Wir bieten Lösungen - regional & praxisnah!

So bleibt Ihre Mailbox immer schlank

Webcode: 01041256

Kein Tag ohne E-Mail. Übervolle Mailboxen sind kaum zu bewältigen und kosten Unmengen Zeit. Wer eine feste Prozedur für die elektronische Post hat und sich strikt daranhält, erledigt sein E-Mail-Management routiniert und schnell.

Mailbox
MailboxManfred Richter / pixabay.com
Viele Menschen horten hunderte von Mails. Dabei ist der Posteingang kein Ablageort, sondern eine Arbeitsfläche, vergleichbar mit einem Schreibtisch. Hier sollten nur die Dinge liegen, die als nächstes bearbeitet werden. Und zwar mit System. Dabei hilfreich sind Ordner. So können Mails nach Prozessen und Kategorien geordnet werden. Beispiele: „Diese Woche erledigen“, „Bei Gelegenheit bearbeiten“, „Lesen“, „Nachhaken“.

Clevere Ordnernamen helfen. Der alphabetischen Sortierung wird ein Schnippchen geschlagen, indem die Ordner nummeriert werden. „1_Diese Woche erledigen“, „2_Bei Gelegenheit bearbeiten“, „3_Lesen“, „4_Nachhaken“. So bleiben die Ordner immer in der gleichen Reihenfolge.

 

Die 1-Klick-Regel
Wer diese Regel konsequent anwendet, spart Zeit. Der „eine Klick“ bedeutet, dass man eine E-Mail nur ein einziges Mal anklickt. Schon beim ersten Öffnen entscheiden Sie, was mit ihr passiert: antworten, weiterleiten, in einen Ordner verschieben, archivieren und/oder löschen. Es geht darum, dass eine E-Mail nicht erst geöffnet und kurz überflogen wird, um dann später zu entscheiden, was damit passieren soll. Denn diese Gewohnheit führt zu einem überfüllten Postfach und im Endeffekt zu mehr Stress.

 

So werden E-Mails automatisch wegsortiert
Nachrichten können automatisch je nach Absender oder Betreff in einen bestimmten Ordner wandern. So werden etwa alle E-Mails vom Tierarzt direkt in den Ordner Tierarzt einsortiert, ohne Umweg über den Posteingang. Hier hilft die rechte Maustaste. Klicken Sie die Mail, die in Zukunft automatisch einsortiert werden soll, mit rechts an. Im Kontextmenü verbirgt sich diese Funktion meist unter den Regeln.
Wichtig zu wissen: Werden Mails automatisch in Ordner geschoben, heißt es, die Ordner im Auge zu behalten. Ist etwas angekommen, sieht man das an einem Umschlag vor dem Ordner oder einer Zahl – je nach System.
Wer Mails auf dem Smartphone liest, muss aufpassen. Denn hier wird kein Maileingang gemeldet. Deshalb Augen auf, damit man nicht etwas verpasst.

 

E-Mails im Explorer speichern
Wer die E-Mails nicht in der Mailbox speichern möchte, kann sie auf dem Computer ablegen. Mit Outlook können Sie im Explorer gespeichert werden. Dafür im Menüpunkt DATEI den Befehl SPEICHERN UNTER wählen. Die Mail des Futtermittelhändlers wird so in den entsprechenden Ordner gelegt und dann aus der Mailbox gelöscht. Vorteil: Die Mailbox bleibt schlank.

 

Der Betreff kann geändert werden
Viele E-Mails haben keinen oder einen nichtssagenden schlecht formulierten Betreff. Später eine bestimmte Mail wieder zu finden, ist dann fast unmöglich. In Outlook kann der Betreff einer E-Mail im Posteingang nachträglich geändert werden. Hierfür wird die E-Mail geöffnet, dann der alte Betreff markiert und überschrieben. Nun wird die E-Mail gespeichert. Sie wird jetzt mit dem neuen Betreff angezeigt.

 

Multitasking war gestern
E-Mail-Management ist nichts, was sich nebenher erledigt. Wer gleichzeitig telefoniert, mit Mitarbeitern spricht oder andere Dinge erledigt, ist nicht bei der Sache. Schnell ins Postfach, eine Mail überfliegen und eine Antwort tippen – das funktioniert nicht. Planen Sie täglich ein Zeitfenster dafür ein. Wenn Sie Ihre Mailbox bearbeiten, dann bearbeiten Sie Ihre Mailbox.

 

E-Mails in Termine umwandeln
Viele Einladungen kommen inzwischen per E-Mail. Outlook kann aus dieser Mail einen Termin machen, so verschwindet sie aus der Mailbox. Ist die Mail geöffnet, klickt man im Menüband NACHRICHT auf den Button VERSCHIEBEN und wählt dort die Option KALENDER aus. Es öffnet sich ein Fenster, in dem man den Termin auswählen muss. Der Betreff der Mail ist automatisch der Titel des Termins. Über den Button SPEICHERN & SCHLIESSEN speichert sich der Termin im Kalender. Vorteile: Die Mailbox bleibt schlank, und alle nötigen Daten zum Termin sind im Kalender beim richtigen Termin.

