Typisch für viele Familienbetriebe ist die klassische Aufgabenteilung: Die Frau kümmert sich um Buchführung, Schriftverkehr und Behördenpost, der Mann bringt Belege und Rechnungen mit, manchmal per WhatsApp-Foto, manchmal auf einem Zettel aus der Jackentasche. Beide wissen, dass das Büro wichtig ist, doch vieles passiert „nebenbei“. Oft fehlt die klare Absprache, wer Fristen im Blick behält, wer Belege digital ablegt oder wer mit dem Steuerberater kommuniziert.
Kommunikation statt Missverständnisse
In vielen Betrieben läuft die Bürokommunikation nebenher zwischen Stall und Küche, beim Frühstück oder am Abend auf dem Sofa. Das ist bequem, aber riskant, denn wichtige Absprachen gehen dabei leicht verloren. Familie Meyer aus Uelzen hat das geändert. Montags um neun gibt es ein festes 15-Minuten-Büromeeting mit Kaffee, Notizblock und klarer Struktur. „Seitdem läuft vieles ruhiger“, sagt Frau Meyer. „Früher musste ich ständig erinnern, jetzt klärt sich vieles von selbst.“ Solche kurzen Besprechungen schaffen Transparenz, klären offene Punkte und verhindern, dass Aufgaben doppelt oder gar nicht erledigt werden. Wer regelmäßig miteinander spricht und die Aufgaben notiert, sorgt dafür, dass alle auf demselben Stand sind und Missverständnisse gar nicht erst entstehen.
Klare Zuständigkeiten – weniger Reibung, mehr Struktur
Teamarbeit braucht klare Rollen. Auf dem Hof Müller im Landkreis Diepholz war lange unklar, wer sich um welche Aufgaben kümmert. „Früher haben wir vieles doppelt gemacht“, erzählt Herr Müller. „Heute hat jeder sein Feld, und das funktioniert.“ Die Tochter ist für die digitale Buchführung zuständig, der Vater sortiert die Post und die Mutter prüft am Monatsende die Unterlagen. Eine einfache Aufgabenübersicht hilft, den Überblick zu behalten und Verlässlichkeit zu schaffen. Hilfreich sind sichtbare Strukturen – zum Beispiel ein Whiteboard oder eine digitale To-do-Liste wie Microsoft To Do oder Trello. Wenn Aufgaben und Zuständigkeiten für alle erkennbar sind, gibt es weniger Nachfragen und mehr Verbindlichkeit.
Stärken nutzen – Generationen verbinden
In Familienbetrieben treffen unterschiedliche Generationen aufeinander. Das ist ein großer Vorteil, wenn man die Stärken richtig einsetzt. Die Älteren bringen Erfahrung, Überblick und Wissen über betriebliche Abläufe mit, die Jüngeren digitale Kompetenz und frische Ideen. Ein gelungenes Beispiel ist der Hof Meyer: Der Vater kennt die Ansprechpartner und Abläufe, die Tochter organisiert die digitale Ablage in der Cloud und übernimmt die Kommunikation mit dem Steuerbüro online. So wird das Wissen der einen Generation mit den Werkzeugen der anderen kombiniert, und das Büro gewinnt an Effizienz und Zukunftsfähigkeit. Wer Stärken gezielt nutzt, statt Unterschiede zu betonen, schafft Vertrauen, sorgt für umfassenden Wissenstransfer, erhöht die Motivation und erntet ein gutes Arbeitsklima.
