Am 17. Oktober feiern wir ein ungewöhnliches Datum: den Tag der Tabellenkalkulation. 1979 revolutionierte die erste digitale Tabelle das Arbeiten am PC. Ein guter Anlass, sich frische Impulse zu holen! Von Düngeplanung über Schlagkartei bis zur Tierliste - Excel ist aus vielen Agrarbüros nicht wegzudenken. Wer das Programm clever nutzt, spart Zeit und Nerven. Hier kommen vier Tipps, die Ihren Büroalltag spürbar erleichtern – ganz ohne Programmierkenntnisse!
Die Blitzvorschau – Muster erkennen, Zeit sparen
Ein Beispiel: Es gibt zwei Spalten: Vorname („Max“) und Nachname („Mustermann“). Diese sollen zusammengefasst werden. So klappt es: In der Zielzelle ein Beispiel eintippen (z. B. „Max Mustermann“), mit ENTER bestätigen. Dann STRG + E drücken: Excel füllt den Rest der Spalte automatisch aus.
Wichtig zu wissen: Damit es klappt, müssen die Spalten direkt nebeneinanderliegen – ohne Leerzeilen dazwischen. Die Funktion finden Sie auch im Menüband unter Daten - Blitzvorschau. Die Blitzvorschau funktioniert immer dann, wenn Excel in einer Tabelle ein Muster erkennt.
Daten verstecken statt löschen
Einige Daten in einer Excel-Tabelle sind für Berechnungen wichtig, sollen aber nicht sichtbar sein, etwa Zwischenergebnisse oder sensible Informationen. Löschen ist riskant und keine Option, denn das zerstört die Formeln. Die Lösung: Ausblenden statt löschen.
Mit kompletten Spalten oder Zeilen ist es einfach: Zeile oder Spalte markieren (durch Klick auf den Spalten- oder Zeilenkopf), dann rechte Maustaste – Ausblenden. Alternativ klappt es auch mit der Tastenkombination STRG + 8.
Und wie tauchen die ausgeblendeten Spalten/Zeilen wieder auf? Zum Wiederanzeigen werden die angrenzenden Spalten/Zeilen markiert, dann rechte Maustaste - Einblenden. Oder STRG + SHIFT + ( (Klammer öffnen)
Sie möchten einzelne Zellen unsichtbar machen?
Dann markieren Sie die Zellen, klicken die rechte Maustaste und wählen im Kontextmenü Zellen formatieren aus. Im Register Zahlen finden Sie die Kategorie Benutzerdefiniert, hier geben Sie in das Feld Typ ;;; (3 Semikolon) ein. Ergebnis: Die Daten sind zwar noch vorhanden, aber auf dem Blatt nicht mehr zu sehen. Achten Sie beim Rechtsklick darauf, dass der Mauszeiger direkt auf der Markierung liegt und nicht bewegt wird.
Schnell zum richtigen Tabellenblatt
Viele Tabellenblätter, etliche Klicks, bis Sie das richtige gefunden haben? Gerade bei großen Excel-Mappen mit vielen Blättern verliert man schnell den Überblick. Wer nicht mühsam durchklicken möchte, sollte die Navigationspfeile unten links im Auge haben. Mit einem Rechtsklick auf diese Pfeile erscheint eine Liste aller Tabellenblätter. Nun das Richtige anklicken und direkt hinspringen. So behalten Sie selbst bei 50 Blättern den Überblick.
Intelligente Tabellen und Etiketten
Mit intelligenten Tabellen arbeiten Sie schneller, strukturierter und übersichtlicher. So erstellen Sie eine intelligente Tabelle: Markieren Sie den Bereich und drücken gleichzeitig STRG + T. Alternativ wählen Sie im Menüband Einfügen den Button Tabelle. Intelligente Tabellen machen das Arbeiten komfortabler: Die Spaltenüberschriften bleiben beim Scrollen sichtbar. Neue Daten werden automatisch formatiert. Filter & Sortierung sind sofort aktiv. Formeln passen sich dynamisch an. Das ist perfekt für Listen, Planungen und Aufstellungen – kurz: für alle, die ihre Daten gut im Griff haben möchten.
Sobald Sie eine Tabelle markiert haben, erscheint unten rechts die Schaltfläche Intelligente Etiketten. Alternativ klappt es auch mit der Tastenkombination STRG + Q, wenn Sie sich in der Tabelle befinden. Es lohnt sich, einen genaueren Blick darauf zu werfen. Dieses Werkzeug kann die Arbeit erleichtern. Damit lassen sich Daten nicht nur formatieren und berechnen, sondern auch übersichtlich und effizient strukturieren.
Wichtig: Intelligente Tabellen und Etiketten stehen nur in neueren Excel-Versionen zur Verfügung.
