Abspracheordner für das Agrarbüro

Wer sucht was wo? Wer sucht wie? Gerade wenn mehrere Personen im Agrarbüro zusammen arbeiten, muss ein einheitliches System her. Nur wenn sich alle daran halten, herrscht auf Dauer Ordnung. Hier ist Konsequenz gefragt und vor allem Kommunikation! Ohne Absprachen mit der Partnerin, dem Partner und/oder Mitarbeiter*innen klappt es nicht. 

Es gibt viele Wege, etwas abzulegen und zu finden. Frauen ticken anders als Männer, auch zwischen Jung und Alt gibt es Unterschiede in Sachen Ordnung. Jeder hat ein eigenes System. Der eine sucht alphabetisch nach Stichworten, der andere nach Firmennamen. Wo sind die Versicherungsunterlagen zum Schlepper abgelegt: Im Ordner Fuhrpark oder im Ordner Versicherungen? Wie sind die Fahrzeuge im Fuhrpark gekennzeichnet: Nach Marke (Fendt, Deutz…) oder nach KFZ-Kennzeichen?

Um das Chaos zu besiegen, muss ein einheitliches System her.

Ordnung und Transparenz haben viele Vorteile

• Schnelles Finden bedeutet weniger Arbeit, Sie sparen Zeit.
• Alle Vorgänge sind übersichtlich abgelegt.
• Sie schonen Ihre Nerven und haben keinen unnötigen Stress bei unvorhergesehenen Terminen (etwa Prüfungen). Denn Sie haben alle Unterlagen sofort parat. Fehler im Büro kosten Geld!
• Im Fall der Fälle kommen Familie und Mitarbeiter auch mit dem System klar, wenn der Büroleiter oder die Büroleiterin nicht da ist oder plötzlich ausfällt.

Betreiben Sie Ihr eigenes Qualitätsmanagement!
Egal, ob Sie zu dritt agieren oder 15 Mitarbeiter haben: Es muss klare Absprachen geben, die namentlich festgehalten werden. Fixieren Sie schriftlich:

• Welche Person hat Zugang zum Computer?
• Wer speichert etwas wie ab?
• Wer sucht wonach?
• Wie werden Dateinamen vergeben?
• Wer ist verantwortlich für die Datensicherung?
• Wer regelt die Aufbewahrungsfisten?
• …

Nur einmal müssen Sie ein System entwickeln, sonst können Sie keine Ordnung halten.
Einmal entwickelt können Sie es immer nutzen.
Neue Wege sind zunächst unbequem, doch früher oder später gehen sie allen Beteiligten in Fleisch und Blut über. Erklären Sie es zur Chefsache! Wenn alle Beteiligten motiviert sind, bleiben sie im Boot. Mit Speck fängt man Mäuse: Eine Belohnung hilft, dass alle am Ball bleiben. Das lohnt sich, denn entschieden umgesetzt spart ein gutes System Suchzeiten und damit Nerven.

Ein Aktenplan hilft.

• Für jeden Bereich ist festgelegt, wie viele Ordner es gibt.
• Alle Vorgaben sind einheitlich.
• Niemand darf sein System selbst bestimmen!
• Jeder (neue) Mitarbeiter kann unmittelbar eingewiesen werden.

Für alle Vorgaben und Vorlagen gibt es einen Aktenordner, der jederzeit für jeden Büromitarbeiter einsehbar ist.
Eine Person ist dafür verantwortlich, diesen Ordner auf dem neustens Stand zu halten.
Dieser Ordner ist – genau wie ein Notfallordner - Gold wert!

Legen Sie feste Bürozeiten fest
Statt nur ins Büro zu gehen, wenn es mal regnet, gehen Sie täglich eine halbe Stunde. Und das immer zur gleichen Zeit, etwa von 7:30 bis 8 Uhr. Lassen Sie das zu Ihrer Gewohnheit werden. So bringen Sie regelmäßig alles auf Vordermann, haben Ihre Mailbox im Griff und nichts bleibt liegen.

Positiver Nebeneffekt: Ihre Geschäftspartner wissen, dass Sie dann erreichbar sind. Warum nicht den Hinweis „Bürozeit von 7:30 – 8:00 Uhr“ in die E-Mail-Signatur mit aufnehmen?

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