Ordnung im Büro in 5 Schritten
Die Tastatur knirscht wegen der vielen Krümel, den Locher findet man nach langer Suche unter dem Schreibtisch, und irgendwie scheinen immer alle Kugelschreiber im Bermudadreieck zu verschwinden? Willkommen im Club der meisten Schreibtischtäter!
Nicht so beim Autobauer Toyota. Er hat die 5S-Methode erfunden. Dabei geht es darum, Arbeitsplätze sauber, übersichtlich und sicher zu gestalten. Das ist gut auf Büro und Schreibtisch übertragbar. Denn mit der Methode lässt sich jeder Arbeitsplatz sinnvoll auf Vordermann bringen.
5S – das steckt dahinter
- Seiri = Sortieren
- Seiton = Systematisieren
- Seiso = Saubermachen
- Seiketsu = Standardisieren
- Shitsuke = Selbstdisziplin üben
Anders übersetzt wird aus der 5S-Methode die 5A-Methode:
- Aussortieren
- Aufräumen
- Arbeitsplatz säubern
- Anordnungen zum Standard machen
- Alle Punkte einhalten und verbessern
Und was bringt es?
Bei der 5S-Methode geht es nicht um ein schickes Büro. In erster Linie gewinnen Sie Zeit. Die kostet es nämlich, wenn erst alle Schubladen aufgerissen werden müssen, um etwas dann durch Zufall zu finden. Sind Geräte und Arbeitsmaterial überall verstreut, muss man ständig hin- und herlaufen. Wenn alles seinen Platz hat, wissen alle Büromitarbeiter Bescheid. Außerdem schafft die 5S-Methode Platz. Denn wenn alles verschwindet, was nicht gebraucht wird, entsteht Platz. Dieser lässt sich sinnvoll nutzen.
Wie setzt man die 5 Schritte konkret um?
1. Sortieren - Unnötiges aussortieren und wegwerfen.
Es geht los mit dem gründlichen Ausmisten. Bleiben darf nur, was vor Ort wirklich gebraucht wird – alles andere wird weggeräumt oder entsorgt. Überlegen Sie: Muss wirklich der gesamte Vorrat an Druckerpapier im Büro lagern? Oder gibt es einen sinnvolleren Platz dafür?
Tatort Schreibtisch: Räumen Sie alles weg, was nicht täglich genutzt wird, etwa das Ladegerät fürs Smartphone, Tacker, Schere …. Das Zeug wird in Boxen zwischengeparkt oder in eine Schublade geräumt.
Ziel des Ausmistens: Suchzeiten verringern, für mehr Übersicht und Platz sorgen und ein besserer Überblick über die Bestände.
2. Systematisieren - Alles ordnen und an einen festen Platz legen.
Schritt 2: Jeder Gegenstand (etwa ein Stift oder ein Notizblock auf dem Schreibtisch) bekommt einen festen Platz und ist so immer griffbereit. So bleibt der größte Teil des Tisches leer. Wird ein Gegenstand nicht benötigt, geht er sofort zurück an seinen Platz.
Alles, was seltener zum Einsatz kommt, wird so verstaut, dass es nicht im Weg ist. Beispiel: Das Ersatzpapier wird direkt neben dem Drucker gestapelt, der Toner kommt oben ins Regal.
Das Ziel: Den Arbeitsplatz ergonomisch sinnvoll einrichten und dafür sorgen, dass man möglichst kurze Wege hat.
3. Saubermachen - Den Arbeitsplatz säubern.
Nun wird der Schreibtisch geputzt, poliert und geschrubbt. Dabei geht es nicht nur um die Hygiene, sondern auch um Kontrolle: Funktioniert noch alles? Alte Ladekabel und kaputte Stifte wandern ohne Umwege in den Müll.
4. Standardisieren - Den neuen Stand zum Standard machen.
Kennen Sie das? Sie räumen auf und zwei Wochen später ist das Chaos wieder da. Hier heißt es vorzubeugen! Das Zauberwort dabei: Standardisieren. Dabei wird gekennzeichnet und beschriftet. So wird deutlich, was wo hingehört.
Beispiel: Klebeetiketten am Schrank zeigen, dass hier vier Toner-Kartuschen liegen. Sind nur noch zwei da, werden gleich neue bestellt. Damit das funktioniert, müssen die Zuständigkeiten klar sein: Wer ist zum Beispiel dafür verantwortlich, dass bestimmte Dinge nachbestellt werden?
5. Selbstdisziplin üben – Regelmäßig am Ball bleiben.
Nun ist der Arbeitsplatz optimal gestaltet – doch damit es so bleibt, braucht es Selbstdisziplin. Denn die größte Herausforderung ist es, die neue Ordnung beizubehalten.
Nach ein paar Wochen sieht es genauso chaotisch aus wie vorher?
