Wir bieten Lösungen - regional & praxisnah!
Webcode:01040135

Abspracheordner für das Agrarbüro

Wer sucht was wo? Wer sucht wie? Gerade wenn mehrere Personen im Agrarbüro zusammen arbeiten, muss ein einheitliches System her. Nur wenn sich alle daran halten, herrscht auf Dauer Ordnung. Hier ist Konsequenz gefragt und vor allem Kommunikation! Ohne Absprachen mit der Partnerin, dem Partner und/oder Mitarbeiter*innen klappt es nicht. 

Absprachen im Büro erleichtert die Teamarbeit
Absprachen im Büro erleichtert die Teamarbeitanalogicus / pixabay.com
Es gibt viele Wege, etwas abzulegen und zu finden. Frauen ticken anders als Männer, auch zwischen Jung und Alt gibt es Unterschiede in Sachen Ordnung. Jeder hat ein eigenes System. Der eine sucht alphabetisch nach Stichworten, der andere nach Firmennamen. Wo sind die Versicherungsunterlagen zum Schlepper abgelegt: Im Ordner Fuhrpark oder im Ordner Versicherungen? Wie sind die Fahrzeuge im Fuhrpark gekennzeichnet: Nach Marke (Fendt, Deutz…) oder nach KFZ-Kennzeichen?

Um das Chaos zu besiegen, muss ein einheitliches System her.

Ordnung und Transparenz haben viele Vorteile

  • Schnelles Finden bedeutet weniger Arbeit, Sie sparen Zeit.
  • Alle Vorgänge sind übersichtlich abgelegt.
  • Sie schonen Ihre Nerven und haben keinen unnötigen Stress bei unvorhergesehenen Terminen (etwa Prüfungen). Denn Sie haben alle Unterlagen sofort parat. Fehler im Büro kosten Geld!
  • Im Fall der Fälle kommen Familie und Mitarbeiter auch mit dem System klar, wenn der Büroleiter oder die Büroleiterin nicht da ist oder plötzlich ausfällt.

Betreiben Sie Ihr eigenes Qualitätsmanagement!
Egal, ob Sie zu dritt agieren oder 15 Mitarbeiter haben: Es muss klare Absprachen geben, die namentlich festgehalten werden. Fixieren Sie schriftlich:

  • Welche Person hat Zugang zum Computer?
  • Wer speichert etwas wie ab?
  • Wer sucht wonach?
  • Wie werden Dateinamen vergeben?
  • Wer ist verantwortlich für die Datensicherung?
  • Wer regelt die Aufbewahrungsfisten?

Nur einmal müssen Sie ein System entwickeln, sonst können Sie keine Ordnung halten.
Einmal entwickelt können Sie es immer nutzen.
Neue Wege sind zunächst unbequem, doch früher oder später gehen sie allen Beteiligten in Fleisch und Blut über. Erklären Sie es zur Chefsache! Wenn alle Beteiligten motiviert sind, bleiben sie im Boot. Mit Speck fängt man Mäuse: Eine Belohnung hilft, dass alle am Ball bleiben. Das lohnt sich, denn entschieden umgesetzt spart ein gutes System Suchzeiten und damit Nerven.

Ein Aktenplan hilft.

  • Für jeden Bereich ist festgelegt, wie viele Ordner es gibt.
  • Alle Vorgaben sind einheitlich.
  • Niemand darf sein System selbst bestimmen!
  • Jeder (neue) Mitarbeiter kann unmittelbar eingewiesen werden.

Für alle Vorgaben und Vorlagen gibt es einen Aktenordner, der jederzeit für jeden Büromitarbeiter einsehbar ist.
Eine Person ist dafür verantwortlich, diesen Ordner auf dem neustens Stand zu halten.
Dieser Ordner ist – genau wie ein Notfallordner - Gold wert!

Legen Sie feste Bürozeiten fest
Statt nur ins Büro zu gehen, wenn es mal regnet, gehen Sie täglich eine halbe Stunde. Und das immer zur gleichen Zeit, etwa von 7:30 bis 8 Uhr. Lassen Sie das zu Ihrer Gewohnheit werden. So bringen Sie regelmäßig alles auf Vordermann, haben Ihre Mailbox im Griff und nichts bleibt liegen.

Positiver Nebeneffekt: Ihre Geschäftspartner wissen, dass Sie dann erreichbar sind. Warum nicht den Hinweis „Bürozeit von 7:30 – 8:00 Uhr“ in die E-Mail-Signatur mit aufnehmen?

Sie suchen weitere Tipps für Ihr Büromanagement? Dann klicken Sie bitte hier. 

Hier finden Sie zu unsere Veranstaltungen. 
Sie können auf der linken Seite nach Themen filtern, dort finden sie auch das Agrarbüro. 

