakt und nutzen das ein oder andere freie Angebot aus der Weiterbildungsbroschüre der Bezirksstelle.

Und doch wurde es Zeit, endlich ein Angebot für alle zusammen, eine Art Auffrischung, anzubieten. So der Impuls von Anne Dirking, Organisatorin, Begleiterin und Durchführerin all dieser Kurse. Ihr Grundgedanke war, den Absolventinnen der letzten 14 Jahre ein Update in Sachen aktueller Büroführung zu geben. Was mit einer kleinen Idee begann, wurde eine große Sache. Der erste „Bürotag“ der Landwirtschaftskammer Bezirksstelle Uelzen am 4. April stand unter dem Motto Update. So geht Büro heute. 60 Teilnehmerinnen waren dabei, einigen Frauen blieb nur noch ein Platz auf der Warteliste.

Angebote im Foyer
Das Foyer der Bezirksstelle Uelzen bot beste Voraussetzungen für Stände über Ordnungssysteme, z.B. von Mappei, L.O.S., Leitz. Auch weitere offenen Angebote im Foyer wurden gerne angenommen. Unter dem Motto „Werden Sie zur Königin der Kabel“ bekamen die Frauen Lösungsmöglichkeiten für Kabelsalat, den wohl jeder zu Hause hat. Außerdem gab es eine Ausstellung mit alten Büroartikeln, und viele schwelgten ein wenig in Nostalgie des Büroalltages. Begleitend konnten sich die Besucherinnen bei einem Physiotherapeuten über rückenschonendes Arbeiten informieren. Im „Kino“ mit Stehcafé informierte eine Präsentation über praktische Bürohelfer. Neue Ideen, Anregungen und Diskussionsanstöße haben alle Teilnehmerinnen mitgenommen und Wünsche für den nächsten Bürotag dagelassen.

Immer die 112 anrufen!
Den Referentenreigen eröffnete Nora Schneck von der SVLFG (Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau). Landwirte sind rund um die Uhr versichert bei Krankenkasse, Berufsgenossenschaft, Alterskasse und Pflegekasse. Und das ist gut so, denn Unfallgefahren lauern überall. Auf dem Weg vom Bett in den Stall kann sich der Landwirt ein Bein brechen, wenn unverhofft eine Kuh kalbt oder die Biogasanlage streikt. Er ist dann abgesichert.

Die Landwirtschaft findet mehr und mehr im Büro statt. Typische Unfallursachen sind Stolperfallen. Das kann die offene Schreibtischschublade sein, über die der Mitarbeiter stolpert - ebenso der Kabelsalat. Kabelsalat und Brandschutz gehören zusammen. „Achten Sie bei Steckdosenleisten und Verlängerungskabel auf jeden Fall auf das VDE-Prüfzeichen“, so Nora Schneck.
Tipp der Expertin: Bei einem Arbeitsunfall niemals selbst zum Krankenhaus fahren oder sich fahren lassen. Immer die 112 anrufen!

Spezialbrillen für´s Büro
Je älter Augen werden, desto mehr Probleme können auftreten. Spezielle Brillen entlasten sie. Für eine solche Brille kann es unter bestimmten Voraussetzungen Zuschüsse geben. Nora Schneck empfiehlt, die Berufsgenossenschaft ins Boot zu holen. Sitzen Sie mehr als drei Stunden täglich am PC oder Tablet, ist dies ein Bildschirmarbeitsplatz. Der Arbeitsmediziner kann ein Rezept über eine Bildschirmarbeitsplatzbrille ausstellen. Ein Schlepper mit Bildschirmen und diversen Displays zählt jedoch nicht dazu. 500 – 800 mm Abstand zum Bildschirm sind ideal. Ihr Tipp: Den Abstand zum Bildschirm messen und dem Optiker mitteilen.

Auch auf dem Schreibtisch sollte man sich gut einrichten. Was viele nicht wissen: Es gibt spezielle Mäuse für Linkshänder. Oder Rollermäuse. Die sind zwar in der Anschaffung teurer, aber bei Rückenproblemen eine Investition, die sich lohnt. Oftmals kann man sie kostenlos testen. Hier lohnt sich der Gang in den Fachhandel.

Ein Schreibtischstuhl sollte möglichst fünf Rollen haben. Und die Rückenlehne sollte beweglich sein, ideal ist ein Neigungsgrad von bis zu 30 Prozent. Das fördert das dynamische Sitzen. Alternativ kann man auch einem Sitzball nutzen oder eine Stehhilfe.

Nora Schneck warnte eindringlich vor Turnübungen auf dem Drehstuhl. „Steigen Sie um Himmels Willen nicht auf einen Stuhl, um einen Ordner oben aus dem Regal zu nehmen.“ Theoretisch wisse jeder, dass man das nicht macht. Aber im praktischen Leben sind das häufige Arbeitsunfälle. Besser: Einen Elefantenfuß nutzen oder eine Trittleiter.

