Scannen von Geschäftspost und Belegen, digitale Personalakten, moderne Softwarelösungen zur Dokumentenverwaltung – all das sind Bestandteile der Digitalisierung im Agrarbüro und gehören auf vielen landwirtschaftlichen Betrieben bereits zum Alltag. Doch dabei stellen sich einige Fragen: Was darf nach dem Scannen direkt vernichtet werden? Müssen bestimmte Dokumente im Original vorliegen und was ist, wenn der Prüfer kommt?
Bei dem ersetzenden Scannen werden Papierdokumente, etwa Rechnungen, rechtssicher digitalisiert und könnten anschließend vernichtet werden. Dabei müssen allerdings einige Voraussetzungen erfüllt werden: Einzuhalten sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Dabei sind die wichtigsten Anforderungen die Unveränderbarkeit der einmal gespeicherten Daten, die zeitnahe Erfassung, die Vollständigkeit und Richtigkeit sowie die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, auch für Dritte, wie Prüfer. Ein zentraler Bestanteil ist die Verfahrensdokumentation, die unbedingt erstellt werden muss. Hierbei handelt es sich um eine Prozessbeschreibung, wie im Betrieb Belege empfangen, erfasst, digitalisiert, bearbeitet, weitergegeben und aufbewahrt werden. Die Verfahrensdokumentation sollte ein „lebendes Dokument“ sein, das regelmäßig angepasst wird. Weitere Informationen finden sie hier.
Dokumente, die weiterhin im Original aufbewahrt werden müssen.
Selbst wenn alle Vorschriften zur rechtssicheren Digitalisierung eingehalten werden, müssen einige Dokumente nach wie vor im Original auf Papier vorliegen (kein Anspruch auf Vollständigkeit):
- Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen, um der Anforderung „Original mit Unterschrift“ gerecht zu werden, auch wenn diese digital unterschrieben wurden
- Unterlagen für Zollverfahren
- Notarielle Urkunden und Verträge
- Rechnungen für Garantiefälle, insbesondere bei größeren Anschaffungen, die noch im Betrieb sind
- Befristete Arbeitsverträge, Arbeitsverträge mit Wettbewerbsverbot, Aufhebungsverträge Kündigungsschreiben
- Sonderfall: Rechnungen auf Thermopapier: Bons (z.B. Tankbelege, Supermarkteinkäufe) gelten als Rechnungen und müssen ebenfalls 8 Jahre aufbewahrt werden. Da Thermopapier aber schnell verblasst, empfiehlt sich die digitale Ablage und eine Kopie auf Normalpapier, die zum Bon gelegt wird.
Kiste statt Papierkorb
Generell gilt aber bei allen Dokumenten: „Eingescannt, abgelegt und weg damit“ ist ausdrücklich nicht zu empfehlen! Gehen Sie auf Nummer sicher, indem Sie Belege, Lieferscheine und andere bereits digitalisierte Dokumente nach Datum sortiert in Kisten chronologisch ablegen und diese sicher verwahren. Dank der digitalen Ablage kennen Sie das Ablagedatum. Mit einer sinnvollen Beschriftung der Kiste (z. B. nach Wirtschaftsjahr oder Kalenderjahr) finden Sie bei Bedarf schnell das richtige Dokument im Original. Und Zeit sparen Sie damit trotzdem, denn das mühselige Abheften in den richtigen Ordnern fällt weg. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen können die Kisten dann vernichtet werden.
Aufbewahrungsfristen
In Deutschland ist gesetzlich geregelt, wer welche Papiere wie lange aufbewahren muss. Privatpersonen haben sich an die steuerrechtlichen Vorgaben zu halten. Unternehmer müssen zusätzlich handelsrechtliche Vorschriften befolgen. Abhängig von der Branche können noch andere Aufbewahrungspflichten relevant sein, wie beispielsweise in der Landwirtschaft.