Wertschätzung – der unsichtbare Motor
Gute Teamarbeit lebt von gegenseitiger Wertschätzung. Gerade im Familienbetrieb wird viel geleistet, ohne dass es jemand merkt. Ein einfaches „Danke, dass du das erledigt hast“ kann hier mehr bewirken als jede neue Software. Auf dem Hof Schulz aus der Nähe von Osnabrück ist das fester Bestandteil der Zusammenarbeit: Einmal im Quartal setzen sich alle zusammen, schauen auf die To-do-Liste und feiern sich selbst, was alles geschafft wurde. Dafür gibt es Kaffee und Kuchen, ein kleines Ritual mit großer Wirkung. „Das tut gut“, sagt Frau Schulz. „Man merkt, dass das Büro auch unser gemeinsamer Erfolg ist.“ Wertschätzung stärkt die Motivation und sorgt dafür, dass Büroarbeit nicht als Pflicht, sondern als gemeinsames Ziel verstanden wird.
Zusammenarbeit mit externen Partnern
Zum Team im Familienbetrieb gehören nicht nur Familienmitglieder. Auch Steuerberater, Agrarberater oder Behörden sind Teil des Systems. Wenn das Büro gut organisiert ist, profitieren alle Beteiligten. Familie Lammers aus der Nähe von Göttingen arbeitet beispielsweise mit einem Steuerbüro zusammen, das direkten Zugriff auf die digitale Ablage hat. „Das spart uns jeden Monat mehrere Stunden“, erzählt Frau Lammers. „Früher mussten wir alles zusammensuchen, jetzt ist alles da, wo es hingehört.“ Eine klare Struktur und verlässliche Abläufe erleichtern die Zusammenarbeit mit externen Partnern erheblich und sorgen für professionelle Kommunikation und ein höheres Ansehen nach außen.
Ein gemeinsames Ziel verbindet
Erfolgreiche Teams wissen, wofür sie sich einsetzen. Familie Hanke aus dem Emsland hatte genug von der zeitraubenden Papierflut. Ihr gemeinsames Ziel lautete: „Wir wollen das Büro papierarm machen.“ Seitdem digitalisieren sie alle Belege direkt nach dem Eintreffen. Das Ziel verbindet, weil jeder versteht, warum die Veränderung sinnvoll ist. Ein gemeinsames Ziel schafft Motivation und Zusammenhalt, egal ob es um die Digitalisierung, eine neue Ablagestruktur oder eine bessere Aufgabenverteilung geht. Wichtig ist, regelmäßig zu prüfen, ob das Ziel noch passt, und Erfolge sichtbar zu machen.
Zehn Tipps für gute Teamarbeit im Familienbüro
- Zuständigkeiten festlegen: Wer macht was? Schreiben Sie es auf!
- Regelmäßige Kurzbesprechungen einführen: 15 Minuten pro Woche reichen.
- Ein gemeinsames Ziel formulieren: Zum Beispiel „digitaler werden“ oder „Ablage vereinfachen“.
- Aufgaben sichtbar machen: Whiteboard, Magnettafel oder To-do-App nutzen.
- Einheitliche Ablagestruktur schaffen: Klare Ordnernamen und feste Regeln helfen allen.
- Feste Bürozeiten einplanen: Wer konzentriert arbeitet, macht weniger doppelt.
- Aufgabenübergaben dokumentieren: Kurze Notizen oder Häkchen in der To-do-Liste reichen.
- Wertschätzung zeigen: Ein ehrliches Lob motiviert und stärkt das Miteinander.
- Unterschiede akzeptieren: Jede Generation bringt eigene Stärken mit.
- Einmal im Jahr Bilanz ziehen: Was läuft gut? Was kann besser werden?
Fazit
Teamarbeit im Familienbetrieb entsteht nicht von selbst. Sie braucht klare Strukturen, offene Kommunikation und gegenseitige Wertschätzung. Wenn alle wissen, was zu tun ist, Zuständigkeiten klar geregelt sind und gemeinsame Ziele bestehen, wird das Agrarbüro nicht zum Stressfaktor, sondern zum Erfolgsfaktor des Hofs. Denn ein starkes Büro-Team sorgt nicht nur für Ordnung im Papierstapel, sondern auch für Harmonie im Alltag. Und das ist – gerade im Familienbetrieb – unbezahlbar.
