Ordnung im Büro in 5 Schritten

Die Tastatur knirscht wegen der vielen Krümel, den Locher findet man nach langer Suche unter dem Schreibtisch, und irgendwie scheinen immer alle Kugelschreiber im Bermudadreieck zu verschwinden? Willkommen im Club der meisten Schreibtischtäter!

5S – das steckt dahinter

1. Seiri = Sortieren
2. Seiton = Systematisieren
3. Seiso = Saubermachen
4. Seiketsu = Standardisieren
5. Shitsuke = Selbstdisziplin üben

Anders übersetzt wird aus der 5S-Methode die 5A-Methode:

1. Aussortieren
2. Aufräumen
3. Arbeitsplatz säubern
4. Anordnungen zum Standard machen
5. Alle Punkte einhalten und verbessern

Und was bringt es?
Bei der 5S-Methode geht es nicht um ein schickes Büro. In erster Linie gewinnen Sie Zeit. Die kostet es nämlich, wenn erst alle Schubladen aufgerissen werden müssen, um etwas dann durch Zufall zu finden. Sind Geräte und Arbeitsmaterial überall verstreut, muss man ständig hin- und herlaufen. Wenn alles seinen Platz hat, wissen alle Büromitarbeiter Bescheid. Außerdem schafft die 5S-Methode Platz. Denn wenn alles verschwindet, was nicht gebraucht wird, entsteht Platz. Dieser lässt sich sinnvoll nutzen.

Wie setzt man die 5 Schritte konkret um?

1. Sortieren - Unnötiges aussortieren und wegwerfen.
Es geht los mit dem gründlichen Ausmisten. Bleiben darf nur, was vor Ort wirklich gebraucht wird – alles andere wird weggeräumt oder entsorgt. Überlegen Sie: Muss wirklich der gesamte Vorrat an Druckerpapier im Büro lagern? Oder gibt es einen sinnvolleren Platz dafür?
Tatort Schreibtisch: Räumen Sie alles weg, was nicht täglich genutzt wird, etwa das Ladegerät fürs Smartphone, Tacker, Schere …. Das Zeug wird in Boxen zwischengeparkt oder in eine Schublade geräumt.
Ziel des Ausmistens: Suchzeiten verringern, für mehr Übersicht und Platz sorgen und ein besserer Überblick über die Bestände.

2. Systematisieren - Alles ordnen und an einen festen Platz legen.
Schritt 2: Jeder Gegenstand (etwa ein Stift oder ein Notizblock auf dem Schreibtisch) bekommt einen festen Platz und ist so immer griffbereit. So bleibt der größte Teil des Tisches leer. Wird ein Gegenstand nicht benötigt, geht er sofort zurück an seinen Platz.
Alles, was seltener zum Einsatz kommt, wird so verstaut, dass es nicht im Weg ist. Beispiel: Das Ersatzpapier wird direkt neben dem Drucker gestapelt, der Toner kommt oben ins Regal.
Das Ziel: Den Arbeitsplatz ergonomisch sinnvoll einrichten und dafür sorgen, dass man möglichst kurze Wege hat.

3. Saubermachen - Den Arbeitsplatz säubern.
Nun wird der Schreibtisch geputzt, poliert und geschrubbt. Dabei geht es nicht nur um die Hygiene, sondern auch um Kontrolle: Funktioniert noch alles? Alte Ladekabel und kaputte Stifte wandern ohne Umwege in den Müll.

4. Standardisieren - Den neuen Stand zum Standard machen.
Kennen Sie das? Sie räumen auf und zwei Wochen später ist das Chaos wieder da. Hier heißt es vorzubeugen! Das Zauberwort dabei: Standardisieren. Dabei wird gekennzeichnet und beschriftet. So wird deutlich, was wo hingehört.
Beispiel: Klebeetiketten am Schrank zeigen, dass hier vier Toner-Kartuschen liegen. Sind nur noch zwei da, werden gleich neue bestellt. Damit das funktioniert, müssen die Zuständigkeiten klar sein: Wer ist zum Beispiel dafür verantwortlich, dass bestimmte Dinge nachbestellt werden?

5. Selbstdisziplin üben – Regelmäßig am Ball bleiben.
Nun ist der Arbeitsplatz optimal gestaltet – doch damit es so bleibt, braucht es Selbstdisziplin. Denn die größte Herausforderung ist es, die neue Ordnung beizubehalten.

Nach ein paar Wochen sieht es genauso chaotisch aus wie vorher?
Probleme bereitet erfahrungsgemäß das „fünfte S“: Alte Verhaltensweisen abzulegen und neue einzuhalten. Das fällt Vielen vor allem am Anfang schwer. Mit Speck fängt man Mäuse: Belohnen Sie sich und Ihre Leute, wenn die neue Ordnung einen Monat lang durchgehalten wird.

Sie meinen, keine Zeit für die 5S-Methode zu haben?
Die 5S-Methode ist kein Projekt, das man einmal durchzieht und abhakt. Vielmehr braucht es eine tägliche Routine: Geräte werden immer wieder zurückgelegt, Dinge regelmäßig nachbestellt und so weiter. Das kostet Zeit, und so mancher meint, diese Zeit nicht zu haben. Doch es ist wie bei der Säge: „Ich habe keine Zeit, die Säge zu schärfen, ich muss sägen.“ Das kann man 1:1 auf das Büro übertragen: Durch effizientere Abläufe spart man mehr Zeit, als es kostet, kurz den Arbeitsplatz in Ordnung zu bringen.

Die Kirche bleibt im Dorf
Ganz harte 5S-Fans markieren sogar die Plätze aller Gegenstände auf dem Schreibtisch mit Klebeband oder Klebepunkten. Das ist übertrieben und muss nicht sein, lassen Sie die Kirche im Dorf! „Auf jedem Schreibtisch steht ein Locher“, damit kommen Sie schon ein Stück weiter. Übertreiben Sie es nicht, sonst geht Ihre Bürocrew auf die Barrikaden. Gestatten Sie sich und anderen eine persönliche Schublade. Ob darin Chaos herrscht oder nicht, ist egal.

Sie können sich nicht trennen?
Hier hilft eine einfache Strategie: Die Dinge, die Sie noch zu brauchen glauben, kommen in eine Extra- Kiste. Legen Sie einen Zeitraum fest (zum Beispiel drei Monate). Alles, was nach diesen drei Monaten immer noch in der Kiste liegt, wird entsorgt.