Folgende Fristen sind in der Landwirtschaft zu beachten:
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Art der Unterlage |
Aufbewahrungsdauer |
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Aufzeichnung Pflanzenschutzmaßnahmen |
3 Jahre |
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Bestandsregister |
3 Jahre |
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Bestandsbuch Tierarzneimittel |
5 Jahre |
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Lieferschein Futtermittel |
5 Jahre |
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Angebote mit Auftragsfolge, Geschäftsbriefe |
6 Jahre |
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Mietunterlagen nach Vertragsende |
6 Jahre |
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Düngedokumentation |
7 Jahre |
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Bodenuntersuchungsergebnisse |
7 Jahre |
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Buchungsbelege wie Rechnungen |
8 Jahre |
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Eröffnungsbilanzen, Abschlussbilanzen, Inventare |
10 Jahre |
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Klärschlamm-Lieferscheine |
30 Jahre |
(Kein Anspruch auf Vollständigkeit, Stand August 2025)
Dabei gilt die Aufbewahrungsfrist immer ab Ende des Kalenderjahres. Bedeutet bei einer Rechnung aus August 2025 mit einer Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren beginnt die Frist am 01.01.2026 und endet am 31.12.2033.
Ausnahme: Bei laufenden Betriebsprüfungen, Einsprüchen, vorläufigen Steuerfestsetzungen oder bei anhängigen steuer-, straf- oder bußgeldrechtlichen Ermittlungen ist eine längere Aufbewahrung notwendig.
Sind sie sich unsicher, ob und wie lange ein Beleg aufbewahrt werden muss, dann fragen Sie dort nach, wo der Beleg erstellt wurde.
Besonderheiten Personalunterlagen – zwischen Aufbewahrungsfristen und Löschfristen
Mit der Umstellung auf digitale Personalakten gelten für Sie als Arbeitgeber weiterhin bestimmte Aufbewahrungsfristen – und einige Dokumente müssen im Original erhalten bleiben.
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Art der Unterlage |
Aufbewahrungsdauer |
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Nachweise über Mindestlohnzahlungen |
2 Jahre |
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Beiträge zur Sozialversicherung |
5 Jahre |
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Steuerlich relevante Unterlagen wie Lohnabrechnungen, Reisekostenabrechnungen, Fahrtenbücher |
6 Jahre |
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Lohnunterlagen, |
10 Jahre |
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Ansprüche in Bezug auf Altersvorsorge |
30 Jahre |
- Ausschluss- und Verjährungsfristen: Bis zum Ablauf von 3 Jahren nach den gesetzlichen Verjährungsvorschriften aus dem Arbeitsverhältnis können noch Ansprüche auf Schadensersatz oder die Erstellung eines Arbeitszeugnisses geltend gemacht werden. Länger sind die Fristen bei Ansprüchen in Bezug auf die Altersvorsorge. Diese Ansprüche verjähren erst nach 30 Jahren.
- Nach Ausscheiden aus dem Betrieb: Nach Datenschutzgesetz löschen,
Ausnahme: Aufbewahrungsfristen, offene Ansprüche des Mitarbeitenden (Vergütung, Urlaub), - Weiterhin im Original: Arbeitsverträge, Arbeitsverträge mit Wettbewerbsverbot, Aufhebungsverträge Kündigungsschreiben
Grundsätzlich stehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen vor Löschfristen im Sinne des Datenschutzes. Dennoch darf der Arbeitgeber personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie es zur Verarbeitung erforderlich ist. Insbesondere Gesundheitsdaten sollten nicht länger als nötig aufbewahrt werden. Die komplette Personalakte sollte allerdings erst vernichtet werden, wenn alle gegenseitigen Ansprüche erfüllt sind.
Und nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen?
Dann dürfen die Dokumente aus den Kisten in den Aktenvernichter. Bei größeren Mengen kann die Anfrage bei einem Dienstleister Sinn ergeben. Hier gibt es schon für 50 € erste Angebote für Container zur Aktenvernichtung.
Aufbewahren, aber mit Augenmaß
Um nicht den Überblick zu verlieren und auf der sicheren Seite zu sein, lohnt sich ein pragmatischer Blick auf die Ablage: Alles was bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden muss, kommt nach dem Scannen in eine gemeinsame Kiste und wird nach den 10 Jahren entsorgt. Nur Dokumente mit längeren Fristen sollten separat abgelegt werden.
Und lange nicht alles, was im Büro landet, muss archiviert werden. Einladungen zu längst vergangenen Veranstaltungen, alte Notizzettel und Fachzeitschriften oder Werbematerialien des letzten Messebesuchs aus der Jackentasche gehören weder auf den Schreibtisch noch in eine Kiste, sondern ganz einfach in den Papierkorb.
