Wir bieten Lösungen - regional & praxisnah!

10 Tipps für Ihre Korrespondenz

Webcode: 01041427

Manche machen es täglich, andere eher selten: einen Brief verfassen. Obwohl inzwischen ein Großteil der Kommunikation elektronisch läuft, der Geschäftsbrief in Papierform lebt noch. Wir geben 10 Tipps, worauf es ankommt.

Kommunikation per Brief
Kommunikation per BriefBruno /Germany / pixabay.com
Egal ob Sie eine Rechnung, ein Angebot oder eine Mahnung verschicken – Geschäftsbriefe sind ein Aushängeschild. Dabei spielt sowohl Inhalt als auch Layout eine Rolle. Es gibt keine allgemeingültige Vorlage, als Orientierung dient die DIN 5008 mit dem Titel Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung. Sie regelt nicht, was in einen Brief gehört, sondern wie der Brief aussehen soll. Es ist kein Gesetzeswerk, an das sich zu 100 Prozent gehalten werden muss. Vielmehr ist es eine Orientierung. Die DIN 5008 gibt es seit 1949. Damals drehte sich alles um die Korrespondenz mit der Schreibmaschine. Seit 1996 steht der PC im Fokus. Die letzte Anpassung ist vom 1. März 2020. Hier wird die Schreibmaschine überhaupt nicht mehr erwähnt.

 

1. Logo und Briefkopf
Ganz oben im Brief steht die eigene Anschrift, und zwar links, mittig oder rechts. Alle Kontaktdaten gehören hier hinein. Ein Logo ist kein Muss. Wer eines hat, platziert es auf der rechten Seite. Denn das ist die Seite, an der normalerweise in einem Ordner geblättert wird. Da fällt es am ehesten auf.

 

2. Die Anschrift im Fenster
Das Anschriftenfeld erscheint im Fenster eines Briefumschlags. Es wird in eine Zusatz- und Vermerkzone (3 Zeilen) und eine Zone für die Anschrift (6 Zeilen) unterteilt. Zur Schrift gibt es eine klare Empfehlung: Nicht weniger als 8 Punkt und serifenlos, etwa Arial. Hinter serifenlos steht: Klar und ohne Schnörkel.

Im Anschriftenfeld gibt es keine Leerzeilen, auch nicht zwischen Straße und Postleitzahl und Ort. Wohin mit dem Ortsteil? Gemäß den Regeln der Deutschen Post und der DIN 5008 gehört er in die Zeile zwischen Namen des Empfängers und Straße.

Auf Formulierungen wie z. Hd. und An wird verzichtet. Die Bezeichnung Firma im Anschriftenfeld ist out, ebenso Herrn oder Frau.  

Bei Geschäftsbriefen ein Muss: Die Postrückläuferanschrift. Das ist die Absenderadresse, die über der Anschrift steht und im Fensterbriefumschlag zu sehen ist. Sie sorgt dafür, dass nicht zustellbare Post an den Empfänger zurück geht.

 

3. Infoblock statt Infozeile
Die Bezugszeichenzeile wurde ersatzlos gestrichen. Auf Geschäftsbriefbögen sind nur noch Informationsblöcke DIN-gerecht. Die Leitwörter wie Ansprechpartner, Unser Zeichen, Telefon, Datum usw. können angepasst werden. Sie werden durch Leerzeilen sinnvoll gruppiert. Schriftart: Die gleiche wie im restlichen Brief. Schriftgröße: Mindestens 8 Punkt.

Oft passt die Bankverbindung nicht in den Infoblock. Sie ist aber wichtig, vor allem für Rechnungen. Deshalb: Nutzen Sie die Fußzeile dafür. In Word: EinfügenFußzeileFußzeile bearbeiten. In vielen Briefen ist die Bankverbindung grau und klein und somit kaum lesbar. Die Leser sind dankbar für schwarz und größer.

