In jedem Agrarbüro gibt es Geräte, die immer dieselben Fragen aufwerfen, weil sie nicht selbsterklärend sind. Wenn sie nur wenige Male im Jahr bedient werden, muss man sich jedes Mal neu eindenken. Das kostet Zeit und Nerven. Hier helfen kurze und klare Anleitungen. Sie machen den Büroalltag leichter.
Diese Zettel bringen Sie direkt am Gerät an.
Typische Beispiele: Scannen von Vorder- und Rückseite. Umleitung des Bürotelefon auf das Smartphone. Wechseln des Toners am Drucker. Stichwort Drucker: Papierstau nervt. Erstellen Sie einen „Erste-Hilfe-Plan“ für den Drucker. Welche Schritte müssen getan werden, wenn eine Fehlermeldung kommt? Schreiben Sie die Nummer des Kundendienstes auf den Zettel.
Beispiel für eine Kurzanleitung
Drucker: Verkleinern von A3 auf A4
- Papier ins obere Fach legen.
- Blauen Knopf zur Formatauswahl drücken.
- Am Touchscreen “A3–>A4” antippen.
- Start-Knopf drücken.
Auch für Prozesse, die immer wieder vorkommen, können solche „Spickzettel“ Gold wert sein. Zum Beispiel die Jahresmeldungen an Sozialversicherungsträger für die Mitarbeiter. Solche Hinweise gehören an die Pinwand. Alternativ eignet sich dafür ein Abspracheordner.
Sie meinen, keine Zeit zu haben, diese Anleitungen zu schreiben? Das ist ein Irrglaube. Auf Dauer sparen diese Anleitungen Zeit, da ständiges Nachlesen nicht mehr nötig ist und lästige Nachfragen der Vergangenheit angehören. Nutzen Sie die arbeitsärmere Zeit im November oder Januar dafür.
Übrigens: Kurzanleitungen sind auch praktisch für Geräte und Maschinen auf dem Betrieb, etwas Futterwagen oder Förderbänder. Bringen Sie die wichtigsten Punkte auf Papier, laminieren es und bringen es an sichtbarer Position an. Diese Kurzanleitungen helfen auch denjenigen, die mal einspringen müssen und denen nicht jeder Handgriff vertraut ist.
