Änderung im Agrarbüro: Ab 1. Januar 2027 werden elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnungen) zwischen Unternehmen Pflicht, wenn der Vorjahresumsatz 800.000 Euro übersteigt. Was ändert sich? Warum ist eine pdf-Datei keine E-Rechnung? Gibt es Vorteile? Wir haben die wichtigsten Fakten für Sie zusammengestellt.
Eine pdf-Rechnung ist keine E-Rechnung.
Eine Rechnung, die in eine pdf-Datei umgewandelt und per E-Mail verschickt wird, ist keine E-Rechnung. Warum nicht? Sie wird zwar in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Doch pdf-Dateien sind Bilder ohne weitere Informationen. Der Empfänger kann sie nicht ohne Zwischenschritte (etwa Texterkennung) digital weiterverarbeiten.
Eine E-Rechnung ist ein maschinenlesbarer Datensatz.
Das Zauberwort heißt „medienbruchfreier Rechnungsaustausch“. Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsdaten elektronisch übermittelt, automatisch empfangen und weiterverarbeitet. Sie ist zwar für das menschliche Auge nicht sichtbar, kann aber von elektronischen Programmen gelesen werden.
In Deutschland gibt es einen Plan bis 2028.
- Seit 2025 sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können.
- Seit 2026 müssen Unternehmen E-Rechnungen verschicken können.
- Eine Übergangsfrist bis Ende 2027 gilt für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 EUR.
- „Sonstige Rechnungen“ sind pdf- oder gescannte Papierrechnungen. Diese dürfen nur noch bis Ende 2026 gestellt werden. Allerdings nur, wenn der Empfänger zustimmt. Das kann konkludent verlaufen. Soll heißen: Der Empfänger muss nicht schriftlich zustimmen. Es reicht aus, wenn er das Verfahren stillschweigend akzeptiert.
- Gut zu wissen: Derzeit gibt es noch eine Ausnahme für Kleinstbetragsrechnungen (unter 250 EUR brutto). Ab 2028 spielt die Höhe der Rechnung keine Rolle mehr.
- Für bestehenden dynamischen Datenaustausch (in Form von so genannten EDI-Schnittstellen) gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2027.
Nach 2028 greifen keine Ausnahmeregelungen mehr, die E-Rechnung ist dann für alle Unternehmen Pflicht. Der Gesetzgeber sieht keine Vereinfachung für pauschalierende Land- und Forstwirte vor.
Wichtig für Kleinunternehmer:
Die Kleinunternehmergrenze liegt bei 25.000 EUR im Vorjahr und 100.000 EUR im laufenden Jahr.
Sie müssen auch nach 2028 keine E-Rechnungen schreiben. Sie müssen aber in der Lage sein, welche zu empfangen. Die Ausnahme gilt für die Ausstellungspflicht. Wenn ein Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen erstellen möchte, darf er das. Es kann auch passieren, dass Geschäftspartner oder öffentliche Auftraggeber E-Rechnungen fordern, weil sonstige Rechnungen in deren Prozessen nicht mehr verarbeitet werden können.
Übrigens: Deutschland ist nicht der Vorreiter in Sachen E-Rechnung. Italien, Polen und Frankreich sind in diesem Bereich wesentlich weiter.
XRechnungen und ZUGFeRD
In Deutschland werden aktuell zwei Formate akzeptiert: XRechnungen und ZUGFeRD.
Bei der XRechnung gibt es nur noch einen XML-Anhang. XML steht für Extensible Markup Language, übersetzt "erweiterbare Beschreibungssprache". Dahinter steckt eine Programmiersprache. Optisch ähnelt die XRechnung einer html-Seite im Internet. Der Rechnungsempfänger kann die Rechnung nicht lesen, es ist nur „Datensalat“ zu erkennen. Er kann sie aber mit entsprechender Software weiterverarbeiten. XRechnungen sind nicht neu, sie kommen im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz.
ZUGFeRD steht als Kurzform für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es ist eine hybride Form, es werden pdf-Rechnungen mit einem Anhang im XML-Format erstellt. Das ist für kleinere Betriebe besonders in der Anfangsphase praktisch, da sie die Rechnungen wie gewohnt lesen und verarbeiten können.
Bisher schreibt der Gesetzgeber nicht vor, wie E-Rechnungen übermittelt werden. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Die weitere Verarbeitung läuft in der Regel über das Buchführungstool. Das Programm analysiert die elektronischen Informationen “hinter” der Rechnung und macht Vorschläge, wie sie gebucht werden soll. Alternativ kann die Rechnung mit dem Online-Banking verbunden werden, die Überweisung ist dann im Handumdrehen erledigt. Denken Sie an die rechtssichere Speicherung. E-Rechnungen müssen genauso lange aufbewahrt werden wie herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnungen.
Technische Ausstattung
Zum Erstellen einer E-Rechnung ist eine Software erforderlich, die Rechnungen in einem gültigen XML-Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellen kann. Das kann eine kostenlose Software sein. Entscheidend ist der Datenschutz, da Rechnungen sensible und persönliche Daten enthalten. Es gibt ausführlichere Programme, für die man einmalig, monatlich oder jährlich bezahlt. Lesen Sie das Kleingedruckte! Der Server sollte in Deutschland stehen. Im Zweifel hilft ein Gespräch mit dem Steuerberater.
Und der Mehrwert von E-Rechnungen?
Zwar ist die Neuerung zunächst mit Aufwand und Umstrukturierungen verbunden, Arbeitsabläufe ändern sich. Doch E-Rechnungen haben Vorteile. Sie geben schnell Antworten, Aktenwühlen war gestern! Welche Menge wurde geliefert? Welche Kostenstelle ist betroffen? Das spart Zeit und Nerven bei der Abrechnung. Lieferscheine, die die Rechnung begleiten, können so digitalisiert werden. Nicht zu unterschätzen: Die Fehleranfälligkeit geht gegen null. Denn es müssen keine Daten mehr per Hand eingegeben werden, lästige Zahlendreher sind ausgeschlossen. Wer E-Rechnungen versendet, spart Geld für Druck, Papier und Porto. Der Postweg entfällt, die Rechnung kommt schneller an und wird vielleicht auch schneller bezahlt. Im Gegensatz zur pdf-Rechnung enthält eine E-Rechnung zusätzliche wichtige Informationen für die weitere Verarbeitung. E-Rechnungen sind ein weiterer Schritt in Richtung digitale Ablage und vermeiden Pendelordner und Papierchaos. In jedem Fall vereinfacht die E-Rechnung die Arbeit im Agrarbüro.
Mehr erfahren Sie bei unserer Online-Veranstaltung am 20.11.2026, 10-11 Uhr.
Im Fokus: Das Agrarbüro – E-Rechnung. Vorgaben verstehen. Abläufe optimieren