Kontakte

Anne Dirking
Dipl.oec.troph.
Anne Dirking

Allgemeine Weiterbildung, Agrarbüro und EDV

 0581 8073-142

  anne.dirking~lwk-niedersachsen.de


Mehr zum Thema

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Zwei-Faktor-Authentifizierung - Doppelt hält besser

Haben Sie Ihre Online-Accounts mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) abgesichert? Dabei wird eine zweite Schranke eingebaut, so dass die Daten zusätzlich abgeschirmt werden. Die Sicherheit der Daten wird so verdoppelt.

Mehr lesen...
Den Weg zeigen

Eine Passwort-Richtline für das Agrarbüro?

Was in großen Firmen Usus ist, findet man im Agrarbüro noch selten: Eine Richtlinie, die vorgibt, welche Anforderungen an Passwörter gestellt werden. Doch gerade Betriebe mit Mitarbeitern im Büro sollten darüber nachdenken. …

Mehr lesen...
Passwörter

5. Mai: Weltpassworttag

Dass der Umgang mit Passwörtern oft lax gehandhabt wird und die Deutschen Passwortmuffel sind, ist nicht neu. Seit Jahren führt 123456 die Hitliste der beliebtesten Passwörter an. Ein zweifelhafter Ruhm, denn es ist in Nullkommanix …

Mehr lesen...
Wiedervorlagemappe

So verschwinden Papierstapel

Bestimmt kennen Sie das auch: Sie bearbeiten einen Vorgang, können diese Arbeit jedoch nicht beenden, weil noch einige Informationen fehlen. Oder Sie haben ein Angebot geschrieben und möchten in 10 Tagen nachhaken. Oder Sie planen eine …

Mehr lesen...
Kalender verwalten

Digital für Ihre Gäste & Kunden

Erreichen Sie Ihre Kunden und Gäste schon auf digitalem Weg? Auch in der Branche der Direktvermarktung, Hofgastronomie und des Landtourismus werden die Anforderungen an die Digitalisierung immer größer. Nicht nur der Kunde wird …

Mehr lesen...
Webseminare – Weiterbildung auf Abstand

Bildungshäppchen aus Uelzen

Vom 18. Februar bis 18. März fanden vier Webseminare rund um das Agrarbüro statt. Aus der Bezirksstelle Uelzen meldete sich die Referentin Anne Dirking jeweils freitags von 10 – 11 Uhr. Die Themen und auch das Format trafen den Nerv …

Mehr lesen...

Weitere Arbeitsgebiete

Veranstaltungen

Futter ranschieben

Prüfungsvorbereitungskurs Landwirt (Rind)

Gelassenheit kommt durch Wiederholung und Routine! Leider bleibt in der betrieblichen Ausbildung häufig nicht viel Zeit, um vor der Prüfung noch einmal alle wichtigen Ausbildungsinhalte zu wiederholen und zu verinnerlichen. Vor diesem …

Mehr lesen...
PV auf Maschinenhalle

Photovoltaik und Batteriespeicher in der Landwirtschaft

Photovoltaikanlagen tragen auf zahlreichen landwirtschaftlichen Betrieben zum Teil erheblich zum Familieneinkommen bei. Nachdem es in den letzten Jahren um die solare Stromproduktion etwas ruhiger geworden war, dreht sich der Markt derzeit sehr stark…

Mehr lesen...
Holz schneiden

Motorsägenlehrgang für gewerbliche Anwender*innen

In diesem Motorsägenlehrgang für den gewerblichen Forstbereich sowie dem kommunalen Bereich erlernen Sie folgendes : korrekten Umgang mit der Motorsäge. Arbeitssicherheit, Unfallverhütungsvorschriften Aubau und Funktion …

Mehr lesen...
Futter ranschieben

Prüfungsvorbereitungskurs Landwirt (Rind)

Gelassenheit kommt durch Wiederholung und Routine! Leider bleibt in der betrieblichen Ausbildung häufig nicht viel Zeit, um vor der Prüfung noch einmal alle wichtigen Ausbildungsinhalte zu wiederholen und zu verinnerlichen. Vor diesem …

Mehr lesen...
Ferkel sind neugierig

Prüfungsvorbereitungskurs Landwirt Schwein 2022

Gelassenheit kommt durch Wiederholung und Routine! Leider bleibt in der betrieblichen Ausbildung häufig nicht viel Zeit, um vor der Prüfung noch einmal alle wichtigen Ausbildungsinhalte zu wiederholen und zu verinnerlichen. Vor diesem …

Mehr lesen...
Ausbildung Landwirtschaft

Tiergerechte Beleuchtung im Schweinestall

Die Beleuchtung stellt neben den Stallklimafaktoren Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Staub und Schadgasen einen wichtigen Eckpfeiler für eine tiergerechte Haltung von Schweinen dar. Sie beeinflusst nicht nur die visuelle Wahrnehmung, sondern auch …

Mehr lesen...