Das Geld wird im Büro verdient!

In vielen Büros fehlt sowohl die Struktur als auch die Lust, sich mit ihr zu beschäftigen. Ein Zuviel an Papier, E-Mails und Zeug ist allgegenwärtig. Gleichzeitig nervt das ewige Suchen. Mit diesen 5 Tipps machen Sie einen ersten Schritt und sparen Zeit, Geld und Nerven.

Ordnung im Büro ist für viele ein Reizthema. Woran liegt das? Bei den Wenigsten stand das Thema Büroorganisation in der Ausbildung auf dem Plan. Dazu die mangelnde Akzeptanz der Büroarbeit, da das Schlepperfahren und Füttern oft als wichtiger angesehen werden. Ein Irrglaube. Denn im Büro laufen die Fäden zusammen, hier wird telefoniert, gerechnet, geschrieben, geplant und verhandelt. Wenn Abläufe nicht passen, Fristen versäumt und bei Rechnungen und Überweisungen geschludert wird, macht sich das in der Bilanz bemerkbar. Papierkram ist also bares Geld.

 

Misten Sie gründlich aus.
Bleiben darf nur, was wirklich gebraucht wird – alles andere wird weggeräumt oder entsorgt. Muss wirklich der ganze Bestand an Druckerpapier im Büro lagern? Tacker, Stifte, Büroklammern und Co. brauchen ein Zuhause. Doch alles, was nicht täglich im Einsatz ist, gehört in Boxen oder in eine Schublade. Ziel des Ausmistens: Suchzeiten verringern, für mehr Übersicht und Platz sorgen und ein besserer Überblick über die Bestände.

Klingt einfach, klappt aber nicht immer auf Anhieb. Hier hilft eine einfache Strategie: Die Dinge, von denen Sie sich noch nicht endgültig trennen können, kommen in eine Extra-Kiste. Legen sie ein Datum fest (etwa in 6 Monaten) und schreiben es deutlich auf die Kiste. Alles, was dann noch in der Kiste liegt, wird entsorgt.

 

Einheitlichkeit ist das A und O.
Ein klares Farbsystem schafft mehr Überblick. Dabei bekommt jeder Bereich im Betrieb eine eigene Farbe, die sich in den Ordnern, Hängemappen und Beschriftungen wiederfindet. Zum Beispiel sind alle Milch-Ordner blau, alles rund um die Biogasanlage rot und alles zum Thema Buchführung gelb. Alles wird gekennzeichnet und beschriftet. So wird deutlich, was wo hingehört.

Extra-Tipp: Aktenordner zu maximal 75% füllen. Das erleichtert das Abheften von Dokumenten und das Blättern bei der Suche.

 

Ordnen Sie die Eingangspost
Richten Sie einen Papierparkplatz ein. Dafür eignen sich drei stapelbare Briefablagen in verschiedenen Farben. Ganz wichtig: Beschriften Sie sie. So fliegen eintrudelnde Rechnungen und Briefe nicht wahllos auf dem Schreibtisch herum.

Ablage 1 ist der Posteingangskorb. Briefe, Kataloge und Prospekte gehören in dieses Fach.

Ablage 2 ist für alle eingehenden Rechnungen, Quittungen und Kaufbelege.

Ablage 3 heißt Bearbeitung. Alle Unterlagen, die nochmal angefasst werden müssen, landen hier.

Wichtig: Jeder im Büro beachtet diese Regeln. Die Eingangspost wird nur noch in der Ablage 1 gesammelt – an keinem anderen Ort im Betrieb!

Sehen Sie sich als Büromanager*in. Ziel: Jeden Freitag sind alle drei Ablagefächer leer.

 

Machen Sie die Ordnung zum Standard
Kennen Sie das? Sie räumen auf, und zwei Wochen später ist das Chaos wieder da. Die Lösung heißt Routine und Selbstdisziplin. Wird etwas nicht mehr benötigt, geht es sofort wieder zurück an seinen Platz. So ist alles immer griffbereit. Es gibt nur zwei Top-Stifte, die 20 Werbekugelschreiber landen im Müll. Jeder Brief wird sofort geöffnet und in den Posteingangskorb gelegt. Papier wird nachbestellt, wenn das vorletzte Paket im Drucker liegt. Das kostet Zeit, und so mancher meint, diese Zeit nicht zu haben. Doch das ist ein Eigentor: Durch effiziente Abläufe spart man mehr Zeit als es kostet, das Büro in Ordnung zu bringen.

 

Legen Sie Bürozeiten fest
Statt nur ins Büro zu gehen, wenn es mal regnet, gehen Sie täglich eine halbe Stunde. Und das immer zur gleichen Zeit, etwa von 9:30 bis 10 Uhr. So bringen Sie regelmäßig alles auf Vordermann, haben Mailbox und Schreibtisch im Griff und nichts bleibt liegen. Positiver Nebeneffekt: Ihre Geschäftspartner wissen, dass Sie dann erreichbar sind. Warum nicht den Hinweis „Bürozeit 9:30 – 10 Uhr“ in die E-Mail-Signatur mit aufnehmen?