Elektronische Rechnungen
„Ich bin wohl für den trockenen Teil heute zuständig“, begann Renate Schlüter ihren Part. Ihr Thema: Elektronische Buchführung und Rechnungsstellung ab 2015. Renate Schlüter ist Steuerberaterin bei der Landwirtschaftlichen Buchstelle Dieter Holl und Partner in Uelzen. Die GoBD (Grundsätze der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff) gelten für alle. Kaum bekannt: Elektronische Rechnungen müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden, entsprechend den Aufbewahrungsfristen.

Experten empfehlen, Dateien im pdf- oder tif-Format aufzubewahren. Denn das sind Formate, die aller Wahrscheinlichkeit nach auch in zehn Jahren noch lesbar sein werden.

Renate Schlüter verdeutlichte das am Beispiel der Telefonrechnung, die per E-Mail kommt: Die Rechnung ist als Anhang beigefügt, die E-Mail selbst übernimmt den Job als Briefumschlag. Das bedeutet: Die Anlage muss archiviert werden, die E-Mail kann weg. Sobald jedoch etwas Geschäftliches enthalten ist, muss sie aufgehoben werden. Es reicht nicht, diese auszudrucken!

Wer Kartoffeln verkauft oder andere Produkte, muss ab dem 1.1.2018 mit Probekäufen rechnen. Diese neue Regelung sorgte für Diskussionen. Der Prüfer kann Kartoffeln kaufen, sich danach als Prüfer outen und eine Kassensichtung verlangen. Sicherlich wird es darüber in der Presse nähere Informationen geben. Im Zweifel empfiehlt Frau Schlüter, den Steuerberater dazu zu befragen.

Wichtig für jeden Betrieb ist die Prozessdokumentation. Im Klartext: Es muss aufgeschrieben sein, wer was wann macht. Jede Stornobuchung muss dokumentiert werden. Jeder Betrieb sollte eine Übersicht haben, welche Systeme und Programme genutzt werden. Im Falle einer Prüfung müssen auch die Bedienungsanleitungen griffbereit sein.

„Schriftkram“ in der Landwirtschaft
Den Nachmittag leitete Sina Schulz ein. Sie ist Beraterin bei der Bezirksstelle Uelzen der Landwirtschaftskammer Niedersachsen. Sie brachte die Teilnehmerinnen auf den neuesten Stand in Sachen „Schriftkram in der Landwirtschaft“: Welche Dokumentationen und Aufzeichnungen sind wichtig? Ein Beispiel: Die Bestandsliste der Pflanzenschutzmittel muss zweimal im Betrieb vorhanden sein: im Büro und im Pflanzenschutzraum. Hintergrund dieser Maßnahme: Im Falle eines Brandes ist die Liste auf jeden Fall noch da.

Steckenpferd von Sina Schulz: Der Pflanzenschutz. Anhand der fünf Ws machte sie deutlich, was in eine Ackerschlagkartei gehört: Wer hat was wo wann in welcher Menge ausgebracht? Der Anwender muss sachkundig sein, und an der Spritze muss eine TÜV-Plakette kleben.

Ganz aktuell erklärte die Beraterin die Neuerungen zum Agrarantrag 2017 und klärte auf, wie man gut vorbereitet einer Betriebsprüfung entgegensieht. Sie erläuterte die Novellierung der Düngeverordnung, die just am 4. April verabschiedet wurde und demonstrierte anschaulich, was aufzeichnungspflichtig ist im Rahmen dieser neuen Verordnung.

Scanner und Archivserver
Dokumentenverarbeitung ganz einfach – das stand zum Abschluss des Tages auf den Plan. „Sie sehen handfest, was Sie mit einem Scanner machen können“, versprachen die Referenten Ralph von Lösch (BvL), Ulrich Burgdorf und Nikolai Hofmeister (Bürowelt Köhn) und Malte Ehlers (Toshiba). Ein guter Scanner – für das papierlose Büro unerlässlich – kann bis zu 240 Seiten pro Minute scannen. Ein Archivserver kann den Inhalt von bis zu 400.000 Aktenordnern fassen. Er ist sowohl für ein Ein-Mann-Büro geeignet als auch für ein Großunternehmen. Weiterer Vorteil: Man kann den Dokumenten Zusatzinformationen mitgeben, die dann quasi auf das Dokument gestempelt werden. Wird ein Dokument benötigt, wird es so vom Server erkannt. Das Ganze funktioniert auch mit einem Barcode.

All das hat seinen Preis. Aber die Investition lohnt, denn so kann man einfach den Vorschriften entsprechend archivieren und ist in Sachen Datenschutz und Datensicherheit auf der sicheren Seite. Ein Archivserver kostet rund 5.000 EUR, alternativ kann man ihn für rund 125 EUR pro Monat leasen. Vorteil: Die Wartung ist inklusive, ebenso der Kundendienst bei Problemen.


Kontakt:
Anne Dirking
Allgemeine Weiterbildung, Agrarbüro und EDV
Telefon: 0581 8073-142
Telefax: 0581 8073-155
E-Mail:


Stand: 10.05.2017