Probleme bereitet erfahrungsgemäß das „fünfte S“: Alte Verhaltensweisen abzulegen und neue einzuhalten. Das fällt Vielen vor allem am Anfang schwer. Mit Speck fängt man Mäuse: Belohnen Sie sich und Ihre Leute, wenn die neue Ordnung einen Monat lang durchgehalten wird.
Sie meinen, keine Zeit für die 5S-Methode zu haben?
Die 5S-Methode ist kein Projekt, das man einmal durchzieht und abhakt. Vielmehr braucht es eine tägliche Routine: Geräte werden immer wieder zurückgelegt, Dinge regelmäßig nachbestellt und so weiter. Das kostet Zeit, und so mancher meint, diese Zeit nicht zu haben. Doch es ist wie bei der Säge: „Ich habe keine Zeit, die Säge zu schärfen, ich muss sägen.“ Das kann man 1:1 auf das Büro übertragen: Durch effizientere Abläufe spart man mehr Zeit, als es kostet, kurz den Arbeitsplatz in Ordnung zu bringen.
Die Kirche bleibt im Dorf
Ganz harte 5S-Fans markieren sogar die Plätze aller Gegenstände auf dem Schreibtisch mit Klebeband oder Klebepunkten. Das ist übertrieben und muss nicht sein, lassen Sie die Kirche im Dorf! „Auf jedem Schreibtisch steht ein Locher“, damit kommen Sie schon ein Stück weiter. Übertreiben Sie es nicht, sonst geht Ihre Bürocrew auf die Barrikaden. Gestatten Sie sich und anderen eine persönliche Schublade. Ob darin Chaos herrscht oder nicht, ist egal.
Sie können sich nicht trennen?
Hier hilft eine einfache Strategie: Die Dinge, die Sie noch zu brauchen glauben, kommen in eine Extra- Kiste. Legen Sie einen Zeitraum fest (zum Beispiel drei Monate). Alles, was nach diesen drei Monaten immer noch in der Kiste liegt, wird entsorgt.
Kontakte
Anne Dirking
Allgemeine Weiterbildung, Agrarbüro und EDV
Ist Ihr Büro gut ausgestattet?
Das Agrarbüro ist das Herz des Betriebes, auch hier wird das Geld verdient. Umso wichtiger ist eine gute Einrichtung. Nur so ist erfolgreiches Arbeiten möglich. Schon kleine Dinge erleichtern den Büroalltag und motivieren. Wie …
Mehr lesen...Schön war´s: 5x11 PC-Tipps für´s Agrarbüro
5 Veranstaltungen – jeweils eine Stunde – gespickt mit Tipps rund um die Arbeit am PC – online. Eine Erfolgsgeschichte, unsere Reihe kommt an! Es gab insgesamt 150 Anmeldungen. Im Schnitt waren also 30 Teilnehmer dabei. Und die …
Mehr lesen...Im Fokus: Das Agrarbüro – Im November geht es weiter!
Kurz, klar und kompakt – das Motto unserer Online-Reihe „Im Fokus: Das Agrarbüro“ kommt an. Jeweils einstündige Bildungshäppchen einfach von zu Hause aus abholen, das trifft den Nerv der Zeit. Am 22. November geht es …
Mehr lesen...Frauenpower im Agrarbüro
Frauen in der Landwirtschaft sind der Dreh- und Angelpunkt in vielen Betrieben. 29 Frauen aus den Landkreisen Cuxhaven, Rotenburg, Stade, Osterholz und aus Hamburg haben den 10-tägigen Kurs AgrarBüromanagerin I erfolgreich …
Mehr lesen...Was macht eigentlich eine AgrarBüromanagerin?
