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Schnellbausteine in der Textverarbeitung

Rechnungen, Protokolle und Korrespondenz: Ohne ein Programm für die Textverarbeitung läuft im Agrarbüro gar nichts. Hier kann Zeit eingespart werden. Denn der „Schreibkram“ wird auch in Zukunft eher mehr als weniger werden. Hilfreich sind Schnellbausteine.

In jedem Brief gibt es Standardformulierungen, die immer wieder vorkommen. Beispiel: „Sicherlich haben Sie vergessen, die letzte Rechnung zu begleichen.“ Diese Standardformulierungen können als Schnellbausteine angelegt und so schnell in jedes Dokument eingefügt werden.

Um einen Schnellbaustein zu erstellen, muss der Text einmal geschrieben werden. Dann wird er markiert. Mit der Tastenkombination ALT+F3 öffnet sich das Fenster NEUEN BAUSTEIN ERSTELLEN. In das Feld NAME wird eine Abkürzung eingegeben, mit der später der Schnellbaustein aufgerufen wird. Das sollten möglichst kurze und einprägsame Kürzel sein (maximal 32 Zeichen).

Wie gelangt der Schnellbaustein in den Text?
Ist der Schnellbaustein einmal angelegt, kann er schnell eingesetzt werden. Dafür den Cursor an die richtige Stelle setzen. Dann schreiben Sie die Abkürzung des Schnellbausteins (etwa Mahnung). Sobald auf dem Bildschirm eine Vorschau erscheint, drücken Sie ENTER. Bei älteren Versionen funktioniert ENTER nicht. Hier drücken Sie die Funktionstaste F3, wenn die Vorschau erscheint. Word tauscht die Abkürzung gegen den Schnellbaustein aus. Das klappt auch mit längeren Texten, etwa der Bankverbindung oder einer Wegbeschreibung.

Wenn es schnell gehen muss, hilft die Autokorrektur.
Einige (Tipp-)Fehler wiederholen sich. Umso praktischer, dass Word sie während der Eingabe automatisch korrigieren kann. Diese Autokorrektur versteckt sich in den Optionen unter dem Thema DOKUMENTPRÜFUNG. Mit einem Klick auf den Button AUTOKORREKTUR-OPTIONEN öffnet sich das entsprechende Menü.

Beispiele: lwk wird automatisch korrigiert in Landwirtschaftskammer, aus bga wird Biogasanlage.


Kontakt:
Anne Dirking
Allgemeine Weiterbildung, Agrarbüro und EDV
Telefon: 0581 8073-142
Telefax: 0581 8073-99142
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Stand: 18.03.2021