Im Fokus: das papierlose Agrarbüro
Dreh- und Angelpunkt – genau das ist das Büro auf einem landwirtschaftlichen Betrieb. Hier wird Geld verdient. Grund genug, den Büroarbeitsplatz effizient organisiert zu haben.
Aber mal ehrlich: wie oft nehmen Sie ein Stück Papier in die Hand, bis Sie es endgültig abgelegt haben? Idealerweise nur ein Mal. Häufig wird es aber deutlich öfters zur Hand genommen, bis es seinen endgültigen Platz gefunden hat oder im PC abgelegt ist.
Digitalisierte Arbeitsprozesse bieten die Möglichkeit, lästige Zettelei und langwierige Dokumentensuche zu beenden. Und sie bieten Transparenz. Denn in den meisten Fällen arbeiten mehrere Personen im Agrarbüro – und jeder sollte schnell die erforderlichen Dokumente finden können.
Was ist ein digitales Büro?
Ein digitales Büro verzichtet auf jegliche Form von Papier und damit auf Notizblöcke, Umschläge oder ausgedruckte Rechnungen. Die analogen Abläufe im Büro werden auf digitale Strukturen umgestellt. Damit das funktioniert, bedarf es einer bedachten Planung und Organisation. Alle Dokumente werden auf der Festplatte, in einem Dokumentenmanagementsystem (Programm zur Verwaltung von Dokumenten) oder in einer Cloud (internetbasierte Bereitstellung von Speicherplatz) gespeichert und bearbeitet. Die Kommunikation des Betriebes findet auf papierlosen Weg statt.
Umsetzung
Workflow
Der Arbeitsablauf oder Workflow im digitalen Agrarbüro ist gekennzeichnet durch folgende Abfolgen:
- Digitalisierung der Dokumente mithilfe eines Scanners mit OCR-Technologie
- Nutzung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems zur automatischen Speicherung und Weiterverarbeitung von Daten
Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung) des Scanners unterstützt maßgelblich den Workflow, denn mit dieser können unterschiedliche Dokumente (z.B. gescannte Papierdokumente, pdf-Dateien oder Digialbilder) in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien umgewandelt werden. Damit ist eine Volltextsuche möglich. Das Dokumentenmanagementsystem behält den Überblick über die Bearbeitung aller Dokumente. Es gibt beispielsweise eine Meldung, wenn Informationen doppelt abgespeichert werden. Hilfreich ist es, wenn auch vom Smartphone oder Tablet aus auf die digitalen Informationen zugegriffen werden kann.
Vorteile des digitalen Büros
- Schneller und unkomplizierter Datenzugriff
- Mehr Platz vor Ort
- Strukturiertes Arbeiten in einer übersichtlichen Ordnung
- Weniger Zeitaufwand bei der Dokumentensuche dank Suchfunktion
- Weniger Kosten für Toner, Drucker und Papier
- Weniger Papier und damit Ressourcenschonung
- Transparenz für alle, die im Agrarbüro arbeiten
Herausforderungen
- Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung
- Kosten für Installation und Updates des Dokumentenmanagementsystems
- Aufwand der Umstellung
- Einige Mitarbeiter schätzen möglicherweise die Arbeit mit analogen Notizen
- Behörden und ähnliche Instanzen akzeptieren ggf. (noch) keine digitalen Unterlagen
Fazit:
Grundsätzlich kann jedes Unternehmen papierlos arbeiten. Von Bedeutung ist dabei, dass die Umstellung sorgfältig geplant wird und die Bereitschaft besteht, aus etwaigen Fehlern zu lernen. Effiziente und gut organisierte Abläufe im Büro sind wichtig, denn hier werden die Weichen für den Betriebserfolg gestellt.
Zum Thema Agrarbüro bieten wir Ihnen mit der Webseminar-Reihe "Im Fokus: Das Agrarbüro" bunte Puzzleteile, die Sie sich frei zusammenstellen können.
Bequem von zu Hause aus!
Kontakte
Tomma Dierßen
Beraterin Frauen in der Landwirtschaft, Meisterfortbildung Hauswirtschaft
Im Fokus: Das Agrarbüro – Online-Reihe erfolgreich mit über 77 Teilnehmer*innen
Unsere Online-Reihe Im Fokus: Das Agrarbüro ist zum dritten Mal erfolgreich gestartet. Insgesamt stehen acht Webseminare auf dem Plan, im Fokus steht jedes Mal ein spezielles Thema rund ums Agrarbüro. Den Anfang machte das E-Mail-Management…
Mehr lesen...
Glückliche Gewinnerin aus dem Landkreis Verden
„Die beste Idee für´s Agrarbüro“ war das Motto des Fotowettbewerbs zum 20 jährigen Jubiläum unserer AgrarBüromanagerin. Oft sind es die Kleinigkeiten, die das Arbeiten auf Dauer verbessern oder vereinfachen,…
Mehr lesen...
14. November: Tag des Lochers
Kuriose Feiertage – für fast jedes Thema gibt es inzwischen einen Jahrestag. So auch für den Locher. Doch sind Locher im digitalen Zeitalter überhaupt noch en Vogue? Wir meinen: Er ist ein Must-have in jedem Agrarbüro und …
Mehr lesen...
30. Oktober: Tag der Checkliste
Checklisten – wer kennt sie nicht? Sie machen das Leben leichter und steigern die Effizienz. Am 30. Oktober ist in den USA der Tag der Checkliste (Checklists Day). Der Hintergrund dieses „Feiertages“ ist eher tragisch: Am 30. …
Mehr lesen...
So nehmen Sie an einer Online-Veranstaltung mit Microsoft-Teams teil.
