Notfallordner - für den Ernstfall gewappnet
Was passiert, wenn der Unternehmer plötzlich ausfällt? Er verunglückt, wird krank oder verstirbt im schlimmsten Fall. Ist sichergestellt, dass der Betrieb weiterläuft? Wer weiß im Betrieb Bescheid? Wer in der Familie ist zum Handeln bevollmächtigt?
Wer darf in welchem Rahmen welche Entscheidungen treffen und umsetzen?
Notfälle kann keiner verhindern. Vorausschauende Unternehmer legen im Rahmen des Risikomanagements für diese Fälle einen „Notfallordner“ an, der alle Informationen enthält, dass auch in Notsituationen Handeln möglich ist.
Ausreichend ist meist ein schmaler Ordner, denn der Notfallordner soll keine zweite Ablage mit Kopien sein sondern der Dreh- und Angelpunkt im Notfall. Er enthält Hinweise, welche Personen in welchen Bereichen Ansprechpartner sind, wo etwas im Betrieb zu finden ist und wie welche Abläufe funktionieren.
Dazu gehören für den betrieblichen Bereich die Aufstellung von Adressen mit den wichtigsten Ansprechpartnern; Hinweise, wer PIN`s und Passwörter kennt; welche Fristen und Termine einzuhalten sind und wo man z.B. Lagepläne der Flächen findet. Zusammengefasst alle Informationen, die für die Aufrechterhaltung der Betriebsabläufe benötigt werden. Weitere Beispiele: Wo liegen die Rinderpässe oder das Arzneibuch? Wie werden kranke Tiere gekennzeichnet? Wo sind Unterlagen für Anbau oder Düngeplan abgelegt? Wo gibt es Hinweise auf die Futterzusammenstellung?
Bei der Beschreibung der Betriebsabläufe überlegen Sie, welche Informationen Sie als „Fremder“, z.B. Betriebshelfer, benötigen würden, um den normalen Betriebsablauf sicherzustellen. Denken Sie auch an Besonderheiten z.B. bei der Behandlung einzelner Tiere, in der Produktionstechnik oder im Umgang mit Maschinen. So ist es für Sie als Betriebsleiter ein alltäglicher Routinevorgang, „wenn der Hebel klemmt, einfach Mal nach rechts- oder links gegenzudrücken“, aber für einen Fremden kann dies zu einem fast unlösbaren Problem werden.
Ihr Notfallordner sollte jedoch keine Informationen zu sensiblen Daten wie Passwörter für den Computer oder den Zahlencode für den Tresor enthalten, sondern lediglich, wer den Zugang oder die Vollmacht für bestimmte Dinge hat.
Für den privaten und familiären Bereich sind im Notfallordner festzuhalten, wo sich wichtige Dokumente befinden oder wo diese hinterlegt sind wie Testament, Patientenverfügung, Geburtsurkunde, Hofübergabevertrag, Vorsorgevollmacht etc..
Übrigens sollte jeder Betriebsleiter eine Vorsorgevollmacht erstellen, in der er regelt, wer im Notfall den Betrieb weiterführen darf. Dies erübrigt viele Probleme!
Wo soll der Notfallordner stehen?
Sinnvollerweise wird der Notfallordner dort aufbewahrt, wo er schnell und jederzeit greifbar ist. Weiterhin sollte er so gestaltet sein, dass er Angehörigen, Freunden oder der Vertretung optisch ins Auge fällt. Steht der Ordner im Büro, empfiehlt sich die farbliche Unterscheidung von den anderen Ordnern und die deutliche Beschriftung mit „Notfallordner“.
Beziehen Sie Angehörige, eventuell auch Mitarbeiter oder andere Vertrauenspersonen bei der Zusammenstellung des Ordners mit ein. Zumindest sollte die eine oder andere Person darüber informiert sein, dass es einen solchen Ordner gibt und wo er sich befindet.
Wie gehe ich mit dem Notfallordner um?
Wenn Sie einmal einen Notfallordner erstellt haben, ist dieser regelmäßig zu überarbeiten. Sind neue Maschinen angeschafft, die Produktionstechnik verändert oder ein neuer Betriebszweig aufgenommen, sind die Listen zu ergänzen oder zu erweitern. Auch Adressen und Personen ändern sich im Laufe der Jahre und müssen aktualisiert werden. Die Erstellung des Notfallordners erfordert einigen Zeitaufwand, die regelmäßige Aktualisierung dahingegen wenig. Aber es macht sich nicht von alleine!
Wer unterstützt Sie bei der Erstellung des Notfallordners?
Sie wollen einen Notfallordner anlegen? Wenn Sie dafür Unterstützung und Anregung wünschen, nehmen Sie an einem der Seminare der Landwirtschaftskammer teil. Oder wenden Sie sich an Ihren sozioökonomischen Berater vor Ort. Der Berater erarbeitet mit Ihnen auf dem Betrieb anhand von Checklisten, was in Ihren betriebsindividuellen Notfallordner gehört.
Nutzen eines Notfallordners
Jeder Betriebsleiter kann in die Situation kommen, plötzlich krank zu werden, zu verunglücken oder zu versterben. In dieser aufreibenden Situation ist es zu wünschen, dass der Betriebsablauf gesichert ist, wozu die Familie und die Vertretung klare Anweisungen und Informationen benötigt. Eine aktuelle Zusammenstellung der wichtigsten Informationen in Form eines Notfallordners hilft.
Weiteren Nutzen bietet der Notfallordner auch als Grundlage für die Einarbeitung von Betriebshelfern oder Urlaubsvertretungen. Beim Zusammenstellen der Informationen überprüfen und überdenken Sie Arbeitsabläufe, Ablagesysteme und die Absicherung für Betrieb und Familie.
Sprechen Sie gerne den Sozioökonomischen Berater in Ihrer Region an!
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