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Schnell finden statt lange suchen

Sie finden jedes Dokument innerhalb von einer Minute. Sie klicken nicht öfter als dreimal, bevor Sie etwas finden. Die Ordnerstruktur ist auch für fremde Nutzer intuitiv nachvollziehbar. So kommen Sie diesen Zielen im Büromanagement näher und finden die Nadel im Heuhaufen.

Die Nadel im Hauhaufen
Die Nadel im HauhaufenS. Hermann u. F. Richter / pixabay.com
Das 7-Ordner-System sorgt für eine schnelle Orientierung. Auf jeder Ordnerebene stehen höchstens sieben Ordner. Jeder dieser Ordner hat maximal sieben Unterordner, und jeder dieser Unterordner hat nicht mehr als sieben Unterordner. Und genau hier ist Schluss! Wegen der angestrebten Schnelligkeit beim Ablegen und Finden ist die Zahl der Ebenen auf drei beschränkt.

Warum sieben Ordner auf einer Ebene? Psychologen haben herausgefunden, dass wir nur maximal sieben Informationsblöcke gleichzeitig in unserem Arbeitsgedächtnis aufnehmen können. Bei mehr Informationen benötigen wir Zeit, um uns zu orientieren, bevor wir eine Auswahl treffen.

Der Explorer ist die „Herzstück“.
Der Explorer ist die „Schaltzentrale“ für Windows, eine Art Manager für die Verwaltung der Daten auf dem Computer. Er gibt einen Überblick über den Inhalt. Es gibt viele Wege, den Explorer zu öffnen. Wir empfehlen die Tastenkombination Windows+E.

Bestimmen Sie Ihre Reihenfolge
Windows sortiert alphabetisch. Seine eigene Reihenfolge kann man mit Zahlen bestimmen. Ein Beispiel: Der Ordner Zwiebeln, der nach Alphabet ganz unten stünde, soll an erster Stelle stehen. Dazu bekommt er einen neuen Namen: 1_Zwiebeln. Dazu mit der rechten Maustaste auf den Ordner klicken, im Kontextmenü den Befehl UMBENENNEN wählen und den Namen eingeben, mit ENTER bestätigen.

Übrigens: Auch Dateien und Bilder können umbenannt werden.

Wie soll die Datei nun heißen?
Mit aussagekräftigen Namen behalten Sie den Überblick und finden Ihre Dokumente wieder. Im Idealfall erkennen Sie am Dateinamen, was sich im Dokument befindet, ohne es öffnen zu müssen.

Grundregeln der Dateibenennung

  • Dateinamen sollen nicht zu lang sein und unverwechselbar.
  • Namen wie „Brief“ oder „Korrespondenz“ sind tabu.
  • Das Datum im Namen macht Sinn, auch wenn man unter Eigenschaften das Datum der letzten Änderung sehen kann.
  • Für die chronologische Sortierung gehört das Datum an den Anfang, und zwar in der Reihenfolge Jahreszahl, Monat, Tag.
  • Die Initialen des Bearbeiters sind informativ und wichtig, wenn mehr als eine Person im Büro arbeitet.

So könnte eine Datei heißen
20220125_Re_Futter_Brinkmann_AD
Die Futter-Rechnung an den Kunden Brinkmann wurde am 25.01.2022 durch Anne Dirking geschrieben.

Alternativen:
22-01-25-Re-Futter-Brinkmann-AD
220125ReFutterAD

Welchen Sinn macht eine Verknüpfung?
Wohin gehört die Rechnung der Reparatur des Schleppers? In den Ordner Fuhrpark oder in den Ordner Rechnungen? Es gibt Dateien, die in mehreren Ordnern abgelegt werden könnten. Um besagte Rechnung nun nicht doppelt zu speichern, legen Sie das „Original“ in den Ordner Fuhrpark und eine Verknüpfung in den Ordner Rechnungen. Dazu gehen Sie im Explorer mit der rechte Maustaste auf die Original-Rechnung im Ordner Fuhrpark und wählen VERKNÜPFUNG ERSTELLEN. Diese kopieren Sie, etwa mit der rechten Maustaste, und fügen sie im Ordner Rechnungen wieder ein. Eine solche Verknüpfung ist vergleichbar mit einem Post-It im Papierordner, auf dem der Hinweis steht, wo die Rechnung abgeheftet ist.

Der Vorteil ist, dass Sie nicht mehrere Kopien derselben Datei haben. Mit Verknüpfungen halten Sie also Ordnung, vermeiden Duplikate und sparen Speicherplatz.

Wagen Sie den Neuanfang!
Egal ob auf dem Computer oder in der Mailbox: Es ist mühsam, alle Daten neu zu sortieren. Alles zu löschen ist aber auch keine Lösung. Zwar benötigen Sie statistisch gesehen 80 Prozent der Daten auf Ihrem Computer nie wieder. Auf 20 Prozent der Daten müssen Sie jedoch eventuell noch zugreifen können.

Hier hilft der Neuanfang! Speichern Sie alle alten Dateien in einen extra dafür erstellen Ordner. Dieser bekommt zum Beispiel den Namen „Z_Dateien_alt_bis_2021“. Das Z im Ordnernamen sorgt dafür, dass der Ordner im Windows-Explorer ganz unten steht. So ist er aus Ihrem Blickfeld.

Im Fall der Fälle, wenn Sie eine alte Datei suchen, werden Sie in diesen Altlasten fündig werden.

Schnell finden mit Strg F
Wer schnell etwas sucht, sollte die Tastenkombination STRG+F kennen. Eselsbrücke: Strg Finden. Sie funktioniert nicht nur im Explorer, auch in allen anderen Programmen werden Sie so schnell fündig.

Kontakte

Anne Dirking
Dipl.oec.troph.
Anne Dirking

Allgemeine Weiterbildung, Agrarbüro und EDV

0581 8073-142

0152 5478 2169

anne.dirking~lwk-niedersachsen.de

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