Im Posteingang sammeln sich täglich zahlreiche E-Mails. Zwischen Rechnungen, Newslettern und Rundmails kann da eine wichtige Nachricht schnell untergehen. Zum Beispiel die E-Mail vom Steuerberater, auf die Sie noch reagieren müssen.
Outlook kann solche Nachrichten automatisch hervorheben. Mit der bedingten Formatierung lassen sich E-Mails nach bestimmten Kriterien farblich kennzeichnen. So springen wichtige Nachrichten sofort ins Auge.
Beispiel: Alle E-Mails vom Steuerberater werden rot angezeigt.
So funktioniert es:
Öffnen Sie den Posteingang und wählen Sie im Menüband Ansicht → Ansichtseinstellungen → Bedingte Formatierung.
Klicken Sie auf Hinzufügen und vergeben Sie zunächst einen Namen für die neue Regel, zum Beispiel Steuerberater.
Über Schriftart legen Sie fest, wie die E-Mails dargestellt werden sollen – beispielsweise mit roter Schrift.
Wichtig: Klicken Sie anschließend auf den Button „Bedingung“.
Im folgenden Fenster Filtern legen Sie fest, welche E-Mails automatisch formatiert werden sollen.
Im Feld Von tragen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Steuerberaters ein. Alternativ können Sie die Adresse über das Adressbuch auswählen.
Bestätigen Sie die Einstellungen jeweils mit OK.
Fertig: Künftig werden die E-Mails Ihres Steuerberaters im Posteingang automatisch rot angezeigt. Sie gehen damit deutlich weniger leicht in der täglichen E-Mail-Flut unter.
Auch für andere E-Mails praktisch
Die bedingte Formatierung lässt sich für viele Situationen nutzen, zum Beispiel:
- E-Mails, bei denen Sie CC-Empfänger sind, hervorheben
- E-Mails mit einem bestimmten Stichwort im Betreff farblich markieren
- Nachrichten zu einem bestimmten Thema, etwa Agrarbüro, automatisch hervorheben
- wichtige Absender besonders sichtbar machen
So wird aus einem vollen Posteingang kein Suchspiel: Wichtige E-Mails erkennen Sie auf einen Blick.
Probieren Sie es aus!
Wenn es nicht übertrieben wird, sorgt die bedingte Formatierung für mehr Übersicht im Posteingang, und es sucht und findet sich leichter.
