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Finden statt suchen: Ein einheitliches System muss her!

Es gibt viele Wege, etwas zu finden. Denn jeder hat ein eigenes System. Der eine sucht alphabetisch nach Stichworten, der andere nach Firmennamen. Eine durchdachte Ablagestrategie mit sinnvollen Dateinamen schafft Abhilfe. So besiegen Sie das Chaos.

Wo sind die Versicherungsunterlagen zum Schlepper abgelegt: Im Ordner Fuhrpark oder im Ordner Versicherungen? Wie sind die Fahrzeuge im Fuhrpark gekennzeichnet: Nach Marke (Fendt, Deutz…) oder nach KFZ-Kennzeichen? Jeder kennt solche Fragen. Unordnung im Computer kann in Stress ausarten. Täglich kommen neue Daten hinzu, die sortiert werden müssen.

Das 7-Ordner-System

  • Sie finden jedes Dokument innerhalb von einer Minute.
  • Sie klicken nicht öfter als dreimal, bevor Sie etwas finden.
  • Die Ordnerstruktur ist auch für fremde Nutzer intuitiv nachvollziehbar.

Erreichen können Sie diese drei Ziele mit dem 7-Ordner-System. Auf jeder Ordnerebene gibt es maximal sieben Dateiordner. Das heißt, jeder Hauptordner hat maximal sieben Unterordner, und jeder dieser Unterordner hat maximal sieben Unterordner. Schluss! Wegen der angestrebten Schnelligkeit beim Ablegen und Finden von Informationen ist die Zahl der Ordnerebenen auf maximal drei beschränkt.

Warum sieben Ordner? Psychologen haben herausgefunden, dass wir nur maximal sieben Informationsblöcke gleichzeitig in unserem Arbeitsgedächtnis aufnehmen können. Bei mehr Informationen benötigen wir Zeit, um uns zu orientieren, bevor wir eine Auswahl treffen. Das 7-Ordner-System ist somit gehirngerecht und erleichtert eine schnelle Orientierung.

Wie soll die Datei nun heißen?

Mit den richtigen Namen behalten Sie den Überblick. Aussagekräftige Namen helfen, Dokumente wiederzufinden. Im Idealfall erkennen Sie am Dateinamen, was sich im Dokument befindet, ohne es öffnen zu müssen.

Grundregeln der Dateibenennung

  • Dateinamen sollen nicht zu lang sein und unverwechselbar.
  • Keine Datei hat den gleichen Namen wie der Ordner, in dem sie sich befindet.
  • Dateinamen wie „Brief“ oder „Korrespondenz“ sind tabu.
  • Auch wenn man unter Eigenschaften das Datum der letzten Änderung sehen kann, ist ein Datum im Dateinamen sinnvoll.
  • Für die chronologische Sortierung gehört das Datum an den Anfang, und zwar in der Reihenfolge Jahreszahl, Monat, Tag.
  • Initialen oder Kürzel des Bearbeiters sind informativ, wenn mehr als eine Person im Büro arbeitet.

So könnte eine Datei heißen

20180825_Re_Stroh_Brinkmann_AD
Die Stroh-Rechnung an den Kunden Brinkmann wurde am 25.08.2018 durch Anne Dirking geschrieben.

Alternativen:
18-08-25-Re-Stroh-Brinkmann-AD
180825ReStrohAD

Absprache mit Partner/in und Mitarbeiter/in

Egal, ob Sie zu dritt agieren oder 15 Mitarbeiter haben: Es muss klare Absprachen geben, die namentlich festgehalten werden. Fixieren Sie schriftlich: Welche Person hat Zugang zum Computer? Wer speichert etwas wie ab? Wer sucht was? Wer ist verantwortlich für die Datensicherung? Wer regelt die Aufbewahrungsfisten?

Hier ist Konsequenz gefragt und vor allem Kommunikation!

Vorteile von Ordnung und Transparenz

Sie sparen Zeit. Schnelles Finden bedeutet weniger Arbeit. Alle Vorgänge sind übersichtlich abgelegt. Sie schonen Ihre Nerven und haben keinen unnötigen Stress bei unvorhergesehenen Terminen (etwa Prüfungen), denn Sie haben alle Unterlagen sofort parat. Fehler im Büro kosten Geld. Sie sparen Geld, da Sie gut vorbereitet in eine Prüfung gehen und keine Sanktionen zu erwarten haben. Im Fall der Fälle kommen Familie und Mitarbeiter auch mit dem System klar, wenn der Büroleiter nicht da ist oder plötzlich ausfällt.

Statt nur ins Büro gehen, wenn es mal regnet, gehen Sie täglich eine halbe Stunde. Und das immer zur gleichen Zeit, etwa von 7:30 bis 8 Uhr. Lassen Sie das zu Ihrer Gewohnheit werden. So bringen Sie regelmäßig alles auf Vordermann, haben Ihre Mailbox im Griff und nichts bleibt liegen.

Positiver Nebeneffekt: Ihre Geschäftspartner wissen, dass Sie dann erreichbar sind. Warum nicht den Hinweis „Bürozeit von 7:30 – 8:00 Uhr“ in die E-Mail-Signatur mit aufnehmen?


Kontakt:
Anne Dirking
Allgemeine Weiterbildung, Agrarbüro und EDV, Urlaub auf dem Bauernhof
Telefon: 0581 8073-142
Telefax: 0581 8073-155
E-Mail:


Stand: 07.03.2019