Zeit ist im Büroalltag oft so knapp wie der letzte Kaffee in der Kanne - schnell vergriffen und heiß begehrt. Doch manchmal braucht es gar keine aufwendigen Strategien oder lange To-do-Listen, um spürbare Erleichterung zu schaffen. Genau hier kommen sie ins Spiel: Quick Wins – kleine Maßnahmen mit großer Wirkung. Sie lassen sich leicht umsetzen, kosten kaum Aufwand und bringen sofortige Verbesserungen.
10 Quick Wins für Ihr Agrarbüro, die Sie sofort umsetzen können
- Tastenkombinationen nutzen und verbreiten
Ausgangslage: Wiederkehrende Arbeiten am Computer dauern länger als nötig.
Schnelle Lösung: Stellen Sie eine Übersicht mit den wichtigsten Tastenkombinationen (z.B. Kopieren, Einfügen, Rückgängig) zusammen und verteilen Sie diese an alle. Hier erfahren Sie mehr über Taschenkombinationen.
Effekt: Schnelleres Arbeiten durch weniger Mausklicks.
- Wichtige Links zentral speichern
Ausgangslage: Häufig genutzte Websites oder Portale müssen immer wieder neu gesucht werden.
Schnelle Lösung: Erstellen Sie eine Linkliste in einem zentralen Dokument oder als Lesezeichenleiste im Browser.
Effekt: Zeitersparnis durch schnellen Zugriff auf wichtige Seiten.
- Druckvorlagen bündeln
Ausgangslage: Briefpapier, Etiketten und Umschläge haben keinen festen Platz und liegen verstreut im Büro.
Schnelle Lösung: Ein Fach oder eine Mappe nur für Drucksachen anlegen – griffbereit in der Nähe des Druckers.
Effekt: Weniger Suchzeit, schneller Zugriff beim Drucken, bessere Übersicht über Verbrauch und Lagerbestand.
- Abläufe mit Checklisten absichern
Ausgangslage: die in weiten Abständen wiederkehrenden Abläufe (z. B. Monatsabschluss oder Tonerwechsel beim Drucker) verlaufen jedes Mal unterschiedlich.
Schnelle Lösung: Erstellen Sie eine einfache Checkliste für jeden Standardprozess. Hier lesen Sie mehr über die so genannten One-Minute-Lessons.
Effekt: Gleichbleibende Qualität und weniger Nachfragen.
- Aufbewahrungsfristen markieren
Ausgangslage: Es ist unklar, wann Akten entsorgt werden dürfen. Man sieht es nur, wenn man einen Blick in den Ordner wirft.
Schnelle Lösung: Beim Abheften von Dokumenten das Entsorgungsjahr mit einem dicken Stift deutlich sichtbar auf den Karton/Ordner schreiben (Beispiel: „kann weg am 1.1.36“).
Effekt: Klare Fristen, mehr Platz, stressfreies Entsorgen, weniger Altlasten.
- Ablenkungen minimieren
Ausgangslage: Ständige Unterbrechungen durch Mails und Anrufe.
Schnelle Lösung: Mailpostfach schließen und Benachrichtigungstöne ausschalten, Telefon weiterleiten z.B. an andere Mitarbeitende oder auf den Anrufbeantworter.
Effekt: Weniger Unterbrechungen bedeutet mehr Fokus, denn Multitasking ist Quatsch.
- Arbeitsplatz am Ende des Tages aufräumen
Ausgangslage: Morgens beginnt der Tag mit einem chaotischen Schreibtisch.
Schnelle Lösung: Ab sofort etablieren Sie am Ende des Bürotages ein 5-Minuten-Abschlussritual: Kurz aufräumen, offene Aufgaben notieren. So wird aus einer Gewohnheit Routine.
Effekt: Klarer Start mit mehr Durchblick am nächsten Tag.
- Monitorhöhe ergonomisch einstellen
Ausgangslage: Nackenschmerzen und schlechte Haltung durch falsche Bildschirmhöhe.
Schnelle Lösung: Monitor auf Augenhöhe bringen mit Hilfe eines Monitorständers oder einem dickeren Buch. Lesen Sie hier fünf Tipps, wie Sie Ihren Monitor richtig platzieren.
Effekt: Gesündere Körperhaltung, weniger Beschwerden.
- Lieblings-Kugelschreiber griffbereit halten
Ausgangslage: Immer wieder wird nach einem funktionierenden Stift gesucht – das kostet Zeit und Nerven.
Schnelle Lösung: Legen Sie sich einen hochwertigen Lieblings-Kugelschreiber zu und bewahren Sie ihn immer am gleichen Platz auf (z. B. in einer kleinen Schreibtischschale oder Stifthalter). Optional: mit Namen beschriften.
Effekt: Kein Suchen mehr, angenehmes Schreibgefühl, Wohlfühlmoment mit dem Lieblings-Schreibgerät.
- Scanner-App fürs Handy nutzen
Ausgangslage: Belege oder Unterlagen sollen digitalisiert werden, aber der Scanner ist nicht greifbar.
Schnelle Lösung: Verwenden Sie eine Scanner-App (z. B. Microsoft Lens, auch die meisten Buchführungstools haben eine App), um Dokumente direkt mit dem Smartphone zu erfassen.
Effekt: Schnelle Digitalisierung von unterwegs oder zwischendurch – spart Wege und Zeit.
Kleine Veränderungen revolutionieren Ihr Agrarbüro.
Diese Quick Wins erfordern keinen großen Aufwand, sorgen aber für eine spürbare Erleichterung im Arbeitsalltag. Gerade im Agrarbüro, wo Routineaufgaben und viele Informationen zusammenkommen, können solche Maßnahmen eine deutliche Verbesserung der Abläufe bewirken.
Setzen Sie gezielt bei einfachen, aber effektiven Stellschrauben an – und profitieren Sie von mehr Übersicht, weniger Stress und einer besseren Organisation. Manchmal braucht es keine große Umstellung, sondern nur den ersten kleinen Schritt!
Quick Wins - Kleine Maßnahmen, große Wirkung - Hier geht es zu Teil 1.
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Dieser Artikel stammt aus dem Newsletter Agrarbüro. Verpassen Sie keine Ausgabe mehr und abonnieren Sie den Newsletter jetzt kostenlos hier .
