Im Fokus: Das Agrarbüro – der Endspurt ist da!

Unsere Webinarreihe "Im Fokus: Das Agrarbüro" ist zum vierten Mal in vollem Gange. Nach acht von neun Themen sind über 470 Teilnahmen zu verzeichnen. Bequem von zu Hause aus nutzen sie die Möglichkeit, sich eine Stunde lang mit wertvollen Fachinformationen rund um das Agrarbüro zu versorgen. "Diese Reihe bietet eine wertvolle Plattform, um Wissen zu teilen und konkrete Fragen zu klären", so der O-Ton einer Teilnehmerin. 

Verfahren#Dokumentation#Pflichten – dieses Thema stand am 14. Februar auf dem Plan. Die Referentinnen Anne Dirking (Bezirksstelle Uelzen) und Katrin Busch (Bezirksstelle Osnabrück) erläuterten, welche Rolle die Verfahrensdokumentation nach GoBD spielt und welche Auswirkungen sie auf das Agrarbüro hat. Was gehört dazu? Was ist beim ersetzenden Scannen zu beachten? Einige Dinge, die dafür benötigt werden, sind im Agrarbüro in der Regel schon zu finden und schnell zusammen zu stellen. So lässt sich der „Notfallordner für das Agrarbüro“ nach und nach packen und steht für die nächste Betriebsprüfung bereit. Eventuell ist bereits eine Softwarelösung für das digitale Büro vorhanden, die ein Modul zur Erstellung der Verfahrensdokumentation enthält. Auch hilft eine Nachfrage beim Steuerberater. Wie so oft gilt: Anfangen und nach und nach alles vervollständigen.

31. Januar: Motiviert, aufräumen, starten.
Viele Landwirte und Landwirtinnen nehmen sich vor im Winter im Agrarbüro aufzuräumen. Das ist jetzt!  Die Referentin Birgit Jürgens (Außenstelle Stade) und die Co-Moderatorin Tomma Dierßen (Bezirksstelle Ostfriesland) motivierten die 27 Teilnehmenden während des Webinars anzufangen. Werfen Sie jetzt gleich drei Dinge weg, die Sie nicht mehr benötigen!, forderten sie alle auf. Schnell wanderten alte Zeitschriften, Schokokoladenpapier, alte Kalender, Kartons, leere Briefumschläge und alte Rundschreiben in den Papierkorb. - Ein aufgeräumter Schreibtisch ist keine Frage der Ästhetik, sondern eine wichtige Voraussetzung für Ihren beruflichen Erfolg! Möbel, Beleuchtung, Hard- und Softeware sollten erste Sahne sein, damit das Arbeiten Spaß macht! Investieren Sie in Ihren Unternehmenssitz, es ist auch ein Aushängeschild Ihres Betriebes.

Am 24. Januar stand mit der Referentin Anne Dirking (Bezirksstelle Uelzen) mit Katrin Busch (Bezirksstelle Osnabrück) als Co-Referentin der Datenschutz im Mittelpunkt. 35 Teilnehmende waren dabei, das Motto dieser Einheit: Daten#Schutz#Sicher. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gibt seit dem 25. Mai 2018 europaweit. Im Fokus stehen dabei personenbezogene Daten wie Name, Anschrift, Kontodaten oder auch Zeugnisse. Auch im Agrarbüro kommt man nicht an der DSGVO vorbei. Es gilt, die Daten der Kunden, Mitarbeiter oder auch Azubis zu schützen. Was steckt hinter dem Verarbeitungsverzeichnis, und wie sieht ein Sicherheitskonzept aus? Werden Daten aus der Hand gegeben, etwa wenn die Lohnbuchhaltung vergeben ist oder eine Firma die EDV-Systeme betreut? Diesen und ähnlichen Fragen ging es auf den Grund. Oft reicht es, den gesunden Menschenverstand einzuschalten, um in Sachen Datenschutz auf der sicheren Seite zu sein. 

KI, Denkhilfe, Tools – am17. Januar stand die Künstliche Intelligenz (KI) im Fokus. Die Referentinnen Anne Dirking und Katrin Busch beleuchteten praxisnah, wie (KI) den Büroalltag optimieren kann. Die 61 Teilnehmenden lernten, wie KI Aufgaben wie Textverarbeitung, Übersetzungen und Protokollführung effizient übernimmt. Mit anschaulichen Beispielen wurde gezeigt, wie ChatGPT und ähnliche Tools kreative Blockaden lösen und als Ideenquelle dienen können. Außerdem erhielten sie Tipps zum sicheren Umgang mit KI und einen Überblick über Datenschutz sowie rechtliche Vorgaben. Die Veranstaltung betonte, dass KI zwar Arbeit erleichtert, das menschliche Denken und die Verantwortung aber unersetzlich bleiben.