Kontakte

Anne Dirking
Dipl.oec.troph.
Anne Dirking

Allgemeine Weiterbildung, Agrarbüro und EDV

0581 8073-142

0152 5478 2169

anne.dirking~lwk-niedersachsen.de

Mehr zum Thema

Blick aus dem Stallbüro.

Der Countdown läuft!

Unser Fotowettbewerb "Die beste Idee für´s Agrarbüro" geht in den Endspurt. Machen Sie mit! Es ist ganz einfach: Fotografieren Sie mit Ihrem Handy eine gute Idee in Ihrem Agrarbüro.

Mehr lesen...
Britta Kracke und Susanne Kühn

Absolut zu empfehlen!

Im ersten AgrarBüromanagerinnen-Kurs im Landkreis Lüchow-Dannenberg im Jahr 2004 waren Britta Kracke (55) und Susanne Kühn (59). Ihre Betriebe haben Ackerbau als Schwerpunkt. Seit 35 Jahren sind sie Freundinnen. Als damals ein Brief …

Mehr lesen...
Petra Lührs

Bodenständig. Aktuell. Genial.

Den Ordner des Kurses AgrarBüromanagerin, den sie 2011 in Uelzen besucht hat, hat Petra Lührs (64) beim Umzug ins Alterteil mitgenommen. Sie lebt auf einem Ackerbaubetrieb mit Schwerpunkt Kartoffeln in Wittingen, Landkreis Gifhorn. Der Kurs…

Mehr lesen...
Lisa und Annette Vosteen

Informativ. Achtsames Miteinander. Lebendig.

Lisa Vosteen (70) und ihre Schwiegertochter Annette (40) haben 2006 gemeinsam den Kurs AgrarBüromanagerin in Huntlosen besucht. Sie stammen von einem Ackerbaubetrieb mit Biogasanlage und Putenaufzucht und -mast in Dötlingen im Landkreis …

Mehr lesen...
Lena Doden und Anne Backhaus

Es lohnt sich.

Anne Backhaus (40) aus dem Wangerland und Lena Doden (26) aus Wittmund sind Schwägerinnen. Beide leben auf Milchviehbetrieben, sind in die Büroarbeit „hineingeschlittert“ und wollten im Kurs AgrarBüromanagerin einen …

Mehr lesen...
Edda Smit und Jana Berlin

Motivation zur Veränderung

Seit über 10 Jahren befreundet sind Edda Smit (35) und Jana Berlin (36) von Milchviehbetrieben aus Bunde im Landkreis Leer. Beide kommen aus anderen Berufen und wurden familiär in das Büro „hineingeworfen“. Zusammen …

Mehr lesen...

Weitere Arbeitsgebiete

Veranstaltungen

STARTSCHUSS | AGRARBÜRO | DIGITAL

18.04.2023 - 25.04.2023

Einstieg ins papierlose Büro und ins digitale Arbeiten Ihre Visionen sind: Sie arbeiten in Zukunft so gut wie papierlos. Papierchaos und digitales Wirrwarr lösen sich fast wie von alleine auf. Sie haben mehr Freude daran, ihre Bü…

Mehr lesen...
Agrarbüromanagerinnen

AgrarBüromanagerin kompakt

15.06.2023 - 15.09.2023

Unser Klassiker als Kompakt-Kurs! Wir bieten Ihnen auch in diesem Jahr unseren bewährten Agrarbüromanagerin-Einstiegskurs in zwei Blöcken von fünf und drei Tagen als Kompaktkurs an. Das 8-tägige Seminar findet im …

Mehr lesen...
Austausch. Fachinfo. Netzwerk.

AgrarBüromanagerin I

01.01.2024

Vom Einsteigerwissen zum Insiderwissen – diesen Ansatz verfolgt die Seminarreihe für Frauen aus landwirtschaftlichen Betrieben. Sie erhalten an 10 Seminartagen erste Basiskenntnisse rund um die Arbeit im Agrarbüro. Außerdem …

Mehr lesen...

Beratungsangebote & Leistungen

AgrarBüromanagerin

AgrarBüromanagerin

Sie sind Freundin, Lebenspartnerin oder Ehefrau eines Landwirts. Sie sind Landwirtin oder Mitarbeiterin in einem landwirtschaftlichen Betrieb. Sie möchten sich erstmalig oder vertiefend mit landwirtschaftlichen Strukturen und …

Mehr lesen...
Agrarbüro

Agrarbüro.Papierarm.Digital

Wie stelle ich jetzt die Weichen für ein digitales Büro?  Wohin mit den digitalen Rechnungen, Fotos und Dateien?  Wie manage ich erfolgreich E-Mails? Wie richte ich unser Büro und PC-Arbeitsplätze ergonomisch …

Mehr lesen...
Landwirtschaftliche Mitunternehmerin

Arbeitskreis AgrarManagerin

Sie möchten über Neuerungen im Agrarbüro auf dem Laufenden bleiben und suchen einen fachlichen Austausch mit gleichgesinnten Frauen.

Mehr lesen...