Eine AgrarBüromanagerin ist für die Verwaltungsaufgaben in einem landwirtschaftlichen Betrieb zuständig. Das könnte die Organisation von Büroabläufen, die Buchhaltung, die Kommunikation mit Lieferanten, …
Mehr lesen...Ziele SMART formulieren
Das Büro aufräumen! Sport treiben! Mehr Zeit mit der Familie verbringen! Am Anfang eines neuen Jahres sprudeln die guten Vorsätze nur so. Im Laufe der Zeit werden diese Ziele aber häufig aus den Augen verloren und die Jahres-…
Mehr lesen...Weitere Arbeitsgebiete
Veranstaltungen
6. Agrarexkursion 2024 - Märchenhaftes Mecklenburg -
15.05.2024 - 16.05.2024
Märchenhaftes Mecklenburg 2-tägige Busreise vom 15.-16. Mai 2024 Wir starten unsere Reise in der Elbetalaue, die mit ihren ausgedehnten Wiesen beste Futtergrundlage für Wiederkäuer liefert. Aber auch der Ackerbau soll nicht …
Mehr lesen...Alles in Ordnung! - Digitalisierung im Agrarbüro
22.05.2024 - 24.05.2024
Türmen sich die Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch? Haben Sie das Gefühl, den Überblick zu verlieren? Ein Büroalltag ohne Papier ist auch für die Landwirtschaft keine Zukunftsmusik mehr, sondern gelebte Realität. Mit …
Mehr lesen...Mitarbeiter gesucht – das gilt es zu beachten und so kann’s gelingen
29.05.2024
Dieses Seminar richtet sich an Betriebsleiter/ -innen, die Mitarbeiter/ -innen einstellen möchten und sich Gedanken zu Themen wie Arbeitsbedarf, Arbeitsentlohnung, Lohnkosten und Lohnnebenkosten, Arten von Arbeitsverhältnissen und …
Mehr lesen...AgrarBüromanagerin I
16.09.2024 - 02.12.2024
Vom Einsteigerwissen zum Insiderwissen – diesen Ansatz verfolgt die Seminarreihe für Frauen in landwirtschaftlichen Betrieben. Sie erhalten an 10 Seminartagen erste Basiskenntnisse rund um die Schreibtischarbeit und mit ihnen …
Mehr lesen...Wagen Sie einen Neuanfang! Dateien clever organisieren.
05.11.2024
Sind Sie auf dem Weg ins digitale Agrarbüro? Ihr Bildschirm ist überladen, und Sie haben jede Menge Dateien und Ordner ohne klare Struktur? Dann wagen Sie mit uns den ersten Schritt! Was im Haus funktioniert, hilft auch beim Computer: …
Mehr lesen...AgrarBüromanagerin I
06.11.2024 - 29.01.2025
Grundkurs Vom Einsteigerwissen zum Insiderwissen – diesen Ansatz verfolgt die Seminarreihe für Frauen aus landwirtschaftlichen Betrieben. Sie erhalten an 10 Seminartagen erste Basiskenntnisse rund um die Schreibtischarbeit und …
Mehr lesen...Beratungsangebote & Leistungen
AgrarBüromanagerin
Sie sind Freundin, Lebenspartnerin oder Ehefrau eines Landwirts. Sie sind Landwirtin oder Mitarbeiterin in einem landwirtschaftlichen Betrieb. Sie möchten sich erstmalig oder vertiefend mit landwirtschaftlichen Strukturen und …
Mehr lesen...Agrarbüro.Papierarm.Digital
Wie stelle ich jetzt die Weichen für ein digitales Büro? Wohin mit den digitalen Rechnungen, Fotos und Dateien? Wie manage ich erfolgreich E-Mails? Wie richte ich unser Büro und PC-Arbeitsplätze ergonomisch …
Mehr lesen...Arbeitskreis AgrarManagerin
Sie möchten über Neuerungen im Agrarbüro auf dem Laufenden bleiben und suchen einen fachlichen Austausch mit gleichgesinnten Frauen.
Mehr lesen...Drittmittelprojekte
5G Smart Country
Ausgangslage Weltbevölkerungswachstum, Ressourcenverknappung und schwieriger werdende klimatische Bedingungen machen es erforderlich, noch mehr Nahrung zu produzieren. Laut Prognosen muss die landwirtschaftliche Erzeugung mind. um 50% erhö…
Mehr lesen...Abibewässerung
Ausgangslage Die durch den Klimawandel zunehmend negative klimatische Wasserbilanz in der Vegetationsperiode führt zu einem erhöhten Bedarf an Wasser für die Feldberegnung. Gleichzeitig erfordert die zunehmende Nutzungskonkurrenz um …
Mehr lesen...ADAM
Ausgangslage ADAM ist ein 42-monatiges transdisziplinäres Forschungs- und Umsetzungsprojekt zur Steigerung der Biodiversität im Intensivgrünland. Es sind Partner aus der Wissenschaft (Bewilligungsempfänger Universität Gö…
Mehr lesen...AGrON
Ausgangslage In Deutschland gibt es regionale Unterschiede beim landwirtschaftlichen Nährstoffanfall. So gibt es beispielsweise in Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen Landkreise mit starkem Nährstoffüberschuss, aber auch …
Mehr lesen...AQUARIUS
Ausgangslage Die Niederschläge in der östlichen Lüneburger Heide sind deutlich niedriger als im übrigen Niedersachsen. Der eigentliche Wasserbedarf der landwirtschaftlichen Kulturen liegt dann oftmals sogar noch über …
Mehr lesen...Biotopverbund Grasland
Ausgangslage Hintergrund dieses Projektes ist der starke Rückgang artenreichen Grünlands und seine zunehmende Verinselung in landwirtschaftlich intensiv genutzten Räumen einerseits und der starke Flä…
Mehr lesen...