Die meisten Online-Veranstaltungen führen wir mit Teams durch. Das ist ein Programm aus der Microsoft Office-Familie. Hier erfahren Sie, was Sie wissen müssen, um teilnehmen zu können.
Mehr lesen...
Glückliche Gewinnerin im Elbe-Weser-Dreieck
Oft sind es Kleinigkeiten, die das Arbeiten im Agrarbüro vereinfachen, Zeit sparen, Geldbeutel und Nerven schonen. Um diese sichtbar zu machen, startete die Landwirtschaftskammer Niedersachsen im Jubiläumsjahr 2023 den Fotowettbewerb &bdquo…
Mehr lesen...Weitere Arbeitsgebiete
Veranstaltungen
AgrarBüromanagerin I
28.11.2023 - 13.02.2024
AgrarBüromanagerin I – qualifiziert und kompetent im Agrarbüro Frauen in der Landwirtschaft nehmen eine Schlüsselposition ein. Damit nicht nur die Vereinbarkeit von Familie und Beruf gelingt, sondern auch der Betrieb lä…
Mehr lesen...
Im Fokus: Das Agrarbüro - Papierflut #Analog_digital #Strukturiert
01.12.2023
Die tägliche Papierflut nervt? Wer auf ein papierloseres bzw. ein digitales Büro umsteigen möchte, muss zuerst das analoge „Papier“-Büro auf Vordermann bringen. Ein strukturiertes Ablagesystem bringt mehr Durchblick. …
Mehr lesen...
Aufzeichnungspflichten und Düngeverordnung kompakt- was gilt es zu beachten?
05.12.2023
In diesem Webseminar geben wir Ihnen einen Überblick rund um die allgemeinen Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten für Ihren landwirtschaftlichen Betrieb. Eine Vielzahl von Themen soll Beachtung finden: …
Mehr lesen...
Im Fokus: Das Agrarbüro - Workflow #Dokumentenmanagement #Digital
08.12.2023
Welche Möglichkeiten bietet das digitale Büro, und wie gelingt es, umzusteigen und sich durch digitale Unterstützung die Arbeit im Agrarbüro zu erleichtern. Referentin: Christiane Heeren Co-Referentin: Inga Sievers-Krey &…
Mehr lesen...
bIuIs Unternehmertraining 8,9
11.12.2023 - 16.01.2024
Mit den bewährten bus-Trainings entwickeln Sie sich und Ihren Betrieb auf ganzer Linie weiter! Nutzen Sie die Individualität Ihrer Ausgangssituation auf persönlicher und betrieblicher Ebene. Sie bietet die Grundlage, um mit klarer …
Mehr lesen...AgrarBüromanagerin I
09.01.2024 - 19.03.2024
Grundkurs Vom Einsteigerwissen zum Insiderwissen – diesen Ansatz verfolgt die Seminarreihe für Frauen in landwirtschaftlichen Betrieben. Sie erhalten an 10 Seminartagen erste Basiskenntnisse rund um die Schreibtischarbeit und mit …
Mehr lesen...Beratungsangebote & Leistungen
AgrarBüromanagerin
Sie sind Freundin, Lebenspartnerin oder Ehefrau eines Landwirts. Sie sind Landwirtin oder Mitarbeiterin in einem landwirtschaftlichen Betrieb. Sie möchten sich erstmalig oder vertiefend mit landwirtschaftlichen Strukturen und …
Mehr lesen...
Agrarbüro.Papierarm.Digital
Wie stelle ich jetzt die Weichen für ein digitales Büro? Wohin mit den digitalen Rechnungen, Fotos und Dateien? Wie manage ich erfolgreich E-Mails? Wie richte ich unser Büro und PC-Arbeitsplätze ergonomisch …
Mehr lesen...
Arbeitskreis AgrarManagerin
Sie möchten über Neuerungen im Agrarbüro auf dem Laufenden bleiben und suchen einen fachlichen Austausch mit gleichgesinnten Frauen.
Mehr lesen...Drittmittelprojekte
Abibewässerung
Ausgangslage Die durch den Klimawandel zunehmend negative klimatische Wasserbilanz in der Vegetationsperiode führt zu einem erhöhten Bedarf an Wasser für die Feldberegnung. Gleichzeitig erfordert die zunehmende Nutzungskonkurrenz um …
Mehr lesen...
ADAM
Ausgangslage ADAM ist ein 42-monatiges transdisziplinäres Forschungs- und Umsetzungsprojekt zur Steigerung der Biodiversität im Intensivgrünland. Es sind Partner aus der Wissenschaft (Bewilligungsempfänger Universität Gö…
Mehr lesen...
AGrON
Ausgangslage In Deutschland gibt es regionale Unterschiede beim landwirtschaftlichen Nährstoffanfall. So gibt es beispielsweise in Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen Landkreise mit starkem Nährstoffüberschuss, aber auch …
Mehr lesen...
AQUARIUS
Ausgangslage Die Niederschläge in der östlichen Lüneburger Heide sind deutlich niedriger als im übrigen Niedersachsen. Der eigentliche Wasserbedarf der landwirtschaftlichen Kulturen liegt dann oftmals sogar noch über …
Mehr lesen...
Biotopverbund Grasland
Ausgangslage Hintergrund dieses Projektes ist der starke Rückgang artenreichen Grünlands und seine zunehmende Verinselung in landwirtschaftlich intensiv genutzten Räumen einerseits und der starke Flä…
Mehr lesen...
BTB
Ausgangslage Landwirte und Imker sind aufeinander angewiesen: Die Landwirte haben Vorteile durch die Bestäubung Ihrer Kulturpflanzen durch die Honigbienen. Die Imker benötigen Blühpflanzen zur Versorgung Ihrer Bienen und zur …
Mehr lesen...