16.+17. Dezember: E-Rechnungen: Gesetzliche Vorgaben. Praktische Umsetzung.
Dieses brandaktuelle Thema stand kurz vor Weihnachten auf dem Plan. Teil 5 unserer Reihe hat alle bisherigen Teilnehmerzahlen getoppt: 189 Teilnehmende waren an zwei Tagen dabei. Diese enorme Zahl verdeutlicht das starke Interesse am Thema E-Rechnung. Der Nutzen der E-Rechnung liegt in der Effizienzsteigerung, Kostenersparnis und rechtlichen Sicherheit, die sie Unternehmen bietet. Gleichzeitig stellen die technischen Anforderungen, rechtliche Vorgaben und die Akzeptanz bei Geschäftspartnern viele Betriebe vor eine Herausforderung. Viele Unternehmen suchen nach Lösungen, um den Übergang zur digitalen Rechnungsverarbeitung erfolgreich zu meistern.

13. Dezember: E-Mails, Professionell, Gesichert
Die Referentin Anne Dirking von der Bezirksstelle Uelzen gab jede Menge Tipps und Anregungen zur Struktur in der Mailbox, zum rationellen Bearbeiten der elektronischen Post und Vorgaben, denn die E-Mail ist dem Geschäftsbrief gleichgestellt.
Über 50 Teilnehmer und Teilnehmerinnen waren am Start. Das Thema traf also den Nerv. Die steigende Informationsflut ist allgegenwärtig, jeder bekommt im Schnitt 10 private E-Mails am Tag, 42 landen in der dienstlichen Mailbox (laut BITKOM). Mit Struktur und Konsequenz ist man hier weit vorne.

6. Dezember: Workflow, Dokumentenmanagement, digital
Am Nikolaustag haben sich die Teilnehmenden mit dem Einstieg ins digitale Agrarbüro beschäftigt sowie erfahren, wie dies motiviert und erfolgreich gelingen kann. Denn in der heutigen Zeit ist die Digitalisierung auch in der Landwirtschaft nicht mehr wegzudenken. Die 55 Teilnehmenden erhielten praktische Tipps und Wissenswertes, wie durch die digitale Unterstützung die Arbeit im Agrarbüro erleichtert sowie zukunftssicher gestaltet wird. Dann macht die Arbeit im Agrarbüro viel mehr Spaß!

29. November: Papierflut, Ablage, strukturiert
Geht es Ihnen auch so, dass die Papierberge auf dem Schreibtisch schneller wachsen als sie abgearbeitet werden?  Gerade in den Arbeitsspitzen ist das ein Phänomen, das gerne auftritt. Die Teilnehmer/-innen des Webinars bestätigen zudem, dass im Agrarbüro häufig zwei und mehr Personen arbeiten. Jeder „tickt“ anders und sortiert dementsprechend anders. Hier hilft ein gut durchdachtes Ablagesystem (Aktenplan) und schafft Transparenz. So wird die Ablage (egal ob im Schrank oder PC) auch für „Dritte“ nachvollziehbar. „Oft sind es Kleinigkeiten, die im täglichen Büroalltag erstaunliche Verbesserungen bringen“, rät die Referentin Tomma Dierßen. So werden gute Voraussetzungen geschafft, um auf ein papierarmes bzw. digitales Büro umzusteigen.

22. November 2024: Schreibtisch, Lieblingsarbeitsplatz, einrichten
Wussten Sie, dass die 20 Teilnehmenden des letzten Webinars im Durchschnitt 13 Stunden pro Woche im Agrarbüro arbeiten? Daher ist es entscheidend, sich einen komfortablen und ergonomischen Computerarbeitsplatz einzurichten. Erstaunlicherweise findet sich in acht Büros nur ein Monitor. Dabei kann die Nutzung von zwei Monitoren Ihre Arbeitszeit um bis zu 30 Prozent reduzieren. "Investieren Sie in Ihr Agrarbüro, sonst werden Sie abgehängt. Die Digitalisierung schreitet durch die Einführung der E-Rechnung jetzt schnell voran", appelliert die Beraterin Birgit Jürgens. Ein gut gestalteter Arbeitsplatz mit einer angenehmen Allgemeinbeleuchtung, einem ergonomischen Bürostuhl und einem höhenverstellbaren Schreibtisch kann dazu beitragen, dass Ihr Büro zu Ihrem neuen Lieblingsarbeitsplatz wird. 

Wegen der großen Nachfrage gibt es einen weiteren Termin zu den E-Rechnungen:
Im Fokus: Das Agrarbüro - E-Rechnungen, gesetzliche Vorgaben, praktische Umsetzung (24.2.25)