Im Fokus: Das Agrarbüro – Seminarreihe erfolgreich abgeschlossen.

Wir blicken zurück auf eine erfolgreiche dritte Runde unserer Webseminarreihe Im Fokus: Das Agrarbüro. Vom 17. November bis 9. Februar fand einmal pro Woche ein einstündiges Webseminar stat. Kurz, klar und kompakt – so das Motto der acht Veranstaltungen, bei denen verschiedene Themen rund um das Büro im Fokus standen. Über 250 Teilnahmen sind zu verzeichnen. Wir freuen uns, dass alle Webseminare gut besucht wurden und sehen es als weitere Möglichkeit, die Agrarbüro-Themen näher zu bringen. 

Den Anfang am 17. November machte das Thema E-Mails#Professionell#Gesichert. Es gab von der Referentin Anne Dirking von der Bezirksstelle Uelzen (Co-Referentin: Birgit Jürgens, Außenstelle Stade) jede Menge Tipps und Anregungen zur Struktur in der Mailbox, zum rationellen Bearbeiten der elektronischen Post und Vorgaben, denn die E-Mail ist dem Geschäftsbrief gleichgestellt.
Mehr als 50 Teilnehmer und Teilnehmerinnen aus Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen und Hessen waren am Start. Das Thema traf also den Nerv. Die steigende Informationsflut ist allgegenwärtig, jeder bekommt im Schnitt 28 E-Mails am Tag (laut BITKOM) und betreut 2,3 Postfächer. Gut, wer ein System hat. Mit Struktur und Konsequenz ist man hier weit vorne.

Fortgesetzt wurde die Reihe am 24. November mit Schreibtisch#Lieblingsplatz#Einrichten. Die Referentin Birgit Jürgens von der Außenstelle Stade (Co-Referentin: Tomma Dierßen, Bezirksstelle Ostfriesland) gab praktische Tipps zum Schreibtisch-Management. Landwirtschaftliche Unternehmer*innen verbringen immer mehr Zeit im Agrarbüro. 7 bis 40 Stunden gaben die Teilnehmenden im Webseminar an. Da lohnt es sich, den Arbeitsplatz optimal ergonomisch einzurichten. Antiquitäten raus, höhenverstellbarer Schreibtisch mit Memory-Funktion rein. Nur ein Drittel der Zuhörer hat zwei Monitore. Dabei sparen die zwei etwa 35 % der Arbeitszeit ein. Investieren Sie in den Sitz Ihrer Unternehmensführung - ins Agrarbüro!

Den nächsten Wissenshappen gab es am 1. Dezember zu dem Thema Papierflut#Analog_Digital#Strukturiert. Viele Tipps, um die wachsenden Papierberge in Schach zu halten, hatte die Referentin Tomma Dierßen von der Bezirksstelle Ostfriesland (Co-Moderatorin Isabelle Schulenberg) dabei in Petto. Ein 2. Papierkorb ist z.B. praktisch, um erst einmal „auf Probe“ wegzuwerfen. Briefablagen sind zudem nützliche Helfer, um den Posteingängen ein festes Zuhause zu bieten. Und ein tägliches Bearbeiten und Vorsortieren der Post in eine Zwischenablage hilft, Papierberge klein zu halten. So wird vermieden, das sich die Post auf dem Arbeitsplatz verteilt. Das motiviert! Und auch arbeitspsychologische Studien zeigen, dass ein aufgeräumter Arbeitsplatz den Workflow verbessert. Oft sind es Kleinigkeiten, die im täglichen Büroalltag erstaunliche Verbesserungen bringen.

Die erste Hälfte der Reihe schloss am 8. Dezember unter dem Motto Workflow#Dokumentenmanagement#Digital. Die Referentin Inga Sievers-Krey (Bezirksstelle Hannover) erläuterte den gut 40 Teilnehmenden, dass auch für den PC eine strukturierte Ordnung das A und O bedeutet und wie diese aussehen kann. Welche rechtlichen Anforderungen an das digitale Büro und seine Mitarbeitenden gestellt werden, erfuhren sie von Christiane Heeren, Bezirksstelle Oldenburg-Süd. Wer also die Entscheidung getroffen hat, umzusteigen auf ein digitale(re)s Agrarbüro, kann mit der Auswahl des für ihn passenden Dokumentenmanagementsystems beginnen, die Ordnerstruktur anlegen und regelmäßig die digitalen Arbeitsabläufe wiederholen. Tun und Durchhalten ist die Devise!