 

4. Die Betreffzeile ist die Schlagzeile.
Die Betreffzeile informiert über den Inhalt des Briefes und beginnt zwei Zeilen unterhalb des Anschriftenfeldes. Neu in der DIN 5008 ist die Empfehlung, sie ein oder zwei Zeilen tiefer zu beginnen. Das macht Sinn, denn hier stehen oft vertrauliche und sensible Infos. Sitzt sie tiefer, ist sie nicht im Sichtfenster lesbar, wenn das Blatt im Umschlag verrutscht.

Einleitende Wörter Betreff, Betr., Betrifft oder Ähnliches entfallen. Setzen Sie keinen Punkt an das Ende der Betreffzeile. Werbliche Satzzeichen, zum Beispiel Ausrufezeichen („Hier kommt ein ganz besonderes Angebot für Sie!“), sind möglich. Der Betreff kann sich über mehrere Zeilen erstrecken. Etabliert hat sich der Fettdruck, er kann aber auch farbig sein. Beides geht laut DIN.

Die Betreffzeile ist kein Muss! Betrachten Sie sie als Schlagzeile! Gerade, wenn Sie etwas zu verkaufen haben, machen Sie sich Gedanken über die Formulierung. Hier ist Kreativität gefragt. Ein guter Betreff wird seine Wirkung nicht verfehlen.

 

5. Wichtig: Begrüßung und Anrede
Zwei Zeilen nach dem Betreff folgt die Anrede. Sehr geehrte Damen und Herren ist korrekt, wenn Sie nicht genau wissen, an wen Sie schreiben. Besser als diese allgemeine Floskel ist, die Person direkt anzusprechen. Es gibt Alternativen zu Sehr geehrte…. Versuchen Sie es mit: Guten Tag… oder Hallo… oder mit einer regionaltypischen Begrüßung (Moin Moin).

 

6. Der Text
Der linke Seitenrand wird nach der DIN auf 2,5 cm eingestellt. Empfehlung: 2,41 cm. Dann passt es mit der Lochung. Dieser Seitenrand eignet sich für alle Dokumente. In Word stellen Sie die Ränder ein unter LayoutSeitenränderbenutzerdefinierte Seitenränder.

Für die Schriftgröße gilt ein Richtwert von 12. In Ausnahmefällen ist 11 okay. Kleiner sollte es nicht sein, damit der Brief ohne Lupe leserlich bleibt. Die DIN schreibt keine bestimmte Schriftart vor, Arial oder Times New Roman haben sich als gängige Typen durchgesetzt. Weniger ist mehr! Verwenden Sie höchstens zwei verschiedene Schriftarten.

Unterstreichungen stammen noch aus der Zeit der Schreibmaschine und werden kaum noch eingesetzt. Der Grund: Sie kollidieren mit den Unterlängen der Buchstaben. Heutzutage werden Texte gefettet, um sie hervorzuheben.

Ein geschützter Bindestrich verhindert, dass Zusammensetzungen mit Bindestrichen („Wilhelm-Seedorf-Straße“) am Ende einer Zeile umgebrochen werden. Auch vor der Durchwahl bei Telefonnummern vermeidet er einen Umbruch an dieser Stelle. Ein geschützter Bindestrich entsteht durch die Tastenkombination Strg + Shift + -.

Ein geschütztes Trennzeichen erzeugen Sie mit Strg + Shift + Leertaste. Dann bleiben Wörter zusammen und werden am Zeilenende nicht getrennt.

 

7. Grußformel und Unterschrift
Zu einem guten Schluss gehört eine angemessene Verabschiedung. Die Grußformel steht nach DIN 5008 mit einer Leerzeile zur letzten Zeile des Fließtextes. Es ist nicht verboten, das übliche Mit freundlichen Grüßen abzuwandeln. Wer im Kopf des Anderen hängenbleiben will, sollte kreativer werden. Einige Beispiele: Freundliche Grüßen aus Uelzen, Freundliche Grüße nach Hannover, Beste Grüße

Beachten Sie folgende Reihenfolge: Gruß – eine Leerzeile – Firmenname - drei bis fünf Zeilen für die Unterschrift - der geschriebene Name. Unterschreiben Sie immer, am besten mit Vor- und Familiennamen. Nur so sind Sie eine wirkliche Persönlichkeit und Sie geben dem Empfänger die Chance, auch das Geschlecht eindeutig zuzuordnen. Vermeiden Sie i.V. oder i.A., wenn Sie nicht gerade in einer Behörde arbeiten, wo es Vorschriften dafür gibt.

