Für die Umsetzung des digitalen Büros müssen eingehende Papierbelege schnell und einfach digitalisiert werden. Dafür ist ein Scanner im Büro hilfreich. Mit dem Smartphone funktioniert das aber heute genauso unkompliziert, ideal für unterwegs, sei es im Stall, auf dem Feld oder vom Küchentisch. Wichtig bleiben dabei eine gute Qualität des Scans und eine rechtssichere Ablage
Das Ziel ist eine saubere und gut lesbare Erfassung: guter Lichteinfall, eine ruhige Hand und ausreichender Kontrast durch einen dunklen Untergrund sind wichtig für ein gut lesbares Ergebnis.
Scanner-Apps korrigieren automatisch Verzerrungen und machen Texte besser lesbar. Achten Sie dabei immer auf den Bildausschnitt, der im Display angezeigt wird: Nicht alle Ecken und Ränder werden exakt erkannt.
Vergeben Sie auch unterwegs sofort nach dem Scannen klare Dateinamen, z. B.:
2026-06_Dieselrechnung_Meyer.pdf. So erkennen Sie schneller, um welchen Beleg es sich handelt und sparen Zeit bei der Ablage und der Buchführung.
Idealerweise landen die Belege ohne Umwege dort, wo sie gebraucht werden: in der Buchführung oder im Dokumentenmanagementsystem. Moderne Buchhaltungsprogramme bieten eigenen Apps zum mobilen Scannen an oder nutzen eine Schnittstelle zu gängigen Programmen.
Digitale Belege sollten unveränderbar gespeichert werden (bitte beachten Sie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, kurz GoBD ).
Achten Sie auf revisionssichere und vollständige Ablage, auch von unterwegs, mit regelmäßigen Backups (Sicherungen).
Eine kleine Auswahl hilfreicher Tools:
Der global weit verbreitete Anbieter Microsoft hat das Scannen von Dokumenten in die regulären Microsoft-Anwendung OneDrive integriert. Die beliebte App Microsoft Lens (ehemals Office Lens) ist im Frühjahr 2026 endgültig eingestellt worden. Die App wurde aus den Stores entfernt, und die Scan-Funktion in der App ist deaktiviert.
Adobe Scan ist ein weiterer globaler Player und bietet die App „Adobe scan“ an. Das Abscannen von Dokumenten wird ergänzt durch ein integriertes Bearbeitungstool: zuschneiden, Flecken entfernen und farbliche Anpassungen sind machbar. Die Inhalte des Dokumentes werden über die OCR- Texterkennung eingelesen und erleichtern die spätere Suchfunktion.
CAMScanner ist eine weitere kostenlose App, die das Erstellen von digitalen Belegen für Android und iOS- Geräten ermöglicht.
Auch landwirtschaftliche Buchhaltungsprogramme oder Dokumentenmanagementsysteme, die Sie im Büro hilfreich für die gesamte digitale Belegablage unterstützen, bieten eigene Apps an. Bei nlb online, topfarmplan, justfarming, DATEV und weiteren Anbietern ist es über die jeweilige App sehr einfach möglich, Papierdokumente mobil zu scannen, um sie direkt in das Programm hochzuladen.
Dies ist nur eine Auswahl von Tools und ist nicht vollständig! Schauen Sie selbst, welches Tool zu Ihnen passt und nehmen Sie sich Zeit für die Auswahl.
Wer auf passende Tools und eine klare Struktur achtet, spart Zeit im Agrarbüro und ist bestens für Betriebsprüfung und Buchführung gerüstet.