Mit Verfahren#Dokumentation#Pflichten ist die Reihe am 19. Januar ins neue Jahr gestartet. Die Referentin Christine Gehle (Bezirksstelle Osnabrück) erläuterte, was sich hinter der Abkürzung GoBD verbirgt und welche Auswirkungen diese auf das Agrarbüro haben. Auch erfuhren die Zuhörenden, was beim ersetzenden Scannen beachtet werden muss. Was alles zu einer Verfahrensdokumentation gehört, stellte Christiane Heeren (Bezirksstelle Oldenburg-Süd) dar. Einige Dinge, die dafür benötigt werden, sind im Agrarbüro in der Regel schon zu finden und daher recht schnell zusammen zu stellen. Für die fehlenden Teile muss Zeit investiert werden. So lässt sich der „Notfallordner für das Agrarbüro“ nach und nach packen und steht für die nächste Betriebsprüfung bereit. Eventuell ist bereits eine Softwarelösung für das digitale Büro vorhanden, die ein Modul zur Erstellung der Verfahrensdokumentation enthält. Auch bei diesem Thema gilt: Einfach anfangen und nach und nach alles vervollständigen.

Am 26. Januar stand mit der Referentin Anne Dirking (Bezirksstelle Uelzen) mit Katrin Busch (Bezirksstelle Osnabrück) als Co-Referentin der Datenschutz im Mittelpunkt. 30 Teilnehmende waren dabei, das Motto dieser Einheiit: Daten#Schutz#Sicher. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gibt seit dem 25. Mai 2018 europaweit. Im Fokus stehen dabei personenbezogene Daten wie Name, Anschrift, Kontodaten oder auch Zeugnisse. Auch im Agrarbüro kommt man nicht an der DSGVO vorbei. Es gilt, die Daten der Kunden, Mitarbeiter oder auch Azubis zu schützen. Was steckt hinter dem Verarbeitungsverzeichnis, und wie sieht ein Sicherheitskonzept aus? Werden Daten aus der Hand gegeben, etwa wenn die Lohnbuchhaltung vergeben ist oder eine Firma die EDV-Systeme betreut? Diesen und ähnlichen Fragen ging es auf den Grund. Oft reicht es, den gesunden Menschenverstand einzuschalten, um in Sachen Datenschutz auf der sicheren Seite zu sein. 

Am 2. Februar drehte sich alles um das Thema Microsoft#Apps#nützlich. Und das aus gutem Grund. Denn Word, Excel, Outlook – diese Programme sind eigentlich jedem bekannt. Doch es gibt noch viele andere Apps, die Microsoft an Bord hat und die die Arbeit im Agrarbüro unterstützen können. OneNote digitalisiert Notizen. Die Aufgaben bei Outlook bündeln die Vorhaben. Und mobil unglaublich praktisch ist Microsoft Lens, eine App, die man als Scanner im Smartphone nutzen kann. Für die Kreativen bietet sich Sway an. Voraussetzung ist ein Microsoft Account. Referentin dieser Einheit: Anne Dirking (Bezirksstelle Uelzen), Co-Referentin Frauke Schwiderrek (Bezirksstelle Northeim). 

Den Abschluss der Reihe machte am 9. Februar das Thema Öffentlichkeitsarbeit#Tools#Kreativ. Auch im AgrarBüro gibt es immer mehr gestalterische Aufgaben. Die einen überlegen sich, wie sie auf ihren Tag der offenen Tür aufmerksam machen können, andere möchten einen Flyer gestalten für ihren Betrieb, ein Etikett für ein neues Produkt oder den Instagram-Auftritt aufpeppen. Daher befasste sich diese Einheit zum einen mit Fragen zu möglichen Fotos – Welche darf ich nehmen? Wie komme ich zu einem guten Foto? Zum anderen stand auch die bildliche Sprache im Fokus. Die Referentin Christine Gehle (Co-Referentin Christinane Heeren) stellte an einem Beispiel vor, wie schnell ein Flyer mit einem der kostenfrei angebotenen Programmen selber gestaltet werden kann. Auch hier gilt: Übung macht den Meister.

Seien Sie bei der nächsten Runde ab Herbst 2024 dabei! Denn nur so bleiben Sie im Agrarbüro up to date. Das ist wichtiger denn je, denn im Büro wird das Geld verdient.