 

8. Postskriptum (PS)
Geht es nach der ursprünglichen Bedeutung des Wortes, ist das PS nicht mehr zeitgemäß. „Nachdem es geschrieben wurde“ (Post scriptum) war notwendig, um einen Gedanken, der nachträglich auftauchte, noch mit aufzunehmen. Denn mit der Schreibmaschine konnte man keine Absätze verschieben, um etwas einzufügen. Heute hat das PS eine andere Bedeutung: Man hat herausgefunden, dass es die einzige Stelle eines Briefes ist, die zweimal gelesen wird. Deshalb ist ein PS ideal, um ein bestimmtes Angebot zu unterbreiten oder auf einen wichtigen Termin hinzuweisen. Beispiele: PS: Kennen Sie schon…? oder PS: Als kleines Dankeschön erhalten Sie …

 

9. Besondere Schreiben
Dieser Abschnitt ist neu in der DIN 5008. Als Schreiben zu besonderen Anlässen gelten Glückwunsch- und Kondolenzschreiben. Viele der ansonsten strengen Vorgaben gelten hier nicht. Laut DIN sollen für diese Schreiben keine Briefbögen mit Logo, Anschriftenfeld, Informationsblock oder sonstige Geschäftsangaben verwendet werden. Empfehlung: Eine DIN ist hier nicht notwendig, sondern der gesunde Menschenverstand und eine persönliche Note. In jedem Unternehmen gibt es eine Person, die ein Händchen dafür hat. Lassen Sie sie machen. Gönnen Sie sich für solche Gelegenheiten einen Füllfederhalter.

 

10. Vorlagen sparen Zeit und Nerven
Dokumentvorlagen sorgen dafür, dass alle Briefe ein einheitliches Layout (Logo, Seitenränder, Adressfeld usw.) haben. Das wirkt nicht nur professionell, es ist auch praktisch. Einmal eingerichtet lässt sie sich immer wieder nutzen. Im Internet finden Sie Vorlagen für Geschäftsbriefe, etwa unter www.onlineprinters.de. Wenn Sie in das Suchfeld Geschäftsbrief eingeben, finden Sie eine Vorlage zum Download. Eine solche Vorlage hilft aber nur dann, wenn sie richtig eingerichtet ist.  Hier  erfahren Sie, wie Sie eine Vorlage speichern und nutzen.

Kontakte

Anne Dirking
Dipl.oec.troph.
Anne Dirking

Allgemeine Weiterbildung, Agrarbüro und EDV

0581 8073-142

0152 5478 2169

anne.dirking~lwk-niedersachsen.de

Mehr zum Thema

Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation nach GoBD

Im Büro ein Muss: die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD). Das Herzstück ist die …

Mehr lesen...
Britta Kracke und Susanne Kühn

Absolut zu empfehlen!

Im ersten AgrarBüromanagerinnen-Kurs im Landkreis Lüchow-Dannenberg im Jahr 2004 waren Britta Kracke (55) und Susanne Kühn (59). Ihre Betriebe haben Ackerbau als Schwerpunkt. Seit 35 Jahren sind sie Freundinnen. Als damals ein Brief …

Mehr lesen...
Petra Lührs

Bodenständig. Aktuell. Genial.

Den Ordner des Kurses AgrarBüromanagerin, den sie 2011 in Uelzen besucht hat, hat Petra Lührs (64) beim Umzug ins Alterteil mitgenommen. Sie lebt auf einem Ackerbaubetrieb mit Schwerpunkt Kartoffeln in Wittingen, Landkreis Gifhorn. Der Kurs…

Mehr lesen...
Lisa und Annette Vosteen

Informativ. Achtsames Miteinander. Lebendig.

