Künstliche Intelligenz verändert die Arbeit im Agrarbüro, ersetzt aber nicht das Denken.

Das Thema Künstliche Intelligenz (KI) polarisiert. Klar ist: KI hilft dabei, Tätigkeiten zu erleichtern und den Menschen zu entlasten. Auch im Büro kann sie unterstützen und die Arbeitsweise optimieren. Es lohnt sich, näher hinzuschauen. Wichtig ist, sie mit Vorsicht zu genießen, sorgfältig mit ihr umzugehen und den Datenschutz nicht aus den Augen zu lassen.

75 Prozent wünschen sich KI im Pflegebereich und 67 Prozent in der Medizin. Das ergab eine Umfrage von BITKOM (Branchenverband der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche) aus dem Jahr 2020. Und im Büro? Fast jedes zweite Unternehmen (46 Prozent) ist überzeugt, dass die KI die Büroarbeit so revolutionieren wird wie die Einführung des Computers. Zweidrittel erwarten Entlastungen bei Routinearbeiten. Bei vier von fünf Unternehmen ist eher Zurückhaltung angesagt, sie wollen erst die Erfahrungen anderer abwarten. Im Umkehrschluss: Das Potential für das Büro ist bekannt, es wird aber wenig gehandelt.

 

Was bedeutet Künstliche Intelligenz?
Künstliche Intelligenz - englisch: Artificial Intelligence (AI) - ist nicht neu. Sie wurde 1955 erfunden von dem Autor und Informatiker John McCarthy. Seitdem wird an der KI oder AI gearbeitet. Darunter versteht man die Fähigkeit einer Maschine, menschliche Fähigkeiten wie logisches Denken, Lernen, Planen und Kreativität zu imitieren. Im Idealfall ist KI schneller als das menschliche Gehirn. KI reagiert „smart“, zu Deutsch schlau. Deshalb ist von smarten Systemen die Rede. Sie begleiten uns schon lange im Alltag und haben längst Einzug in die Büros gehalten. „Siri, schicke eine Nachricht an die Molkerei“ oder „Alexa, bestelle Druckerpatronen“ – schnell gesagt, und die Sache wird erledigt.

 

Chat GPT kann so gut wie alles
Das Kürzel GPT steht für Generative Pre-trained Transformer, also ein vortrainierter Überträger, der Sätze produzieren kann. Das Programm wurde unter Aufsicht trainiert und lernt ständig weiter, wird also immer schlauer. Entwickelt wurde ChatGPT vom Unternehmen OpenAI aus den USA. Die Nutzerzahlen sind seit der Veröffentlichung im November 2022 in die Höhe geschossen. Keine andere Anwendung ist innerhalb so kurzer Zeit so bekannt geworden. ChatGPT ist ein Allround-Tool und kann so gut wie alles: Fragen beantworten, Texte schreiben, auf Rückfragen reagieren, übersetzen…. Microsoft sitzt bei ChatGPT mit im Boot und integriert das Tool in seine Software, also Teams, Outlook, Word und Excel.

ChatGPT generiert Antworten auf Fragen oder Befehle. Die Basis ist eine riesige Datenmenge, die im Internet zusammengesucht wurde. Die neueste Gratis-Version ist GPT-4. Der Wissensstand ist das Internet mit Stand April 2023. ChatGPT Plus ist die Bezahlversion, hier fallen derzeit 23 Euro pro Monat an. Für den Otto-Normal-Nutzer reicht die Gratisversion. Die Entwicklung schreitet in Riesenschritten voran, auch bei den Preisen wird es Änderungen geben.

 

Die Macher von ChatGPT wissen, dass der Datenschutz ein heißes Thema ist und in Frage gestellt wird.
In den Datenschutzrichtlinien von ChatGPT steht, dass persönliche Daten geschützt und nur für den Zweck der Bereitstellung des Dienstes verwendet werden. Das bedeutet, die Daten werden zu Trainingszwecken genutzt. Im Klartext: Die KI wird damit trainiert, um sie noch schlauer zu machen.

Wer das nicht möchte, kann das unterbinden: Nach der Anmeldung gelangt man nach einem Klick auf den Namen in die Einstellungen, dort verbirgt sich die Datenkontrolle. Hier befindet sich der Punkt Das Modell für alle verbessern, dort ein Schalter, mit dem der Chatverlauf ausgeschaltet werden kann. Diese Einstellung kann unterschiedlich aussehen, je nachdem ob ein PC oder Smartphone genutzt wird. Nachteil: Die abgesetzten Prompts erscheinen dann nicht mehr auf der linken Seite. Und damit lässt sich nicht verhindern, dass die Daten weiterhin im Hintergrund gespeichert werden. ChatGPT behält sie für maximal 30 Tage.

Tipp: Beim Füttern der KI sollten keine sensiblen und persönlichen Daten im Spiel sein. Halten Sie Anfragen allgemein, denn die Daten bleiben 30 Tage in den Händen von ChatGPT.

