Schnittstelle zwischen digital und analog: Der Paginierstempel

Eine echte Arbeitserleichterung kann der Paginierstempel sein. Keinesfalls antiquiert hat er seine Berechtigung auch im digitalen Agrarbüro. Denn richtig eingesetzt kommt er groß raus, weil er das Papier mit der Datei verbindet. Er fungiert als Schnittstelle zwischen dem Papierbüro und dem digitalen Büro.

Die Unterschiede liegen im Detail
Es gibt verschiedene Ausführungen. Die Unterschiede liegen im Detail, etwa in der Ziffernfolge. Ist die Ziffernfolge sechsstellig, kann bis 999.999 gestempelt werden. Es gibt aber auch zehnstellige Stempel. Einige Modelle lassen führende Nullen weg oder nehmen das Datum mit auf. Auch die Höhe der Schrift kann variieren, ebenso die Schriftart. Paginierstempel sind meist aus einem Metallgehäuse. Die kostengünstigeren Varianten sind aus Kunststoff. Sechststellige Stempel sind schon für 30 EUR zu haben. Qualität hat ihren Preis. Der Stempel muss gut in der Hand liegen und stabil sein. Paginierstempel haben ein integriertes Stempelkissen. Augen auf beim Kaufen: Ist das Kissen ersetzbar und wenn ja, wie teuer ist es? Hier lohnt sich die Beratung in einem Bürofachgeschäft.

Sorgfältig geführte Akten
Man nutzt solche Stempel zum Beispiel zum numerisch-fortlaufenden Kennzeichnen von Gutscheinen, Eintrittskarten oder anderen Schriftstücken. In vielen Behörden kommen Paginierstempel bei der Registratur zum Einsatz. Die einzelnen Seiten eines Aktenordners werden mithilfe des Stempels durchnummeriert. Daran erkennt man eine sorgfältige Aktenführung. Denn dadurch wird verhindert, dass Seiten unentdeckt entnommen werden. Typisch ist dieses Vorgehen bei Gerichtsakten. In Gutachten und Urteilen kann so einfach auf den Inhalt einer Akte verwiesen werden.

Vor dem Scannen wird gestempelt
Auch im Büro können Paginierstempel unterstützen. Unwichtige Papiere landen nach dem Scannen im Papierkorb, doch einige müssen auch im Original aufbewahrt werden. Diesen verpasst der Paginierstempel vor dem Scannen eine Nummer. Dann wird das Papier genau in der Reihenfolge abgelegt wie gestempelt wurde, beispielsweise in Ordnern oder Kisten. Diese Ordner oder Kisten werden mit den Nummern beschriftet, die sie beinhalten, etwa 2.365 – 4.511. Die Papier-Ablage ist schnell erledigt, da nichts einsortiert werden muss. Das beschleunigt den Scanvorgang enorm.

Das Arbeiten mit Kisten ist übrigens noch schneller, denn es spart das Lochen der Papiere.

Wird nun ein Original-Papier benötigt, sucht man zunächst digital, entweder über die Ordnerstruktur im Explorer oder mit der Suchfunktion (Tastenkombination Strg F). Anhand der Stempelnummer erkennt man nun den Ablageort des Belegs. Das Durchblättern des fortlaufend nummerierten Stapels ist dann schnell erledigt.

Die Stempelnummer kann in den Dateinamen mit aufgenommen werden. Vorteil: Fehlt die Nummer im Dateinamen, sieht man auf einem Blick, dass kein Papier-Original abgelegt ist und man sich nicht auf die Suche machen muss.

Der Einsatz des Paginierstempels ist keine Pflicht. Er kann aber bei der Ablage unterstützen und reduziert die Suchzeiten nach Papieren.