Papier vs. Digital – Gästeverwaltung im Blick

Wer kennt ihn nicht: einen kleinen und praktischen Papierkalender, in dem alle Termine inkl. Notizen datiert werden. Auf Urlaubshöfen werden aus solchen Kalendern leicht ganze Datensammlungen mit Kontaktdaten der Gäste, An- und Abreiseterminen und weiteren wichtigen Informationen. Es wird eingetragen, durchgestrichen, radiert und neu geschrieben. So entstehen wahre Kunstwerke. Für den Betrieb ist alles logisch strukturiert und übersichtlich dargestellt. Externen Personen oder Saisonkräften fällt es dagegen schwer, einen Überblick zu bekommen. Dennoch arbeiten viele Urlaubshöfe noch mit Zettel und Stift, obwohl inzwischen verschiedene digitale Programme mit u.a. Belegungskalender und Gastverwaltung auf dem Markt verfügbar sind.

Die Vielfalt der Möglichkeiten ist unbegrenzt. Von der reinen Gästeverwaltung bis hin zum Channel-Management (Verknüpfung der eigenen Website mit weiteren Buchungsportalen etc.) ist alles möglich. So können alle wichtigen Kontaktdaten zum Gast eingepflegt, aber auch Informationen wie z.B. Allergien, Geburtstage und Haustiere hinterlegt werden. Der Gastgeber hat damit bei einer erneuten Anfrage schnell Zugriff auf alle Daten und Informationen. Eine kleine Aufmerksamkeit zum Geburtstag wird dem Gast große Freude bereiten und die Kundenbindung fördern.

Auch die Angebotserstellung oder die Abrechnung einer Buchung können über solche Programme abgewickelt werden. Viele Anbieter bieten die Möglichkeit, im Programm Vorlagen zu erstellen und zu hinterlegen, die dann bei dem entsprechenden Vorgang automatisch mit den relevanten Daten gefüllt und anschließend per Mail oder Post verschickt werden können. Des Weiteren werden Doppelbuchungen oder Überschneidungen vermieden, da das System automatisch im Hintergrund einen Abgleich der Daten durchführt. Dadurch können zusätzlich wichtige Informationen für die statistische Auswertung zusammengetragen werden.

Bevor die Vorzüge eines Gästeverwaltungsprogramm genutzt werden können, steht noch eine gewisse Fleißarbeit an, da alle relevanten Daten und Informationen zunächst in das Programm eingefügt werden müssen. Ist dies jedoch erledigt, kann der Einsatz eines Gästeverwaltungsprogramms Zeit sparen und unterstützt den Urlaubsbetrieb bei der Erledigung der Verwaltungsaufgaben.