Lisa Vosteen (70) und ihre Schwiegertochter Annette (40) haben 2006 gemeinsam den Kurs AgrarBüromanagerin in Huntlosen besucht. Sie stammen von einem Ackerbaubetrieb mit Biogasanlage und Putenaufzucht und -mast in Dötlingen im Landkreis …

Mehr lesen...
Lena Doden und Anne Backhaus

Es lohnt sich.

Anne Backhaus (40) aus dem Wangerland und Lena Doden (26) aus Wittmund sind Schwägerinnen. Beide leben auf Milchviehbetrieben, sind in die Büroarbeit „hineingeschlittert“ und wollten im Kurs AgrarBüromanagerin einen …

Mehr lesen...
Edda Smit und Jana Berlin

Motivation zur Veränderung

Seit über 10 Jahren befreundet sind Edda Smit (35) und Jana Berlin (36) von Milchviehbetrieben aus Bunde im Landkreis Leer. Beide kommen aus anderen Berufen und wurden familiär in das Büro „hineingeworfen“. Zusammen …

Mehr lesen...

Weitere Arbeitsgebiete

Veranstaltungen

Agrarbüromanagerinnen

AgrarBüromanagerin kompakt

15.06.2023 - 15.09.2023

Unser Klassiker als Kompakt-Kurs! Wir bieten Ihnen auch in diesem Jahr unseren bewährten Agrarbüromanagerin-Einstiegskurs in zwei Blöcken von fünf und drei Tagen als Kompaktkurs an. Das 8-tägige Seminar findet im …

Mehr lesen...
/media/media/9227C504-C3B1-EA0F-DAF3D10463308D48.jpg

Digital im Agrarbüro - alles in Ordnung!

23.06.2023

Türmen sich wieder die Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch? Fliegen überall kleine Notizzettel herum? Haben Sie das Gefühl, den Überblick zu verlieren? Ein Büroalltag ohne Papier ist auch für die Landwirtschaft …

Mehr lesen...
/media/media/4CC9363B-BE57-2041-AB5114B87FA7D4A0.jpg

STARTSCHUSS | AGRARBÜRO | DIGITAL

30.08.2023 - 31.08.2023

Einstieg ins papierlose Büro und ins digitale Arbeiten Ihre Visionen sind: Sie arbeiten in Zukunft so gut wie papierlos. Papierchaos und digitales Wirrwarr lösen sich fast wie von alleine auf. Sie haben mehr Freude daran, ihre Bü…

Mehr lesen...
Austausch. Fachinfo. Netzwerk.

AgrarBüromanagerin I

17.01.2024 - 20.03.2024

Vom Einsteigerwissen zum Insiderwissen – diesen Ansatz verfolgt die Seminarreihe für Frauen aus landwirtschaftlichen Betrieben. Sie erhalten an 10 Seminartagen erste Basiskenntnisse rund um die Arbeit im Agrarbüro. Außerdem …

Mehr lesen...

Beratungsangebote & Leistungen

AgrarBüromanagerin

AgrarBüromanagerin

Sie sind Freundin, Lebenspartnerin oder Ehefrau eines Landwirts. Sie sind Landwirtin oder Mitarbeiterin in einem landwirtschaftlichen Betrieb. Sie möchten sich erstmalig oder vertiefend mit landwirtschaftlichen Strukturen und …

Mehr lesen...
Agrarbüro

Agrarbüro.Papierarm.Digital

Wie stelle ich jetzt die Weichen für ein digitales Büro?  Wohin mit den digitalen Rechnungen, Fotos und Dateien?  Wie manage ich erfolgreich E-Mails? Wie richte ich unser Büro und PC-Arbeitsplätze ergonomisch …

Mehr lesen...
Landwirtschaftliche Mitunternehmerin

Arbeitskreis AgrarManagerin

Sie möchten über Neuerungen im Agrarbüro auf dem Laufenden bleiben und suchen einen fachlichen Austausch mit gleichgesinnten Frauen.

Mehr lesen...