Verfahrensdokumentation nach GoBD

Im Büro ein Muss: die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD). Das Herzstück ist die Verfahrensdokumentation. Was steckt dahinter?

Diese trockene Theorie ist ein unbeliebtes Thema. Es handelt sich um eine schriftliche Auflistung, wie organisatorisch und technisch mit Daten im Betrieb umgegangen wird. Mit anderen Worten: Es wird der Weg eines Beleges vom Eingang zur Ablage bis hin zur Entsorgung beschrieben. Das betrifft sowohl das analoge Papier als auch die digitalen Daten. Aktuell muss sie sein, das heißt Änderungen müssen zeitnah in die Dokumentation eingefügt werden. Zwar kann der Steuerberater zurate gezogen werden. Doch verantwortlich ist jeder Unternehmer selbst.

 

Wozu das Ganze?
Die Dokumentation weist nach, dass die Daten so behandelt werden, wie es nach dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenverordnung (AO) und den GoBD vorgeschrieben ist. Buchführung und Belegablage müssen nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Alles muss so dokumentiert sein, dass ein sachverständiger Dritter (etwa ein Steuerprüfer) schnell im Bilde ist. Er muss erkennen können, wie die Daten entstanden und angezeigt werden. Deutlich muss auch werden, wie sie gegen Verlust und Fälschung gesichert und im Notfall wiederhergestellt werden. Die Dokumentation dient als Beweis für eine strukturierte Büroarbeit.

 

Was passiert, wenn ein Betrieb keine Verfahrensdokumentation hat?
Das bedeutet nicht automatisch, dass der Betriebsprüfer die Buchführung verwirft. Es kann allerdings passieren, dass er die Buchführung als mangelhaft ansieht. Jeder Betrieb entscheidet selbst, ob er dieses Risiko eingeht.

 

Wer muss eine Verfahrensdokumentation haben?
Jeder Unternehmer – ganz egal ob Großkonzern, Mittelständler, Einzelunternehmer oder Freiberufler ohne Mitarbeiter. So steht es in den GoBD, und zwar seit 2015. Gemäß Textziffer 151 der GoBD muss sie für jeden Geschäftsprozess erstellt werden, der aus steuerlicher Sicht relevant ist. Wer mit viel Bargeld arbeitet, sollte ein besonderes Augenmerk darauf haben. Denn seit 2018 kann das Finanzamt innerhalb der Geschäftszeiten unangekündigt prüfen, ob die Kasse stimmt. Dabei gibt die Verfahrensdokumentation Aufschluss über das Tun rund um das Kassensystem.

 

Der Teufel steckt im Detail.
Es gibt zwar im Internet Musterdokumentationen und Checklisten. Doch viele Unternehmen wissen schlichtweg trotzdem nicht, wie sie an die Sache herangehen sollen. Denn es müssen jede Menge Informationen zusammengetragen und aufbereitet werden. Und eine gesetzliche Vorgabe, wie eine Dokumentation aussehen muss, gibt es nicht. Einfach alles aufzuschreiben, was im Unternehmen passiert, ist sicherlich besser als gar keine Dokumentation. Jedoch findet man in den GoBD einen Vorschlag für eine Gliederung. Dieser umfasst fünf Abschnitte, die eine Orientierung geben. Sie verschwimmen und können unterschiedlich ausführlich sein. Wer sich daran orientiert, beantwortet die wichtigsten Fragen.

 

1. Allgemeine Beschreibung
   Hier gehören allgemeine Angaben zum Unternehmen hinein. Außerdem wird erklärt, wie die steuerrelevanten Prozesse organisiert sind. Hilfreiche Fragen: Wer macht was wann? Wo werden die Daten und Unterlagen aufbewahrt? Werden Bereiche ausgelagert, und wenn ja, an welchen Dienstleister? Gilt die Dokumentation für den Gesamtbetrieb oder für einen Betriebszweig?

 

2. Anwenderdokumentation
   Im Fokus: Wie werden eingehende Dokumente und Belege erfasst? Hier werden Papierbelege und digitale Belege unterschieden. Wie werden Daten geprüft, vorbereitet, digitalisiert, abgelegt, archiviert und vernichtet? Wer kontrolliert das, und wer trägt die Verantwortung? Wie werden neue Mitarbeiter eingewiesen? Welche Hilfsmittel kommen zum Einsatz: Scanner, Eingangsordner, Ablagekasten, Smartphone…? Welche Schulungen gibt es? Wer ist der Administrator?

 

3. Technische Systemdokumentation
   Welche Hardware (PC, Scanner usw.) steht im Büro? Angegeben werden müssen Hersteller und Produkt sowie weitere technische Daten wie Prozessor und Grafikkarte. Mit welcher Software wird gearbeitet? Programmhandbücher müssen zugänglich sein. Gibt es Schnittstellen zwischen den Programmen? Sprich: Greift ein Programm auf die Daten eines anderen Programmes zu? Wie werden die Daten vor Verlust geschützt? Machen Sie hier Angaben zur Datensicherung (wann, wie oft, von wem, auf welchem Medium). Wo werden die Papierbelege aufbewahrt (Archivraum, abgeschlossener Schrank...).

