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Sie haben Post! E-Mail-Management

Viele Menschen horten hunderte von Mails. Dabei ist der Posteingang kein Ablageort, sondern eine Arbeitsfläche, vergleichbar mit einem Schreibtisch. Hier sollten nur die Dinge liegen, die als nächstes bearbeitet werden. Und zwar mit System.

Wer eine feste Prozedur für die elektronische Post hat und sich strikt daranhält, spart Zeit und Nerven.
Goldene Regel: Alle Mails, die in weniger als drei Minuten bearbeitet sind, werden sofort erledigt. Alle anderen werden in die Ordner einsortiert, bevor sie zeitnah erledigt werden. Ordner werden mit der rechten Maustaste erstellt. Mails können zum Beispiel nach Prozessen und Kategorien geordnet werden. Beispiele: „Diese Woche erledigen“, „Bei Gelegenheit bearbeiten“, „Lesen“, „Nachhaken“. Dabei helfen clevere Ordnernamen. Der alphabetischen Sortierung wird ein Schnippchen geschlagen, indem die Ordner nummeriert werden. „1_Diese Woche erledigen“, „2_Bei Gelegenheit bearbeiten“, „3_Lesen“, „4_Nachhaken“. So bleiben die Ordner in der gewählten Reihenfolge.

Der Datenschutz fängt beim Adressieren an.
Das ist leicht dahingesagt: Mailen kann doch jeder. Doch schon beim Adressieren liegt der Hase im Pfeffer. In allen gängigen E-Mail-Programmen gibt es drei Felder, um Adressaten einzutragen.

„To" („An") ist für den oder die Hauptempfänger bestimmt.
„Cc" ist die Abkürzung für „Carbon copy" und steht für den aus dem klassischen Büro übernommenen Begriff Durchschlag (mit Kohlepapier).
„Bcc" heißt „Blind Cc", was oft mit Blindkopie oder verdeckte/unsichtbare Kopie übersetzt wird.

Das Feld „An“ muss ausgefüllt sein. Hier wird die E-Mail-Adresse des Empfängers eingetragen.
Bei „CC“ bekommen mehrere Empfänger die gleiche Mail und jeder weiß, wer noch im Verteiler steht.
Bei „BCC“ sieht der eigentliche Empfänger der E-Mail nicht, dass Kopien an Andere gesendet wurden. Alle unter „BCC" aufgenommenen Empfänger bleiben für sämtliche weitere Empfänger unsichtbar.

Goldene Regel: Bei Mehrfachempfängern (etwa Rundschreiben oder Newsletter) immer die BCC-Adressierung nutzen! Schicken Sie die Mail an sich selbst (AN) und listen alle anderen Empfänger unter BCC. So sind Sie datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite!

Unverzichtbar: Die Signatur.
Der Empfänger hat es leichter, wenn unter dem Text die Kontaktdaten des Absenders stehen. Kurz und bündig: Name, Adresse, Telefon, Fax, E-Mail- und evtl. WWW-Adresse. Diese Funktion nennt sich Signatur. Je nach Mailanbieter findet man sie unter OPTIONEN oder EINSTELLUNGEN. Eine Signatur wird vom Text der E-Mail mit zwei Bindestrichen und einer Leerzeile abgetrennt. Auch das Firmenlogo kann in der Signatur erscheinen. Früher wurden E-Mails mit Bildern von E-Mailprogrammen häufig als Sicherheitsrisiko aussortiert. Moderne Mailprogramme können gut mit Bildern umgehen. Das Einfügen über die Zwischenablage ist nicht möglich, sondern das Bild muss als Grafikdatei vorliegen. Es wird automatisch angepasst, damit es auf verschiedenen Empfängergeräten gut rüberkommt. Ideal sind kleine Bilder (bis zu 200 Kilobyte).

Schnelle Info übersichtlich präsentiert!
"Das Wichtigste zuerst!" – das gilt auch für die elektronische Korrespondenz. Viele nutzen das Vorschau-Fenster als Filter. Mehr als 40 Zeichen werden im Vorschau-Modus in der Regel nicht angezeigt. Was hier nicht interessant erscheint, wird weggeklickt – und im schlechtesten Fall sieht man es nie wieder. Eine E-Mail sollte möglichst nicht so lang sein, dass der Empfänger scrollen muss. Das Lesen vom Bildschirm ist schwerer als vom gedruckten Papier. Deshalb: Kurze und strukturierte Sätze formulieren und Absätze machen.