 

Prompts – darauf kommt es an
ChatGPT ist intuitiv zu bedienen. Nach der Registrierung erscheint ein Eingabefeld, das wie ein Chat funktioniert. Nachfragen erlaubt! Auf Antworten kann man sich beziehen und diese noch einmal verfeinern lassen. Entscheidend sind die so genannten Prompts. Das Wort „prompt“ kommt aus dem Englischen und ist eine Ableitung des Verbs „to prompt“, was bedeutet, einem Menschen oder einer Maschine eine Aufgabe zu geben, die sofort zu erledigen ist.

Mit diesen Prompts wird die KI „gefüttert“. Was dabei herauskommt ist abhängig davon, wie die Ansage formuliert ist. Prompts sollten eindeutig und ohne Mehrdeutigkeiten sein. Die KI versteht keine Ironie. Am besten kommt sie mit klaren und präzisen Anweisungen oder Fragen zurecht, um Missverständnisse zu vermeiden. Je genauer ein Prompt ist, desto wahrscheinlicher kommt die gewünschte Antwort.

 

Beispiele:

• Mein Computer startet nicht mehr und zeigt einen blauen Bildschirm an. Was könnte das Problem sein?
• Fasse den folgenden Text zusammen: (Text einfügen)
• Korrigiere diesen Text auf Rechtschreib- und Grammatikfehler: (Text einfügen)
• Verfasse einen Text für die Versicherung xy zu einem Schaden an unserem Schlepper (Kennzeichen xyz), der nach einem unverschuldeten Unfall am 12.5.24 entstanden ist.
• Formuliere ein Anschreiben basierend auf der Stellenanzeige (Link einfügen)
• Erstelle einen jährlichen Redaktionsplan für Instagram in tabellarischer Form für meinen Hofladen. Pro Woche soll es zwei Posts geben. Stil: Du-Form, kundenfreundlich und motivierend.

 

KI als Schreibassistent für Briefe
Auch bei der Formulierung von Briefen bietet KI Unterstützung. Der Schriftverkehr ist ein Spezialgebiet von ChatGPT. Und das macht ihn für das Büro interessant. Unterstützt ChatGPT bei alltäglichen Schreibarbeiten, erhöht das die Produktivität um 40 Prozent. Auch verbessert sich die Qualität der Texte. Das belegt eine Studie aus den USA.

Als Input braucht die KI einige Stichpunkte, die der Brief enthalten soll. Man kann die Länge begrenzen und bestimmen, in welchem Stil das Schreiben formuliert sein soll. Anschließend spuckt das Programm den vollständigen Brief aus.

 

Geschäftsbrief per ChatGPT – Für und wider
Das Tool hilft, komplexe Informationen verständlich zu formulieren. Es gibt keine Grammatikfehler, dadurch wirkt der Brief professionell. Ohne lange über Formulierungen nachdenken zu müssen spart es enorm viel Zeit. ChatGPT kann sich an verschiedene Schreibstile und formale Anforderungen anpassen.

Dennoch muss klar sein: ChatGPT ist nur eine Unterstützung. Man kann der KI nicht blind vertrauen. Schalten Sie Ihren gesunden Menschenverstand ein. Alle Fakten und wichtigen Inhalte sollten überprüft werden. Nicht alles, was ChatGPT ausspuckt, kann 1:1 übernommen werden. Bedeutet: Der durch die KI generierte Text ist die Basis und muss überarbeitet werden. Durch den eigenen Input bekommen die Texte eine persönliche Note und werden individuell.

 

Wie kann KI im Büro Zeit sparen?

• Texte erstellen, bearbeiten, übersetzen.
• Protokolle erstellen.
• Die Basis für Geschäftsbriefe formulieren.
• Schreib- und Denkblockade lösen, Ideen finden und Impulse geben.
• Routinearbeiten automatisieren.

 

KI ersetzt nicht das Denken.
Obwohl KI faszinierende Fähigkeiten besitzt, ist es wichtig, ihre Grenzen zu erkennen. Zwar macht sie einige Dinge einfacher, doch KI ersetzt nicht das Denken! Ohne Know-how geht es nicht. Denn in der Praxis sorgt die Technik oft für Verunsicherung. Halten Sie sich auf dem neuesten Stand in Sachen KI, wenn Sie mit ihr im Büro arbeiten. Das ist eine Herausforderung, denn KI erobert mit rasanter Geschwindigkeit die Welt und wird auch nicht wieder verschwinden. Deshalb ist es umso wichtiger, sich heranzutasten und nicht die Augen zu verschließen.

 

Veranstaltungshinweis: 
Im Fokus: Das Agrarbüro - KI, Denkhilfe, Tools
Die Künstliche Intelligenz bringt frischen Wind ins Agrarbüro. ChatGPT und ähnliche Tools haben großes Potential, um den Büroalltag effizienter zu gestalten. Doch welche Chancen und Risiken gehen damit einher? 
17.01.2025, online, 10-11 Uhr
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