 

4. Betriebsdokumentation
   Hier werden Anweisungen und Dokumentationen zur Computertechnik untergebracht. Wie viele Personen arbeiten damit? Wie ist die Benutzerverwaltung geregelt? Wer hat Zugriff auf die Daten? Wer ist für was zuständig? Nennen Sie Name und Funktion der Person und welche Aufgabe sie hat.

 

5. Internes Kontrollsystem (IKS)
   Beschreiben Sie die Überwachung der Abläufe (Kontrollüberprüfung). Im Klartext: Schreiben Sie dezidiert auf, wer wofür verantwortlich ist. Wie stellen Sie sicher, dass die festgelegte Vorgehensweise eingehalten wird?

 

Das ersetzende Scannen
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen schreiben vor, wie lange Unterlagen und Daten im Betrieb bleiben müssen. Alle müssen während ihrer Aufbewahrungszeit vorgelegt werden können. Das ersetzende Scannen ermöglicht, die Papiere nach dem Scannen zu vernichten. Eine wasserdichte und eindeutige Verfahrensdokumentation wird auch hier verlangt. Sie erklären, wie der Ablauf vonstattengeht. Denn das beweist, dass alle Vorgaben der Finanzverwaltung eingehalten werden. Dokumentiert werden muss, welche Dokumente von wem digitalisiert werden. Womit geschieht das, per Scanner, Multifunktionsgerät oder Foto per Smartphone? Wann geschieht das? Von wem wird das Papier wann und wie vernichtet? Wie werden Fehler dokumentiert?

 

Welche Anforderungen gibt es?
In der GoBD steht nicht, wie umfangreich eine Verfahrensdokumentation sein muss. Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater. Wenn die Abläufe in den Betrieben bekannt sind, weiß er, worauf es bei der Dokumentation ankommt. So wird sie nicht zu knapp, aber auch nicht zu aufwendig. Und Sie sind auf der sicheren Seite.

 

Die Verfahrensdokumentation ist „lebendig“.
Eine formelle Vorgabe zur Strukturierung gibt es nicht. Experten empfehlen, sie in zwei Bereiche zu teilen: Teil 1 beschreibt die Systeme und Prozesse. Teil 2 beinhaltet Arbeitsanweisungen, Protokolle und das IKS. Es ist egal, ob sie in Papierform vorliegt oder digital. Überhaupt können Art, Umfang und Inhalt stark variieren.

Nichts ist beständiger als der Wandel. Prozesse ändern sich, Mitarbeiter wechseln, Geräte und Software werden ausgetauscht. Die Dokumentation muss aktuell gehalten werden. Soll heißen: Änderungen müssen dokumentiert und die alten Versionen aufbewahrt werden. Wenn sich etwas ändert, schreiben Sie es auf, heften die Seite dazu oder fügen die Beschreibung digital ein.

Eine Verfahrensdokumentation muss 10 Jahre aufbewahrt werden. Das betrifft den aktuellen Stand und alle vorangegangenen Versionen innerhalb dieses Zeitraums. Alle beteiligten Personen müssen die Aufzeichnung kennen. Sie muss zu jeder Zeit von jedem einsehbar sein.

 

Welchen Nutzen hat der Betrieb?
Es bedeutet einiges an Zeit, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Und damit ist es nicht getan, denn jede Veränderung muss eingearbeitet werden. Obwohl sie lästig ist und sicherlich nicht zur Lieblingsbeschäftigung eines Unternehmers gehört, betrachtet das Finanzamt sie als verpflichtend. Machen sie aus der Not eine Tugend: Einmal angefertigt, ist sie ein nützliches Handbuch. Denn für jeden Betriebsangehörigen kann diese Dokumentation eine jederzeit verfügbare und nachvollziehbare Anleitung sein. Jeder neue Mitarbeiter kann damit schnell eingearbeitet werden. Das ist gerade in größeren Betrieben ein Pfund.

Stichwort Betriebsblindheit: Beim Aufschreiben der Prozesse sieht man möglicherweise Potential für Verbesserungen. Praxistipp: Notieren Sie gemeinsam Schritt für Schritt, was zu tun ist. So bleiben keine Lücken. Das hilft vielleicht auch dabei, umständliche und zeitraubende Abläufe zu erkennen und zu verbessern. Die lästige Dokumentation kann also einen echten Mehrwert bringen.

 

Übernehmen Sie Verantwortung für das Thema.
Erwarten Sie nicht, dass Sie sofort die perfekte Dokumentation auf´s Papier bringen werden. Statt akribisch alle Punkte im Detail abzuarbeiten, konzentrieren Sie sich zunächst auf einen überschaubaren Bereich, etwa die Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Wenn das gut läuft, legen Sie sich ein Raster an und machen weiter. Kleine Schritte bringen auch hier den Erfolg.