Die Betreff-Zeile
Viele eingehende E-Mails haben keinen oder einen nichtssagenden schlecht formulierten Betreff. Später eine bestimmte Mail wieder zu finden, ist dann fast unmöglich. In Outlook kann der Betreff einer E-Mail im Posteingang nachträglich geändert werden. Hierfür muss zunächst die E-Mail geöffnet werden, dann wird der alte Betreff markiert und überschrieben. Bei neueren Versionen muss vorher der Reduzierungsbutton angeklickt werden, das ist ein kleines nach unten zeigendes Dreieck im oberen Bereich des Mailfensters. Nach dem Ändern des Betreffs wird die E-Mail gespeichert. Sie wird jetzt mit dem neuen Betreff angezeigt.

Entrümpeln befreit - auch elektronisch!
Die Anzahl an Nachrichten, die gespeichert werden können, ist begrenzt. Die maximale Postfachgröße wird vom Internetdienstanbieter festgelegt. Wenn das Postfach das Limit überschreitet, kann nichts mehr empfangen werden. Spätestens dann ist Aufräumen angesagt. Als erstes wird der Gelöscht-Ordner geleert. Häufig reicht der dadurch gewonnene Speicherplatz schon aus. Man kann auch Mails von bestimmten Absendern oder nur ältere Nachrichten löschen. Auch Mails mit „dicken“ Anlagen, die nicht mehr benötigt werden, sollten weg. In allen Postfächern gibt es unterschiedliche Spalten. Ein Klick auf den Spaltenkopf sortiert die Mails. So macht man große Mails oder welche von bestimmten Absendern schnell ausfindig und löscht sie. Nach dem Löschen geht es dem Papierkorb an den Kragen.

Ausdrucken und Abheften war gestern!
Outlook speichert E-Mails im Explorer. Dafür im Menüpunkt DATEI den Befehl SPEICHERN UNTER wählen. Die Mail des Futtermittelhändlers wird so in den entsprechenden Ordner gelegt und dann aus der Mailbox gelöscht. Sobald etwas Geschäftliches in einer E-Mail steht, muss sie aufbewahrt werden. Es gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und seit dem 1. Januar 2017 auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD). Alle elektronisch empfangenen und versendeten Geschäftsbriefe müssen archiviert werden, genau wie Belege, Rechnungen und Co., die per Mail ankommen oder verschickt werden.

Wie kann ich E-Mails automatisch wegsortieren?
Die meisten Mail-Programme bieten Filter an. Die sorgen dafür, dass eingehende Nachrichten automatisch je nach Absender oder Betreff in einen bestimmten Ordner wandern. So kann man etwa Newslettern gleich in bestimmten Ordnern ein Zuhause geben. Entweder landet der Newsletter der Landwirtschaftskammer sofort im Ordner „Newsletter LWK“. Oder erstmal gesammelt in einem Ordner „später lesen“. Dieser kann allerdings gefährlich sein! Einmal pro Woche sollte ein Zeitfenster eingeplant werden, um alle Mails aus diesem Ordner zu lesen. Wenn nicht, werden sie rigoros gelöscht! Das verhindert, dass die Zahl der Nachrichten ins Unermessliche ansteigt.

Achtung: Werden Mails automatisch in Ordner geschoben, meldet das Smartphone keinen neuen Maileingang.

E-Mails in Termine umwandeln
Viele Einladungen kommen inzwischen per E-Mail. Wer einen Papierkalender führt, druckt die Einladungen aus. Wer einen elektronischen Kalender nutzt, kann aus dieser Mail einen Termin machen. Ist die Mail geöffnet, klickt man im Menüband NACHRICHT auf den Button VERSCHIEBEN und wählt dort die Option KALENDER aus. Es öffnet sich ein Fenster, in dem man den Termin auswählen muss. Der ehemalige Betreff der Mail ist automatisch der Titel des Termins. Über den Button SPEICHERN & SCHLIESSEN speichert sich der Termin im Kalender. Vorteile: Die Mailbox bleibt schlank, und alle nötigen Daten zum Termin sind im Kalender beim richtigen Termin.

Praktisch: E-Mails zur Nachverfolgung kennzeichnen
Wichtige E-Mails, die nicht in der Mailbox untergehen dürfen, können in Outlook zur Nachverfolgung gekennzeichnet werden. Sie liegen dann auf Wiedervorlage. Dafür wird die E-Mail im Posteingang angeklickt (nicht geöffnet). Im Menüband START ist die Nachverfolgung sofort erkennbar, auf dem Button ist eine rote Fahne zu sehen. Je nach Outlook-Version stehen verschiedenfarbige Fähnchen für verschiedene Wiedervorlage-Termine zur Verfügung (morgen, nächste Woche usw.). Die Mails bekommen dann eine Fahne rechts neben dem Posteingang und sind auf dem ersten Blick erkennbar.


Kontakt:
Anne Dirking
Allgemeine Weiterbildung, Agrarbüro und EDV
Telefon: 0581 8073-142
Telefax: 0581 8073-155
E-Mail:


Stand: 04.05.2021